注文請書と受注書はどちらも注文後～納品前に作成する文書です。注文を受け付けたことを証明し、また契約内容に間違いがないかどうかを確認する文書です。
ほとんど同じ意味で使用されている注文請書と受注書ですが、契約の対象が何かによってどちらを利用すべきかが異なっています。
今回は注文請書と受注書の概要とどのようなときにどちらを使用すべきかについてみていきましょう。
注文請書と受注書の概要
注文請書と受注書はどちらも注文を受けた後に受注者側が発行する文書です。ここでは文書の概要・発行目的・記載事項・取引の流れ・保存期間など概要を解説します。
注文請書とは
注文請書（ちゅうもんうけしょ）は注文書を受け取った後に、注文を受けたことを相手に知らせるために発行する文書です。注文者側からは注文書を、受注者側からは注文請書を発行することで契約内容に齟齬がないかどうかお互いに確認を行います。
作成した注文請書が課税文書に該当する場合、収入印紙の添付が必要になります。このことについては下の記事で詳しく解説しています。ぜひ参考にしてみてください。
注文請書は注文書の後に作成し、注文を受け付けたことを証明する文書です。発行を省略するケースも多く「注文請書って何？」「取引先から依頼されたけど何を書けばいいの？」と戸惑っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。 本記事では注文請書[…]
受注書とは
受注書（じゅちゅうしょ）とは、発注者（注文者）から受注を受け付けた証及び受注内容の確認を相互で行うために発行する文書です。注文を受けた側が発注者に向けて作成します。
注文請書と同様に、作成した文書が課税文書にあたる場合収入印紙の添付が必要です。課税文書かどうかの考え方は注文請書の場合と変わりありません。上記と同様にこちらの記事を参考にしてください。
注文請書は注文書の後に作成し、注文を受け付けたことを証明する文書です。発行を省略するケースも多く「注文請書って何？」「取引先から依頼されたけど何を書けばいいの？」と戸惑っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。 本記事では注文請書[…]
注文請書・受注書を発行する目的
注文請書や受注書を発注する目的は3つあります。
- 契約内容の相互確認
- 契約の意思確認
- 注文・受注を受けた証拠にするため
お互いが書面を確認することで、注文・受注した内容と間違いがないかをチェックする目的があります。同時に「注文した」「受注した」という意思確認を行います。また、契約内容を書面に残すことで何か問題が起こった時に取引の証拠とすることが可能です。
注文請書と受注書の記載事項
注文請書と受注書にはこれらの事項が記載されています。
- 発行日
- 発行者の名称
- 発行者の住所や連絡先
- 受注者の名称
- 注文商品の名称
- 注文商品の単価
- 注文商品の個数
- 注文商品の型番やカラーなどの詳細
- 注文の合計金額（明細金額、合計金額、消費税額、送料等）
- 納期
- 支払方法（振込先、支払手段、支払期日など）
事前に注文書や発注書を受け取っているときは、注文書や発注書の内容と一致確認を行いながら作成しましょう。
注文請書と受注書の取引の流れ
取引では文書はこのような順番で発行されます。
見積依頼書→見積書→注文書・発注書→注文請書・発注請書・受注書→納品書→受領書・検収書→請求書→領収書
注文請書と受注書は、注文書または発注書を発注者から受け取った後に受注者が発行します。物品の受け渡しや業務提供の開始までに発注者へ届けます。できる限り注文書や発注書を受け取ってすぐに発行するようにしましょう。
注文請書と受注書は会社や取引によっては発行を省略するケースもあります。
注意！注文請書と受注書の保存期間
注文請書と受注書はどちらも税法上保存が必要な帳簿書類に該当します。注文を受け付けたことを証明する書類に該当するからです。
税法上の保存期間は7年間です。しかし、欠損金が生じた事業年度に関しては保存期間が10年間に延長されます。
注文請書や受注書をメールやSNSなどで受け取ることもあるでしょう。このようにメールやPDFなど電子データで文書を受け取った場合も紙の場合と同様に保存の対象となります。誤って破棄しないよう注意しましょう。
帳簿書類の保存については、下記国税庁のホームページを参考にしてください。
参考：国税庁｜No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法
注文請書と受注書の違い
注文請書と受注書はどちらも注文を受注した側が注文者に対して発行する書類です。これら2つの文書はどちらもほとんど同じ意味で利用されていますが、若干の違いがあります。
- 注文請書：主に作業や業務の提供の際に利用されている
- 受注書：主に物品の売買の際に利用されている
注文請書は工事やコンサル業務など、物品の売買以外に関する注文を請け負った際に利用されることが多い文書です。「請書」とある通り、何かを請け負う際に作成されます。一方、受注書は物品の売買の際に利用されることが多い文書です。
しかし、どのような注文の場合どちらを使用しなければならないと明確に法律等で定められているわけではありません。そのため、どちらを利用していても間違いではないことになります。文書の名称を取引先から指示された場合には、その通りに作成することが望ましいでしょう。
まとめ
注文請書と受注書は注文を受け付けた側が注文者・発注者に対して発行する書類です。契約内容の確認・取引の意思確認・取引の証拠にするためといった3つの目的があります。
注文請書は主に作業や業務などの請負契約に利用します。一方、受注書は物品の受け渡し契約に利用することが多い文書です。契約内容によって文書を使い分けるようにしましょう。
