業務改善の目的と具体的な進め方

会社をより良くしていくためには業務を改善し続ける必要があります。社内の問題点を見つけ、一つずつ改善していきましょう。

本記事では業務改善の目的や気を付けるべきこと、具体的な進め方について解説します。業務改善を行うときには2つのポイントに気を付けなければなりません。

業務改善とは会社をより良くするもの

業務改善とは、行っている業務を現状より良くすることを指します。社内の問題点を見つけては改善することを繰り返していき、会社にある問題点の減少を目指しています。業務を改善し、ひいては会社全体を良くするために業務改善は行われます。

経費削減もこの業務改善の一環です。経費を削減することができれば、その分お客様に提供するサービスを充実させたり社員の給与をアップしたりと、他のところに回す資金を確保できます。

しかし、経費の削減は業務改善の一側面でしかありません。経費は削減できなくても業務が現状より改善されるのであれば、その業務改善は実行すべきです。何のために業務改善を行うのか。その目的を見失わないようにしましょう。

業務改善をする際に気をつけるべき2つのポイント

業務改善を行う際にはこれからご紹介する2つのポイントに注意しましょう。

業務改善の目的の整理

業務改善をするときは「なぜ業務改善を行うのか」という目的を忘れてはいけません。そのため、業務改善を実行に移す前に「その業務を改善する目的とは何なのか」を整理しましょう。

業務改善の目的とは、例えばこのような例が考えられます。

・お客様満足度を向上させる

・経費を削減する

・作業時間を短縮する

目的を整理するときには数値を用いてゴールを明確にしましょう。

・お客様満足度を向上させる→お客様満足度を30%向上させる

・経費を削減する→経費を10%削減する

・作業時間を短縮する→作業時間を5時間短縮する

効果が目に見えてわかるので経費削減ばかりに注目してしまいがちですが、経費削減以外の業務改善も重要なものであるはずです。何のためにその業務を改善する必要があるのかを明確化し、周囲と意思統一を図れるようにしましょう。

社員の声を聴く

業務改善は経営者側からの押しつけにならないよう注意しなければなりません。業務改善とは本来社員とってプラスになることです。業務が効率化し作業時間に余裕ができたり、お客様満足度が向上して売上が上がったり。これらはもちろん経営者側にとっても良いことですが、従業員にとってもメリットがあることのはずです。

しかし、これらの業務改善を一方的に経営者側から押し付けてしまっては、社員にとってメリットより押し付けられるというデメリットが上回り、業務改善に対するモチベーションが低下してしまいます。そうなってしまっては社員側から業務改善を提案してもらえる機会は減ってしまうでしょう。

社員側からの自主的な業務改善を促す意味でも、社員の声にはしっかりと耳を傾けましょう。社員側から積極的に業務改善が提案されるような環境を作れると理想的です。

具体的な業務改善の進め方

業務改善はこのような方法で進めていきます。

1.業務を洗い出す

自分の業務や部門の業務を洗い出してみましょう。

2.洗い出した業務の中から問題点を探す

洗い出した業務の中から問題点を探していきます。

問題点が見つからない場合は、この記事でご紹介する3つの切り口から業務をみてみましょう。

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3.問題点の優先度を決める

問題点が複数浮かび上がってきた場合、優先度を決定しましょう。業務に影響が出ている、お客様からクレームが入っているなど優先して改善すべき問題点から改善を行う必要があります。

4.何が問題となっているのか分析する

問題点の「何が」問題なのかを分析していきましょう。

・システムが使いづらい

・属人化していて迅速性に欠ける

・紙が多い

・承認までに時間がかかる など

5.分析した問題点の改善策を探す

問題点が何か分析した後は、その問題点をどのように改善していくのか考えます。現状の社内のリソースだけでは改善が見込めない場合は、新しいシステムの導入や社外の人間の手を借りることも検討しましょう。

6.改善策を実現する方法を業務改善提案書にまとめる

改善策がまとまったら業務改善提案書を作成します。図表やグラフを活用する、資料を添付するなどして決裁者にわかりやすい資料となるよう心掛けましょう。

7.決裁が下りたら改善策を実行する

決裁が下り次第、改善策を実行していきます。そのときは何のために業務改善を行うのか目的を見失わないようにしてください。

まとめ

業務改善を行うときは「なぜその業務改善を行うのか」目的を整理しましょう。また、業務改善は一方的に押し付けてはいけません。社員のモチベーションを低下させないためにも社員の声には耳を傾け、会社一丸となって業務改善に取り組む必要があります。

業務改善を繰り返していけば、会社は少しずつ良い方向に向かっていきます。継続的に業務改善を行うようにしましょう。

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