会計システムに必須の勘定科目マスタ|正しい管理の仕方とは

経理の仕事では、会計システムに日々の取引を入力します。

そのとき、勘定科目を選択して取引内容や金額を入力していきます。

この勘定科目は、会計システム内に設定されている「勘定科目マスタ」で管理されています。

「勘定科目マスタ」は、自社で自由に設定することができますが、一定のルールもなしに適当に設定をしてしまうと、経理の仕事に支障をきたしてしまうことがあるため、注意が必要です。

そこで今回は、「勘定科目マスタ」の正しい管理の仕方について解説します。

「勘定科目マスタ」は、会計システムにおいて一番重要で、これがなければシステムが稼働しない必須のものとなっています。

「勘定科目マスタ」の管理の仕方次第で、経理の仕事に大きく影響しますので、ぜひ参考にしてください。

勘定科目とは

会計システムに必須の勘定科目マスタを理解するには、まず勘定科目とは何かを知る必要があります。

勘定科目とは、簡単に言えば「会社で日々発生する取引に名前をつけたもの」です。

この勘定科目は、会社で発生する取引に付けられた名前であり、勘定科目をみれば、誰でも会社でどのような取引が発生しているかを知ることができます。

例えば、

・会社の資産に該当する「現金」、「売掛金」、「建物」、「土地」

・会社の負債に該当する「買掛金」、「未払金」、「長期借入金」

・会社の純資産に該当する「資本金」、「資本準備金」

・会社の損益取引に該当する「売上高」、「仕入高」、「給料」、「光熱費」

といった勘定科目は、会社で発生する取引の名称となっています。

また勘定科目は、経営分析や決算書作成にも使われます。

経営分析で使用する勘定科目

勘定科目を利用して、会社で発生する取引を記録しておけば、過去に発生した取引と現在発生している取引を比較することができます。

例えば、「仕入高」という勘定科目で、商品の仕入れという取引を記録したとしましょう。

「仕入高」という勘定科目で記録した取引をさかのぼり、過去の仕入の状況はどうだったか?そして現在の仕入状況はどうか?といったことを比較して、経営の分析に役立てることができます。

決算書の作成で使用する勘定科目

決算書は、会社の経営成績や財政状態を表すものとして、会社法という法律で作成が義務付けられています。

例えば、「貸借対照表」、「損益計算書」、「販売費および一般管理費」といった決算書類は、どの会社でも作成されます。

この決算書ですが、実際のところ、中身は勘定科目を種類ごとに区分してまとめたものです。

そして、会社で発生する日々の取引を、勘定科目を使って記録していれば、決算書を作成することができます。

勘定科目というのは、

・会社の取引を記録し、
・経営の分析にも使用され、
・決算書を作成するためにも必要であり、

多くの役割を持っています。

※勘定科目とは何かについては、こちらで詳しく解説していますので、参考にしてください。

関連記事

経理の仕事では、当り前のように使われている「勘定科目」。 初めて経理の仕事に携わる人や、経理初心者は、まず最初に勘定科目とはなにかを理解し、勘定科目の使い方を覚えなければなりません。 またこの勘定科目は、会社の経営成績や財政状態[…]

会計システムで使われる勘定科目マスタとは

現在、どの会社でも会計システムを利用して、日々の取引を入力しています。

そして取引を入力するときには、取引に見合う勘定科目を選択して、取引内容を会計システムに記録します。

会計システムでは、取引に見合う勘定科目を選択できるよう、事前に「勘定科目マスタ」というものを設定する必要があります。

この「勘定科目マスタ」は、会社で発生するであろう取引に見合う勘定科目名と、その勘定科目をわかりやすく管理するための勘定科目コードで構成されています。

勘定科目マスタは、勘定科目コードと科目名がセットになっている

勘定科目マスタは、勘定科目コードと科目名の2つがセットになって構成されています。

例えば、

10100:現金
20100:買掛金
40100:売上高
50310:水道光熱費

といったように、勘定科目はコードと科目名を合わせて、会計システムに設定されます。

これが勘定科目マスタとなります。

勘定科目コードと科目名の2つがセットになっている理由

勘定科目名があれば、会社で発生する取引を記録することが可能です。

しかし、会社で使われる勘定科目名の数は膨大であり、科目名だけですべてを管理するには困難です。

そこで勘定科目名に、それぞれ種類別にコードを付与して、勘定科目を管理しやすいように整理しています。

種類別にコードを付与することで、

・膨大にある勘定科目を検索しやすくなる

・コードだけで勘定科目を入力できることで、会計システムへの入力も容易となる

といったメリットもあるため、一般的に会計システムでは、勘定科目コードと科目名の2つがセットになって、勘定科目マスタが設定されています。

会計システムにおける勘定科目マスタの設定状況

会計システムによって、勘定科目マスタの設定状況は異なります。

会計システムの中でも、中小企業向けの市販ソフトでは、一般的に使用される勘定科目マスタがセットされています。

中小企業や個人事業者がこの市販ソフトを利用する場合、既にセットされている勘定科目マスタをそのまま利用しても、特に問題はありません。

しかし、自社では使わない勘定科目も多く、自社特有の取引に見合う勘定科目を使って、取引管理を行いたい場合は、既にセットされている勘定科目マスタの設定変更をする必要があります。

一方、大企業で使用するERPなどの機能が多い会計システムでは、最初から勘定科目マスタを自分たちで設定するように設計されています。

大企業では、一般的ではない取引が発生することも多く、会社によって取引状況が大きくことなるため、会計システム導入時に、自社の取引状況に見合った勘定科目マスタを設定するのが一般的です。

中小企業や個人事業者、大企業それぞれ状況は異なるものの、会計システムの勘定科目マスタは、自社の取引をしっかり記録できるよう設定を変更して使うことが必要になります。

勘定科目マスタの正しい管理の仕方とは

勘定科目マスタは、各社の状況に合わせて自由に設定することができますが、何のルールもなしに設定してしまうと、

・勘定科目の検索が難しくなる

・詳細の経営分析が困難になる

などの問題を引き起こしてしまいます。

そのため、一定のルールに従い、自社で使いやすい勘定科目マスタを設定する必要があります。

勘定科目名の管理の仕方

勘定科目マスタの基礎となる勘定科目名については、次の2つに気をつけて管理する必要があります。

一般的に使用されている勘定科目名称を使うこと

勘定科目は自由に設定できるからといって、すべて自社独自の勘定科目名を付与してはいけません。

勘定科目は、社外の利害関係者(株主や金融機関など)に提供する決算書の作成に使われます。

この決算書は、勘定科目を種類ごとにまとめて作成されますが、勘定科目名称が自社独自のものばかりで、社外の利害関係者が理解できないものだと、決算書を読むことができません。

社外の利害関係者が、

・会社の決算書を読めるようにするため

・会社の取引内容を理解できるようにするため

このためにも、一般的に使用されている勘定科目名称を使う必要があります。

一般的に使用されている勘定科目名称とはどのようなものか?といった疑問がある方は、金融庁から公表されている「EDINETタクソノミ」という勘定科目の一覧表を参考にしてください。

この「EDINETタクソノミ」という勘定科目は、日本の上場企業が普段使用しているものであり、一般的に浸透している勘定科目です。

勘定科目を設定する際には、「EDINETタクソノミ」を参考にしてください。

・金融庁EDINETタクソノミ

https://www.fsa.go.jp/search/20201110.html

勘定科目名称の文字数に気をつけること

勘定科目名称を設定する場合、文字数にも気をつけてください。

一般的に、会計システムでは勘定科目名称に文字数制限がありますので、文字数が多い長い名称を付与することができません。

良くある事例としては、勘定科目で取引を詳細管理したいがために、勘定科目名称を長くしたいけど、文字数制限があって困ってしまうということがあります。

例えば、

・水道光熱費(製造経費・水道代)

・水道光熱費(製造経費・ガス代)

・水道光熱費(製造経費・電気代)

・水道光熱費(販管費・水道代)

・水道光熱費(販管費・ガス代)

・水道光熱費(販管費・電気代)

といったように、勘定科目を複数設定して詳細に取引管理したい場合、どうしても勘定科目名称が長くなってしまいます。

こうした場合、会計システムで設定できる補助科目(勘定科目をさらに詳細管理するための科目)を使用し、文字を省略してもわかるよう勘定科目名を工夫する必要があります。

勘定科目名称 設定例

このように、勘定科目の製造費用や販管費を区分する場合には、「(製)、(販)」といったように省略して勘定科目名の文字を省略します。

また、詳細管理したい項目である「水道代、ガス代、電気代」といったものは、補助科目を使って管理するといったように、勘定科目マスタの設定を工夫してください。

勘定科目コードの管理の仕方

勘定科目マスタの設定に必要な勘定科目コードは、勘定科目の検索をしやすくするため、会計システムの入力を容易にするためなどの目的を持っています。

この目的を達成するためにも、次の3つに気をつけて管理する必要があります。

勘定科目コードは、一定のルールを持たせること

勘定科目は、大きく「資産、負債、純資産、収益、費用」の5つに分類できます。

さらに、収益や費用は、「売上」、「売上原価」、「販売費および一般管理費」、「営業外損益」、「特別損益」「税金費用」と6つに分類ができます。

一般的には、

1.資産
2.負債
3.純資産
4.売上
5.売上原価
6.販売費および一般管理費
7.営業外損益
8.特別損益
9.税金費用

以上、9つに勘定科目が分類されています。

9つに勘定科目が分類されているため、それに合わせたルールを設定し、勘定科目コードを付与する必要があります。

例えば、会計システムで設定できる勘定科目コード数が5桁とした場合、

・10000~(頭1桁が「1」)は、資産に該当する勘定科目とする。

・20000~(頭1桁が「2」)は、負債に該当する勘定科目とする。

・40000~(頭1桁が「4」)は、売上に該当する勘定科目とする。

・60000~(頭1桁が「6」)は、販売費及び一般管理費に該当する勘定科目とする。

といったような一定のルールを持たせて、勘定科目コードを付与すると、勘定科目マスタが分かりやすく整理されます。

また、頭一桁の数値がルール化されていれば、勘定科目の検索や会計システムへの入力も容易になります。

例えば、頭一桁「1」は資産だとわかっていれば、資産に関する勘定科目を検索するときは、まず頭一桁「1」に絞って検索すればいいことになります。

さらに、資産の中でも流動資産や固定資産といった区分がありますが、これもルール化して、

・10000~14000(頭2桁が「10~14」)は、流動資産

・15000~18000(頭2桁が「15~18」)は、固定資産

といったように、コードにルールを持たせると勘定科目マスタが分かりやすくなります。

勘定科目コードは自社で自由に設定できますが、誰もが理解しやすくなるように、コード自体に一定のルールを持たせて、勘定科目コードを付与してください。

勘定科目コードの頭の数値はゼロを使用しないこと

勘定科目コードの頭1桁にゼロを使用することは、オススメできません。

例えば、

01010:現金
02020:未払金

といったように、頭1桁をゼロとすることには問題があります。

勘定科目マスタは会計システムの中で管理しますが、一覧表としてマスタを確認したいときには、エクセルファイルに出力する場合が多くあります。

そして、勘定科目マスタをエクセルファイルで出力した場合、頭1桁のゼロは「ゼロが取れた状態」で表示されます。

(エクセルファイルで、勘定科目コードが文字列として認識される場合を除く)

勘定科目コードの頭1桁のゼロが取れた状態は、実際の正しいコードではありません。

このようにエクセルファイルなど外部ファイルに出力したとき、勘定科目コードが正しく表示されないため、勘定科目コードの頭1桁はゼロにしない方が無難です。

また最近では、会計周辺システム(固定資産システム、原価管理システムなど)でも勘定科目マスタを設定し、会計システムとデータ連携する場合が多くあります。

こうした会計周辺システムでは、勘定科目コードを設定する際、コードの頭一桁をゼロにすることができないような仕様になっている場合もあります。

他のシステムとの関連性も考えると、勘定科目コードの頭1桁にゼロを使用することは、やはりオススメができません。

 勘定科目コードは数値のみとし、アルファベットはできるだけ使用しないこと

勘定科目コードにアルファベットを使用している会社もありますが、これもできれば使用しない方が無難です。

例えば、

A0000:資産
L0000:負債
N0000:純資産
S0000:売上
C0000:売上原価

といったように、コードの頭にアルファベットをつけるなどといったことがあります。

このようなアルファベットを付与した勘定科目マスタは、エクセルファイルなど外部出力したとき問題が発生します。

エクセルファイルで、勘定科目マスタを順番に並べ替えする場合、Aからアルファベット順に並び替えすると、「A0000:資産」の次が「C0000:売上原価」になるなど、一般的な並びにならないことになります。

また、会計システムに勘定科目を入力する際、数値だけの勘定科目コードなら、テンキ―だけで入力が可能です。

しかし、アルファベットと数値が混在していると、ほんの少しだけですが入力に時間がかかってしまい、意外のこれが入力のストレスになったりもします。

ちょっとしたことですが、勘定科目のコードの設定次第では、経理の実務において問題となる場合もありますので注意が必要です。

まとめ

今回は、会計システムに必須の勘定科目マスタについて、正しい管理の仕方を解説してきました。

会計システムで使われる勘定科目マスタは、勘定科目名とコードをセットにして設定します。

勘定科目名については、

一般的に使用されている勘定科目名称を使う

勘定科目名称の文字数に気をつける

といったことについて注意をして、設定する必要があります。

勘定科目コードについては、

・法則性のある一定のルールを持たせること

勘定科目コードの頭の数値はゼロを使用しない

コードは数値のみとし、アルファベットはできるだけ使用しない

といったことを気にして、設定することをオススメします。

勘定科目マスタは、会計システムにおいて一番重要で、これがなければシステムが稼働しない必須のものです。

そして、このマスタの管理の仕方次第で、実際の経理の実務に支障をきたす場合もありますので、しっかり考慮したうえで勘定科目マスタを設定してください。

執筆者情報/経理部IS
数十年間、上場企業とその子会社で経理業務に従事。
転職6回・複数の上場企業での経験を活かし、経理の転職に関するブログも運営中。

ブログ名:経理へ転職!https://www.keiri-manager.com/jobchange/

 

請求書の受け取りはsweeepで自動化

【AI請求書処理】従来の請求書OCRでは対応できない非定型帳票や

自動会計仕訳も、sweeepなら対応可能!最短で即日導入、

面倒な設定不要。手軽に導入して請求業務を効率化。