経理業務を究極に効率化するための便利アイテム

経理の仕事では、日々発生する取引を会計システムへ入力したり、ネットバンキングを利用して支払処理や入金処理を行います。

また、会計データをエクセルなどの表計算ソフトで加工して資料作成を行います。

そのとき、無くてはならいものがパソコンと電卓です。

経理の仕事では、パソコンと電卓は当たり前のように必須アイテムとなっています。

この必須アイテムですが、選び方次第で経理業務を究極に効率化できます。

そこで今回は、経理業務を究極に効率化するためのオススメ便利アイテムをご紹介します。

これらのアイテムは、実際に筆者が利用しており、経理業務の効率化に一役買っているものです。

経理のみならず、デスクワークの方の仕事効率化にも役に立つアイテムですので、ぜひチェックしてみてください。

経理業務を究極に効率化するための便利アイテム

今回解説する、経理業務を究極に効率化するための便利アイテムは、必ず経理業務で使用するパソコンとその周辺アイテム、さらに誰もが持っている電卓となります。

ここからは、それぞれ便利アイテムについてそれぞれ、詳しく解説していきます。

B5サイズノートパソコン

経理では当たり前ですが、パソコンを使用して業務を行います。

（今どきパソコンを使わない経理はいないですよね）

このパソコンですが、一般的にはデスクトップパソコンを使用することが多いと思われます。（デスクトップパソコンは購入代金が安いという理由から、会社で支給される場合が多い）

しかしこのパソコン、経理ではB5サイズノートパソコンを使用することをオススメします。

その理由は、

・テレワーク

・ペーパーレス

といったことに対応するためです。

経理もテレワーク対応が必要

昨今のコロナ禍により、テレワークが推奨されてきましたが、経理もテレワークで仕事ができるよう対応が必要となりました。

請求書などの帳票はまだ紙が多いため、どうしても出社して作業しなければなりませんが、それ以外の資料作成業務などは、出社せずにテレワークでも対応可能です。

そして、テレワークを行う場合には、パソコンを自宅に持ち帰る必要があります。

自宅に持ち帰るには、できるだけ軽くて持ち運びができるB5ノートパソコンが必要です。

ペーパーレスに対応

持ち運びができるB5ノートパソコンは、実はペーパーレスにも役立ちます。

例えば、会議の際に使用する資料は紙で印刷して、参加者へ配布していました。

しかし、資料のデータを配信して会議にB5ノートパソコンを持ち込めば、参加者はノートPCの画面上で資料が閲覧できますので、紙の印刷は不要です。

また、上司や同僚にちょっとした資料の内容を確認してもらうときも、いちいち資料を印刷せず、ノートパソコンを持って画面を見せてチェックしてもらえば済みます。

このように、軽くて持ち運びができるB5ノートパソコンがあれば、仕事の仕方も変わってきます。

今後は、コロナなどの疾病のみならず、災害などさまざまなトラブルにより、オフィス以外でも仕事をしなければならない状況も増えてくると想定されます。

どのような場所でも仕事ができる軽くて持ち運びができるB5ノートパソコンは、経理でも必須アイテムとなっています。

デュアルディスプレイ

パソコンで作業をする場合、画面が広く使えると作業効率が格段に良くなります。

画面が広いと作業領域が増え、同時に複数の作業ができるようになります。

この画面を広く使えるようにする方法ですが、それはディスプレイを増やすことです。

今までパソコン１つで１画面となっていたものが、もう１つ増やして２画面にします。（可能なら3画面にしてもよい）

このように画面を、２画面に増やすことをデュアルディスプレイといいます。

デュアルディスプレイのメリット

経理業務でデュアルディスプレイを使用するメリットは、次のとおりです。

経理業務では、会計システムや基幹システムを起動させながら、エクセルなどの表計算ソフトにデータ入力することが多くあります。

画面が１つだと、会計システムを表示して、次に基幹システムの表示に切り替え、さらにエクセルの表示に切り替えするなど、何度もソフトの表示切替をしなければならず、その操作自体が面倒でストレスにもなります。

一方、デュアルディスプレイだと、会計システムも基幹システムも、さらにはエクセルも全画面に表示されていますので、画面切り替えせずに確認することができます。

たとえば、会計システムのデータを見ながら、エクセルにデータを入力していくといったことができますので、業務の効率化にもなります。

また、会計システムはパソコンの画面が小さい場合、全体表示できないことがあります。

加えて会計システムには複数のメニューがあり、勘定科目等設定画面・伝票入力画面・総勘定元帳画面・決算書表示画面など、会計システムだけでも複数の画面表示が必要となります。

そうしたときもデュアルディスプレイがあれば、これらのメニューを画面切り替えせずにチェックできます。

決算書を表示した画面を見ながら、各勘定科目の詳細内容を確認するために、総勘定元帳画面も表示して、同時にチェックするといったことが可能となります。

ちょっとしたことと思われるかもしれませんが、この画面を切り替えずに全体チェックできることで業務効率も良くなります。

さらに元のデータをチェックしながら、数値入力することができるため、入力ミスが減るといった効果もあります。

経理業務におけるデュアルディスプレイの利用は、メリットしかないといってもよいくらいです。

24インチ程度の液晶ディスプレイがオススメ

デュアルディスプレイを導入するとき、どのくらいの大きさのディスプレイが必要か？といった疑問については、24インチ以上のディスプレイの導入をオススメします。

24インチ以下のディスプレイだと、画面もさほど大きくなくデュアルディスプレイの効果が発揮できません。

また、あまりに大きいディスプレイだと置く場所にも困るでしょう。

ちょうどいい大きさが24インチ程度のディスプレイということになります。また24インチ程度のディスプレイなら、価格もさほど高くなく、2万円前後で購入もできますので、導入しやすいという点もあります。

このようにメリットばかりのデュアルディスプレイ、これを機に経理の仕事でも導入してみましょう。

ワイヤレス外付けテンキー

テンキーとは、数値入力用のキーボードのことを言います。

このテンキーがあれば、数値の入力を素早く行えます。

特に経理では、会計システムやエクセルなどの表計算ソフトに数値を入力する場面が多くあり、テンキーは欠かせないアイテムとなっています。

しかし、ノートパソコンを使う場合、テンキー自体がついていないため、別にテンキーを外付けする必要があります。

（軽くて持ち運びがよいB5サイズのノートパソコンには、テンキーはついていません）

また、デスクトップのパソコンであればテンキーは必ず右側についているのですが、普段左手で電卓を打っているような人は、テンキーが右にあると使いづらいというデメリットもあります。

そこでオススメなのが、ワイヤレスの外付けテンキーです。

ワイヤレスならテンキーをどこに置いても問題ありません。もちろん左側において使うこともできます。必要なければ机の中にしまっておいてスペースも確保できます。

また、テンキーのタッチ具合も、軽いタッチから柔らかいタッチ、しっかり押した感じを得られるタッチなど様々あり、自分が一番使いやすいタッチ感を選ぶことができます。

さらに最近は、テンキーに電卓もついているものがあり、使い方次第で仕事を効率化することができます。

金額も高くて3千円台ですので、手軽に導入することができます。

ワイヤレス　トラックボールマウス

ワイヤレストラックボールマウスとはいったいどのようなものなのでしょうか？

ワイヤレスマウスは、コードがない無線で操作できるマウスということで、既に利用されている人も多いでしょう。

このワイヤレスマウスをさらに進化させたのが、「ワイヤレストラックボールマウス」ということになります。

進化したのがトラックボールという点です。

今のマウスは、マウス本体の動きに合わせてカーソルが動きます。

一方トラックボールマウスは、マウス本体の上部や側面についているボールを回転させてカーソル動かします。

これによって、マウスを上下左右に動かす必要なく、カーソルを動かすことができるようになり、マウスを動かすスペースが不要となります。

マウス１個分のスペースさえあれば、どんな場所でもマウス操作できるのが、ワイヤレストラックボールマウスのメリットです。

また、デュアルディスプレイを導入して画面が大きくなったとき、普通のマウスだと画面の端から端までのカーソル移動に時間がかかることがありますが、トラックボールならボールを勢いよく回せば、一気に画面の端から端までカーソルを移動できます。

デメリットは、今までのマウスとは操作方法が大きく変わるため、使い慣れるまではストレスを感じるかもしれないというところです。

しかし、慣れてしまえさえすれば、あとはワイヤレストラックボールマウスのメリットを享受するだけです。

（慣れてしまえば、ワイヤレストラックボールマウスがないと仕事ができない！と思えるくらいになります）

最近導入する人も増えてきた、ワイヤレストラックボールマウスの導入を検討してみましょう。

自分にとって使いやすい電卓

経理業務では電卓は必須です。

難しく複雑な計算は、パソコンの表計算ソフトなどを使用しますが、ちょっとした計算をする場合は、手元にある電卓を使って計算することがほとんどです。

経理業務の担当者は、ほぼ全員といっていいほど電卓を使っていますが、電卓はなんでもいいというわけではありません。

まず電卓で正確かつ早く数値を打つには、大きさやキータッチが重要です。これが合わないと自分にとって使いづらい電卓となり、数値を正確かつ早く打つことができない場合があります。

さらにメーカーによってもデザインによっても電卓のキー配列が異なりますので、注意が必要です。

また、経理業務で使うためには、電卓で表示できる数値の桁数も重要です。

普通の電卓ですと10桁までしか表示されない場合があります。

しかし経理業務では桁数が大きい金額を扱うこともありますので、最低でも12桁以上数値が表示される電卓を選びましょう。

さらに、経理担当者は簿記などの資格試験を受験する人も多いと思います。

簿記の資格試験などでは電卓を持ち込んで試験を受けます。

この時、自分にとって使いやすく経理業務でも使い慣れた電卓があれば資格試験にも役に立ちますので、試験にも使える（※試験会場にも持ち込みできる）電卓が必要です。

（※簿記などの資格試験会場に持ち込みできる電卓は、関数やローン計算などの特殊機能がついていない電卓です）

電卓１つとっても、選ぶポイントがいろいろあります。

電卓選びに失敗すると、経理業務にも支障をきたしますので、経理担当者は注意して電卓を選びましょう。

まとめ

今回は、経理業務を究極に効率化するための便利アイテムを５つ解説しました。

この５つは、筆者も実際に経理の現場で使用しており、業務の効率化に貢献できると実感しているものです。

以前、経理は全員デスクトップのパソコンということがほとんどでした。

しかし、ペーパーレス化推進の一環で、さらにコロナ禍も相まって、持ち運びができる軽いB5ノートパソコンの導入が経理でも進んでいます。

また、デュアルディスプレイは、作業領域は増えることで同時に作業ができるようになるという大きなメリットがあります。

（初めて導入したとき、今まで導入していなかったことを後悔するくらい、業務の効率が上がりました）

今回ご紹介したアイテムは、B5サイズノートパソコンは価格が高いものの、それ以外は手ごろに買える値段のものが多くあります。

１つのアイテム導入で、ちょっとした業務の効率化ができたり、作業のストレスが緩和されたりしますので、効率化アイテムの導入を検討してみましょう。

執筆者情報／経理部ＩＳ
数十年間、上場企業とその子会社で経理業務に従事している現役経理マン
転職６回・複数の上場企業での中途採用経験も活かし、経理の転職エージェントを紹介するサイトを運営中

ブログ名：経理の転職エージェント比較専門サイト：https://www.keiri-jobchange-agent.com/