「自宅では仕事に集中できない」
「家族がいてテレワークでは会議がしづらい」
など、自宅でのテレワークに支障が出てしまうこともありますよね。そのような場合には貸し会議室を利用しましょう。
テレワークで会議室を借りた場合、会議室の使用料を経費として計上できます。その際は利用目的によって勘定科目を変える必要があります。
本記事では会議室を借りた場合の勘定科目について解説します。あわせて仕訳例も掲載していますので、計上前に参考にしてみてくださいね。
会議室を借りた時の勘定科目
貸し会議室を利用した場合、かかった費用は会社の経費にできます。その際使用する勘定科目は、会議室の利用目的によって変える必要があります。
それはテレワークの場合も同様です。自宅では集中できない、会議のために複数人が集まれるスペースが必要などの理由で、テレワークをしていても会議室が必要になる場合があります。
そのような場合は何のために会議室を借りたのかによって勘定科目を使い分けましょう。
勘定科目を使い分けよう
会議室を借りたときの勘定科目は「何のために会議室を利用したのか」によって変える必要があります。
例えば飲食をした場合も、会議を伴う飲食なのか、それとも接待目的の飲食なのかによって勘定科目を変えなければなりません。前者の場合は会議費、後者の場合は接待交際費の勘定科目を使用します。
それと同じように会議室を借りた場合も利用目的によって勘定科目を変えなければなりません。どのような利用目的のときにどの勘定科目を利用すべきなのか、ここから具体的にみていきましょう。
会議やミーティング目的の場合
会議やミーティングを会議室で行うために貸し会議室を借りた場合、勘定科目は会議費を利用します。
【利用目的】
- 会議室内に複数人で集まって会議を行う
- 会議室には一人しかいないが、オンラインで複数人が参加する会議を行う
【勘定科目】会議費
一人・複数人で集中して仕事をする目的の場合
集中して仕事をするために会議室を借りることもあるでしょう。そのようなときは会議費または賃借料の勘定科目を利用します。一人で会議室を利用する場合でも、複数人でも同様です。
【利用目的】
- 会議室内に複数人で集まって仕事をする
- 会議室を一人で貸し切って仕事をする
【勘定科目】会議費、賃借料、地代家賃
単発・複数回など利用頻度が少ない場合は会議費を利用します。1週間や1か月間などある程度まとまった期間連続して使用する場合や賃貸借契約を結んでいる場合には賃借料に計上しましょう。半年間や1年間など長期的な賃貸借契約を結んでいる場合は、地代家賃も利用できます。
会社・社名の宣伝目的の場合
会社や社名の宣伝目的の催しを開催するために会議室を利用したときには、広告宣伝費勘定を使用できます。
【利用目的】
- 会社の宣伝目的の催しを開催する
【勘定科目】広告宣伝費
商品の宣伝目的の場合
新商品のお披露目や既存商品の新規顧客獲得などを目的として貸し会議室を借りた場合、販売促進費に計上できます。
【利用目的】
- 新商品や既存商品の宣伝をするためにイベントを開催する
【勘定科目】販売促進費
研修・セミナー目的の場合
新入社員研修や管理職研修など、研修やセミナーを行うために会議室を利用することもありますよね。そのような場合、研修採用費が利用できます。
【利用目的】
- 会議室に集まって研修やセミナーを行う
- 会議室から社内研修にリモートで参加する
【勘定科目】研修採用費、会議費
一人で会議室を貸し切りそこからリモートで社内研修に参加するような場合には、会議費勘定を使用してもいいでしょう。
社内レクリエーション目的の場合
社員満足度の向上や従業員への福利厚生の一環として会議室を使ってレクリエーションを行うときは福利厚生費へ計上できます。
【利用目的】
- 社員でレクリエーションをする
【勘定科目】福利厚生費
会議室利用時の具体的な仕訳例
上記を参考に勘定科目が決まったら、仕訳に起こしてみましょう。
例）集中して一人でテレワークを行うために会議室を借り、その場で現金 3,000円を支払った
（借方）会議費 3,000円 /（貸方）現金 3,000円
例）テレワークを行うため貸し会議室を1か月契約で借り、支払はクレジットカードとした
（借方）賃借料 30,000円 /（貸方）未払金 30,000円
例）テレワークを継続して貸し会議室で行うため1年間の契約をし、クレジットカードで支払った
（借方）地代家賃 50,000円 /（貸方）未払金 50,000円
尚、長期契約を結んだ場合、地代家賃に計上できるのは月額利用料の部分になります。契約に際して必要になった入会金は諸会費、手数料は支払手数料勘定を利用しましょう。
まとめ
会議室を借りた場合、勘定科目は利用目的によって選択しましょう。会議室内に複数人で集まって仕事をするときには会議費を、また会議室に集まって研修やセミナーを行うときには研修採用費を利用します。会議室を長期的にレンタルする場合は、賃借料や地代家賃勘定への計上も可能です。
利用目的に合わせた勘定科目へ計上するようにしましょう。
