社外向け・社内向けメールの基本スタイル

社内向けのメールと社外向けのメールの使い分けはできていますか?　
どちらも最低限の礼儀をわきまえたうえで、無駄なく、分かりやすく、確実に用件を伝えることが求められます。
社外向け、社内向けのメールを書く際に押さえておくべきポイントを、「宛名」「書き出し」「自分の名前」「本文」「結び」「署名」の6つのパーツ別にそれぞれ紹介します。

パーツ別 社外向けメールを書く際に押さえておくべきポイント

社外向けのメールは、「他社」の相手に失礼のない言い回しと配慮が必要です。

宛名

相手の社名と名前を最初に明記します。所属や役職も分かる範囲で書きます。
個人名が特定できる場合は「名前＋様」とします。
　例）sweeep株式会社 経理部
　　　佐藤様

相手の個人名が分からない場合は、社名または部署名に敬称の「御中」を付けます。
　例）sweeep株式会社 経理部 御中

「御中」と「様」を併用することはありません。混同しないように気をつけましょう。
　誤）sweeep株式会社 経理部　御中
　　　佐藤様

▼宛名の書き誤りに注意！
宛名を間違えないように気をつけましょう。相手の社名や名前を間違えたまま送信してしまったメールは取り返しがつかないばかりか、あなたの会社やあなた自身のイメ―ジダウンになります。
名前であれば「斎藤」「斉藤」といった漢字の違い、社名であれば表記は漢字か、仮名か、英字か、それらの混合か、といった違いに注意が必要です。
ファーストコンタクトの場合、社名に付けるのは（株）（有）よりも「株式会社」「有限会社」とするのが正式な書き方です。
勘違いや入力ミスがないか、メール送信前に必ずメールを読み返して確認する習慣をつけましょう。

書き出しの挨拶

初めてメールを送る相手に「いつもお世話になっております」という書き出しは不適切です

• 初めまして。
• このたびはお世話になります。
• 突然、メールをお送りして失礼いたします。

といったフレーズを使いましょう。

自分の名前

書き出しの挨拶の後、自分の名前を名乗ります。初めてメールを送信する相手には、
・社名
・所属部署
・担当している仕事内容　
などを簡単に伝え、素姓を明らかにすると、警戒されません。

本文（用件）

メール本文には、伝えるべき用件を簡潔にまとめます。1通のメールに1つの用件が原則。複数の用件を1通のメールに詰め込まないように注意しましょう。
「会社 対 会社」でメールのやりとりをする社外向けメールの場合、自社のことや自社の社員の呼称と、相手の会社や役職の呼称は異なります。
例えば、自社のことは「弊社」「当社」と表記しますが、相手の会社のことは「御社」「貴社」と表記します。自社のことを「うち」、相手の会社のことを「そちら」「おたく」などと表記するのは失礼にあたるので注意しましょう。

▼敬語の使い過ぎに注意！
ビジネスメールでは礼儀をわきまえた文章を書くことは大切ですが、丁寧さを重んじるあまり、必要以上に敬語を使いすぎるのは考えものです。「ご連絡させていただきます」のように「～させていただきます」というフレーズがメールにもよく使われますが、「～いたします」として差し支えありません。
例）
× ご連絡させていただきます。　　　→　◎ ご連絡いたします。
× 経過報告をさせていただきます。　→　◎ 経過をご報告いたします。
敬語を数多く使えば、丁寧さが増すわけではありません。相手や状況に応じた“適材適所”の敬語を効果的に使うことの方が大切です。

結び

ビジネスメールの結びの定番フレーズが「よろしくお願いいたします」。この前文に「ご対応のほど」「今後とも」「引き続き」などをひと言添えて変化をつけましょう。
「取り急ぎ」も便利に使えるフレーズです。「取り急ぎご連絡まで」の「ご連絡」を「ご報告」「お知らせ」「お礼」などに変えてアレンジできます。

署名

署名の要素としては、社名、部署名、名前、メールアドレス、電話番号、FAX番号、自社サイトのURLが挙げられます。住所を記載する場合は、郵便番号も添えておくと親切です。

パーツ別 社内向けメールを書く際に押さえておくべきポイント

社内向けのメールは、社外向けのメールよりも内容重視で、簡潔にまとめることが求められます。儀礼的な挨拶や言い回しは避け、伝達すべき用件を結論から先に書きましょう。

宛名

相手の部署、役職、名前を明記します。社内に同じ姓の社員がいる場合に、誤って送信した際に間違いであることに気づきやすくするためです。
「部長」「課長」などの役職や「各位」はそれだけで敬称となるので、後に「さん「様」「殿」を付ける必要はありません。
例）
×佐藤部長様　　◎佐藤部長
×関係各位殿　　◎関係各位

書き出しの挨拶

社内向けのメールの場合、儀礼的な挨拶や長々とした前置きは不要です。すぐに本題に入りましょう。
社内メールの書き出しの定番フレーズは「お疲れさま」です。「ご苦労さま」は目上から目下の相手に使う言い回しです。部下が上司に対して使うと失礼になるので注意しましょう。

自分の名前

社内宛てのメールでも、自分の部署と名前は必ず記載するようにしましょう。社内に同じ姓の社員がいる場合、部署名があれば区別がつきます。

本文（用件）

社内向けのメールの場合は特に、儀礼的、形式的な文言は省き、必要な用件だけを簡潔に述べることが重要です。箇条書きや「●」「→」「↓」などの記号を使い、ひと目で内容が理解できる、読みやすい“見た目”を工夫しましょう。

結び

返信が必要な場合は、「○月○日10時までにご返信をお願いいたします」と期日を明記しておくと、相手からの返信もより確実になります。

署名

社内宛てのメールの場合も名前だけでなく、メールアドレスや内線番号など、最低限必要な連絡先を署名に記載を。社外用とは別に社内用の署名があると便利です。