あなたのメールは、すっきりスリムですか？
表現のぜい肉が多いと、まとまりがなく、何がポイントなのか分かりづらいメールになってしまいます。ムダな表現を取り除き、的確に用件が伝わる引き締まったメールにする秘訣をご紹介しましょう。
秘訣1：適度に文を切り、だらだらと「長い」メールにしない！
詳しく伝えよう、丁寧に書こうと、書くことに集中するほど、言い回しや表現に気を取られてメールが長文となり、本来、伝えるべき用件が分かりにくくなっていく……という経験はありませんか?
「が」「～なので」「～だから」を繰り返し使うと、文がだらだらと長くなるので注意しましょう。一文が長くなるほど要点がぼやけ、回りくどくなるので、何を述べたいのかが相手に伝わりにくくなります。
例）
× お手数をおかけして大変申し訳ありませんが、着払いで構いませんので、
弊社宛てにご返送をお願いできればと思いますので、
どうぞ、よろしくお願い申し上げます。
◎ お手数をかけ、大変申し訳ありません。
弊社宛てに着払いにてご返送をお願いいたします。
▼結論から先に書く
メールに限らずビジネスにおけるコミュニケーションでは、結論から先に述べることが重要です。相手が最も知りたいこと、相手に最も伝えたいことを最初に述べます。次に、その理由を挙げ、さらに詳細を述べ、理由を補足します。「結論⇒理由⇒詳細」という文の運びを意識して、文をまとめるとよいでしょう。
秘訣2：数字を使い具体的に。「あいまい」なメールにしない！
「だいたい…くらい」「多分…だと思います」「おそらく…じゃないですか」という漠然とした表現を使っていませんか？
こうした「あいまい」なメールは誤解を招きやすく、トラブルの元。要注意です。時間、日時、量、広さ、大きさなど、意識的に数字を使って表記しましょう。相手がイメージしやすく、具体的に伝えることができます。
× 大勢の来場者
◎ 2400人の来場者
× 来月の初めごろまでに
◎ 4月10日11時までに
× たくさんの問い合わせ
◎ 通常の2倍の問い合わせ
秘訣3：敬語の「使いすぎ」に注意！ 一文に1つか2つが目安
相手に失礼のないように丁寧な表現を意識するあまり、敬語を使い過ぎていませんか？
「～させていただきます」などの過剰な敬語表現を多用すると、文がムダに長くなります。敬語をたくさん使えば、文章の丁寧さが増すわけではありません。適切・的確に敬語を使ってこそ、相手への敬意が伝わるのです。
「お」や「ご」の使いすぎに注意しましょう。下記の例文のように「お」を3回も続けて使うより、相手の体調を気遣う言い回し「ご自愛ください」と言い換える方がすっきりします。
× お体にお気をつけてお過ごしください。
○ くれぐれもご自愛ください。
では、次の文例はどうでしょう。
× ご親切でご丁寧なご回答をいただき、感謝申し上げます。
○ 親切で丁寧なご回答をいただき、感謝申し上げます。
相手が「回答してくれた」ことへの感謝を伝える一文ですから、尊敬の「ご」は「回答をいただき」の前に付けばよく、それを修飾する「親切で」「丁寧な」にまで「ご」を付ける必要はありません。
秘訣４：難しい言葉は易しく言い換え「誰にでも分かる」文章に
「とりあえず格好がつくから」という理由で、難しい表現や格式ばった表現を多用していませんか？
難しい言葉を使えば、もっともらしく見えますが、「では、実際にどのように対応するのか」はイメージできません。「格段のご高配」のような堅苦しい表現を使えば、丁寧な文章、知的な文章になるわけでもありません。相手にとって分かりやすい表現になっているかを第一に考えましょう。形だけの言葉でやりとりするのではなく、具体的な行動に結びつく現実的な内容を伝えることが重要です。
× 当社の事業推進におきまして、格段のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。
○ 当社の事業推進にご配慮いただき、ありがとうございます。
× 抜本的かつ体系的な見直しを早急に行います。
○ 原因究明と全体の見直しを４月3日から始めます。
間接的で回りくどい表現、難解な用語や専門用語の多用も、読む側に負担やストレスを与え、意図が正確に伝わりません。語り過ぎ、省略し過ぎは意図が明確に伝わりにくく、遠慮し過ぎ、気を回し過ぎな文章も読む側を疲れさせます。一度読めば、内容がすっと理解できる、明快・明瞭な表現を心掛けましょう。
× 漸次減少傾向にある
◎ 次第に減る傾向にある
× こみこみでよろしく。
◎ 全てひとまとめにしてご送付ください。
秘訣5：「と思います」と逃げず、言い切る表現を使おう
「～と思います」「～したいと思います」「～しなければならないと思います」のように「思う」を多用していませんか？
「思います」で終わらせず、「～です」「～します」と言い切る方が、自分の意思や意図が相手に伝わります。
× 誤字を見落とさないようにしようと思います。
○ 誤字を見落とさないように気をつけます。
「～と思われます」「～かもしれません」「～のはずです」など、どっちつかずのはっきりしない表現も要注意。消極的で、責任を回避しているような印象を与えます。「なるべく～したりしています」のような曖昧な表現も、文章がもやもや、もたもたして回りくどいです。
具体的にどのように対処するか、言い切ることが大切。意思を伝える、きりっと引き締まった表現を心がけましょう。
× 分からないことがあったりするときは、なるべく先輩に質問したりしています。
○ 分からないことは先輩に質問し、その場で確認しています。
