請求書にミスがあったときには請求書の再発行を行います。再発行した請求書にはお詫び文を添えて相手先に謝罪をしましょう。
本記事では請求書にミスがあったときに行うべきことについて解説しています。お詫び文の文例も記載していますので、必要な方は参考にしてください。
どんなものがあるの？請求書のミスの例
請求書のミスにはさまざまなものが考えられます。
- 税込と税抜を間違えて金額を記載してしまった
- 納期を勘違いして支払月がずれてしまった
- 納品物の数を間違え請求金額が狂ってしまった
- 請求書を発行するのを忘れていた
このようなミスを起こしてしまったときには、請求書を再発行の上相手先に謝罪しましょう。
請求書にミスがあった場合の対応と注意点については、こちらの記事で解説しています。
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何をすればいいの？請求書のミスが発覚したら行うべきこと2つ
請求書のミスが発覚したら「相手へ迅速に謝罪をする」「請求書の発行方法を見直す」の2つを行いましょう。
1.相手へ迅速に謝罪をする
請求書のミスが発覚したら、迅速に相手へ謝罪を行いましょう。その際は電話・対面・メールなどどのような方法でも構いません。日頃から相手とよく連絡を取っている方法でまず謝意を伝えます。
謝罪はできる限り早めに行いましょう。請求書はビジネスにおいてとても重要な書類です。相手先にも資金繰りや月次決算がありますので、請求書の金額や支払日が間違っていると多大な迷惑をかけてしまいます。早めに間違いである旨を伝えて、相手が対応できるようにしましょう。
また、謝罪が遅くなってしまうと相手からの信頼を失ってしまいます。ビジネスにおいて信頼できる会社であるかどうかは重要です。信頼のできない会社だと判断されてしまうと、今後の取引を見送られる可能性があります。
請求書のミスが発覚した場合には、迅速に相手に謝意を伝えて信頼を損なわないような対応をしましょう。
2.請求書の発行方法を見直す
請求書にミスが見つかった場合、社内の請求書発行体制を見直さなければなりません。今後の請求書発行を正確に行うため、何が原因でミスが起こったのかを分析し、原因に対する対応策を打っていきます。
人が作業を行っている以上ヒューマンエラーをゼロにすることは難しいです。しかし、できる限りゼロに近づけていく努力は続けなければなりません。あまりに請求書のミスが多いと、取引先の信頼を失うことに繋がってしまうからです。
具体的な対策についてはこちらの記事を参考にしてください。
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何を書けばいいの？相手先へのお詫び文で記載すべきこと
請求書にミスがあったときには請求書を正しい情報で再発行する必要があります。その際には謝罪文を添えて請求書を送付するようにしましょう。
お詫び文に記載することは、一般的なビジネス文書とほとんど変わりありません。誰から誰に宛てた文書か、また何を知らせるための文書なのかを記載します。
請求書のミスに限った話ではありませんが、お詫び文を作成する場合にはお詫び文以外の文書には入っていないこれらの項目を記載します。
- 謝罪
- ミス発生の経緯
- 今後の改善策
まず自社のミスで相手に迷惑をかけていることをお詫びしましょう。そして、なぜそのミスが発生してしまったのか説明をします。同じミスを繰り返さないために今後どのような対策を取るのかを説明することができれば、相手に安心感を与えることができるでしょう。
また、請求書のお詫び文にはこの項目を記載しなければなりません。
- 間違っていた箇所と訂正後の情報
請求書のどこが間違っていて、どう訂正したのか説明しましょう。
お詫び文の文例
ここからは請求書に誤表記があった場合のお詫び文の例文をご紹介します。適時必要な箇所を変更の上ご利用ください。
件名：請求書の誤表記について
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。
この度は先日お送りした請求書の件でご連絡差し上げました。
先日ご連絡頂いた〇月度の請求書についてですが、金額の記載間違いであることが判明いたしました。ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。
誤：220万円（税込み）
正：200万円（税込み）
今回の記載間違いにつきましては、弊社の営業と営業事務間の連携ミスにより発生したことが判明いたしました。今後は請求書の発行体制をより強化し、二度とこのようなミスが発生することのないよう再発防止に努めて参ります。
この度は弊社の不手際により御社にご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。
謹んでお詫び申し上げます。
今後も変わらぬご愛顧を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
まとめ
請求書にミスがあったときには請求書を正しい情報で再発行します。その際はお詫び文を添えて相手先へお渡しするようにしましょう。
お詫び文にはこれらの項目を記載しましょう。
- 謝罪
- ミス発生の経緯
- 今後の改善策
- 間違っていた箇所と訂正後の情報
請求書のミスが見つかったときには迅速に相手へ謝意を伝え、取引先からの信頼を損なわないよう注意しましょう。
