あなたのメールが迷惑メールと間違われて、ごみ箱行きになっていませんか?
高度化する迷惑メールに間違えられず、ひと目で相手に用件が伝わり、後回しにされない“アピール力”のある件名の書き方をマスターしましょう。用件が分かりやすい件名であれば、相手の処理スピードもアップするので、歓迎されます。
対策1：名前や社名など、固有名詞を入れる
読まれるメールにするには、本文の内容がダイレクトに分かる件名を付けることが重要。単に「打ち合わせについて」と書くより、「何」についての打ち合わせなのかを書いた件名なら、相手にもメールの内容がひと目で伝わります。誰からのどんな用件のメールか、すぐに判断がつく件名が仕事がはかどる件名です。
例）× 打ち合わせについて
◎ 3月10日の打ち合わせの議事録について
「ご案内」「お疲れさまでした」など、無難な表現ほど、迷惑メールと混同されやすいので注意を。件名を具体的に書く習慣をつけましょう。
対策としては、社名や製品名、名前などの固有名詞を件名に明記する方法があります。
例）sweep株式会社 ビジネスセミナーのご案内
初めての相手にメールを送るときは、件名に自分の名前を入れてしまいます。件名で素性が分かるので、送信した相手に不審に思われずに済みます。
◎初めて送信するメールの件名例
sweep株式会社の佐藤と申します
企画についてのご相談（sweep株式会社 佐藤）
ご無沙汰している相手にメールを送る際の件名は、相手に思い出してもらいやすいキーワードで構成します。社名や部署名などを添えるのです。迷惑メールの中には「山本です。昨年はお世話になりました」という件名もあるので、「○○商事営業部の山本です。部署が変わりました」と社名、部署名を添え、どこのだれとすぐに分かる工夫をしましょう。
◎久しぶりに送信するメールの件名例
ご無沙汰しております。sweep編集部 鈴木です
sweep経理担当の高橋から部署異動のお知らせ
個人別のアドレスがなく、社内で共通のアドレスを使っている会社にメール送信する場合は、相手の名前を件名に入れると特定しやすいです。
◎社内共通アドレスの相手へのメールの件名例
佐藤様 ご送付いただいた資料について
対策2：日付、時間、通し番号など、数字を入れる
「商品発送のお知らせ」という件名に発送日を明記すれば、送る側、受け取る側、双方が確認しやすく、行き違いを未然に防ぐことができます。件名に限らず、メール本文や企画書などでも、数字で表すことを意識すると内容がより具体的に伝わり、説得力が増します。相手の記憶にも残りやすいです。
◎日付や時間を要れた件名例
2月20日ご注文の商品発送についてのお知らせ
本日16時からの打ち合わせについて
資料などを続けて送付する場合、「プレゼン用資料」のように同じ件名になることがあります。このようなときは、送信するたびに件名に通し番号を入れておくと、送信側も受信側も整理や区別がしやすくなり、確実に受け渡しができます。
◎通し番号を付けた件名例
1回目の件名：プレゼン用資料－1 ／ 社内報用写真データ（1） ／ 《1/2通目》見本記事
2回目の件名：プレゼン用資料－2 ／ 社内報用写真データ（2） ／ 《2/2通目》見本記事
といった具合
対策3：基本のフォーマットをつくる
件名に一定の決まったパターンを取り入れる方法も迷惑メールと混同されず、確実に読まれる件名として有効です。
【 】《 》などの記号を使って社名や言葉を強調し、フォーマットを決めることで、他のメールと差別化する効果があります。件名に■や◆などの記号でワンポイントを施してもよいでしょう。見た目が強調され、件名が目に留まりやすくなります。
ただ、【重要】【至急】などは迷惑メールにも多いので、件名に具体的な言葉を入れるとよいでしょう。
◎カッコ内に社名を入れた件名例
30代主婦層アンケートの集計結果《ABC総研》
【ABCネットからご連絡】
◎カッコで用件を強調した件名例
「確定申告講座」開催のお知らせ
【入会費無料キャンペーン】ABCマガジンの法人購読
◎用件別の件名フォーマット例
【ご連絡】請求書発行依頼
【ご相談】ABC社コーディネート案件
【重要】ABCサービス利用規約変更のお知らせ
「送信者名」の設定は大丈夫？
メールソフトの設定で「差出人」がローマ字表記の名前や姓だけ、イニシャルになっていませんか？
ビジネスメールの場合、差出人名は日本語表記のフルネームや、社名と姓のように、どこのだれからのメールかすぐ分かるように設定しておきましょう。
例）佐藤花子 sweep株式会社
件名とメールの内容はマッチしている？
メールを送信する前に、件名と内容がマッチしているか、必ず確認を！
最初に件名を入力し、メール本文に集中していると、メール内容とちぐはぐな件名になっていることに気づかず、うっかり送信してしまうことも。メール本文を書き上げてから「件名を最後につける」ようにしてもよいでしょう。
