「電子化」と「デジタル化」の違いとは?それぞれの意味を解説

電子化とデジタル化。どちらも近年よく耳にする言葉です。しかし、それぞれの言葉の意味を理解している方はそう多くはないのではないでしょうか。

本記事では、電子化とデジタル化の意味、またこの2つの違いについて解説します。「デジタル化って何?」「電子化とデジタル化はどう違うの?」とお悩みの方はぜひ参考にしてください。

電子化とはー紙から電子データへの変更

電子化とは、今まで紙で取り扱っていたものを電子データでの取り扱いに置き換えることをいいます。例えば映画や新幹線のチケットは以前は紙のチケットでのやり取りが主流でしたが、近年ではPDFやQRコードなど電子データを紙のチケットの代わりに利用することが多くなりました。

企業活動で例えると、請求書や明細書、納品書等のやり取りが該当します。新型コロナウイルス感染症の影響を受け、会社に出社をせずリモートで仕事をすることが多くなりました。それに伴い、請求書や納品書といった書類も紙でのやり取りから自宅で確認ができるメールやSNSを介してPDFでやり取りをする機会が急増しました。

このように、紙から電子データでの取り扱いに変更することを電子化といいます。「ペーパーレス化」をイメージすると理解しやすいでしょう。

また、確定申告や開業届など国への申告や届出を紙から電子データでの提出に変更することも「電子化」の中に含まれています。紙の書類を書いたり郵送したりする必要がなくなり、申請から提出まで一貫して電子データで行うことが可能です。

電子化することによって、パソコンやシステムなどでデータを取り扱えるようになります。

デジタル化とはーデジタル化の持つ2つの意味

デジタル化には2つの意味があります。一つ目の意味は「アナログデータをデジタルデータに変更する」こと、二つ目の意味は「デジタル化を通して業務プロセスを改善する」ことです。

デジタル化の意味1.アナログデータをデジタルデータに変更する

デジタル化の意味の一つ目は、今までアナログな情報で管理していたものをデジタルデータでの取り扱いに変更することを指します。

例を通してみていきましょう。例えば今までFAXで取引先からの注文を受信し、そのデータを紙に印刷して管理していたとします。このやり取りから紙を排除し、紙にデータを印刷するのではなくFAXから直接情報をメールに送るよう変更することがデジタル化の例です。

デジタル化の意味2.デジタル化を通して業務プロセスを改善する

デジタル化の二つ目の意味は、デジタル化を通して業務プロセスを改善することを指します。

例えば、音声データをアナログデータからデジタルデータでの取り扱いに変更しパソコンで処理できるようにしたり、対面での会議をWeb会議に変更したりすることもデジタル化に含まれます。これらは一つ目の意味でのデジタル化です。

この2つの変更はどちらも「アナログデータをデジタルデータに変更する」という意味でのデジタル化を行っています。そしてそのデジタル化を通して「業務プロセスを改善する」という意味のデジタル化も実現させています。

例えば対面での会議からWeb会議に変更することによって、今まで必要であった会議室のレンタル代や会議室への移動時間を削減することが可能です。削減できたコストや時間は別の業務を行うための時間として使用することができ、このコストや時間をまわされた業務は作業効率や生産性の向上を図ることが可能になります。

二つ目の意味のデジタル化は「デジタイゼーション」と呼ばれるものです。デジタイゼーションは「デジタルトランスメーション(DX)」の前段階であり、DXを行うためには欠かせないものとなっています。

どう違う?電子化とデジタル化の違い

電子化とデジタル化は似た意味を持つ言葉です。「アナログデータをパソコンで扱える形(デジタルデータ)に変更する」という点はどちらも同様ですが、対象となるデータが異なっています。

「電子化」といったときに該当するアナログデータは、ほとんどの場合「紙」のことを指しています。紙をデジタルデータ化し、パソコンで処理できるようにすることを電子化といいます。

また、その中には紙の申請書で行っていた申請や届出をシステムやメールを介して電子で行えるようにすることも含まれています。

一方「デジタル化」とは、アナログデータをデジタルデータに変更することで業務プロセスの改善を図ることを指します。

電子化が「電子化すること」自体を目的としているのに対し、デジタル化はその後の業務プロセスの改善まで行うことが含まれています。

まとめ

電子化とデジタル化はそれぞれ違った意味を持つ言葉です。電子化は紙で作られた書類や資料などをパソコンで扱えるようにデジタルデータ化することを指し、一方デジタル化とはアナログデータをデジタルデータにすることで業務プロセスを改善することを指します。

電子化もデジタル化もこれからの情報化社会には欠かせないものです。どちらも積極的に導入を検討していきましょう。

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