「請求書の開封のために出社をする日がある」「請求書の情報を会計システムに入力するのが面倒」そんな方は請求書の受け取り代行サービスを検討してみましょう。
請求書の受け取り代行サービスを利用すると、請求書の処理に関するさまざまな経理業務を代行してもらえます。
請求書の受け取り代行サービスの概要とは？
請求書の受け取り代行サービスとは、その名の通り請求書の受け取りを会社や個人に代わって代行してくれるサービスのことを指しています。
請求書はメールや郵便、または専用のシステムからダウンロードするなどさまざまな方法でやりとりされていますが、この受け取りの行為を代行してくれるものです。
請求書の受け取り代行サービスの内容
請求書の受け取り代行サービスはサービスを提供してる会社ごとに内容が異なっています。
PDFやメールなど電子媒体での請求書の受領のみ代行しているサービスや、郵便での請求書の受領のみ代行しているサービス、またはその両方に対応しているサービスなどに分かれています。サービスの中には、受け取り自体は自社で行い、請求書の承認フローや仕訳・支払いデータの作成のみを提供している場合も。
請求書の受け取り代行サービスの導入を検討する際には「自社が受け取りを代行してほしい請求書は紙なのか、電子媒体なのか」「請求書処理のどの部分を代行してほしいのか」を考えた上でサービスを選ぶ必要があるでしょう。
請求書の受け取り代行サービスのメリット
請求書の受け取り代行サービスを利用すると経理業務にどのようなメリットをもたらすのかみていきましょう。
請求書を開封するために出社しなくてもいい
郵送での請求書の受け取りを代行してもらえる場合、経理が請求書処理のために会社に出社をする必要がなくなります。現在日本社会ではテレワークや在宅勤務制度の拡充が進められています。しかし、経理は取引先から会社宛てに請求書が郵送されてくるという事情があり、出社せざるを得ない状況でした。
請求書の受領を代行してもらえるサービスを導入すると、経理は請求書の開封のためにわざわざ出社をする必要がなくなります。
サービスによって受領された請求書は、依頼者側はクラウド上で確認が可能です。電子化された請求書をもとに支払処理を進めることができます。
請求書の保管スペースが必要なくなる
請求書の受け取り代行サービスの中には長期間請求書の原本を預かってくれるサービスがあります。今まで会社で請求書を保管していたキャビネットは不要となり、また別途倉庫を借りていた場合も倉庫が不要となります。
他の業務に回せる時間が増える
請求書の受け取り代行サービスの中には仕訳データや支払いデータを作成してくれるものもあります。中には承認フローがついており、自動的に各関係者に請求書を回付してくれるサービスも。
このようなサービスを利用すると、今まで経理担当者が行っていた作業時間を削減することができ、その分他の業務に時間を割くことが可能です。
法律への対応が可能
請求書の受け取りサービスの中には電子帳簿保存法に対応しているサービスもあります。それらを利用すると、請求書を電子データで保存することが可能になります。
電子帳簿保存法は自社のみで法律の要件を満たすにはさまざまな準備や資金が必要になります。導入準備に携わる経理担当者の負担は大きなものです。しかし、請求書の受け取りサービスを利用すると、自社で行うべき対応はほとんどありません。手軽に電子帳簿保存法を活用するチャンスとなります。
請求書の受け取り代行サービスのデメリット
請求書の受け取りサービスにはこれらのデメリットもあります。
費用がかかる
請求書の受け取り代行サービスを利用する一番のデメリットは費用がかかる点です。料金はサービスの範囲や請求書の量によって変わってきます。
基本的なサービスとしてはメールやＰＤＦといった電子版の請求書の受け取りのみサービス内容に含まれており、紙の請求書の受領・電子化には別途料金が必要となるケースや、請求書の量が増えると料金も増額となるケースなどがあります。
請求書をすぐに確認ができないことがある
紙の請求書の受け取り代行サービスを利用した場合、自分で受け取る場合と比べると若干のタイムラグが発生してしまうケースが考えられます。
基本的にどのサービスも請求書を受領してすぐ～数営業日以内には電子データでの確認が可能となります。しかし、受け取りを代行している会社は休日だが自分は仕事をしている場合、代行サービスの会社が営業日となり郵便を開封してくれるまで待つ必要があります。
また「請求書が今日届いたはずなのですぐに確認して連絡して」と取引先から連絡を受けたとしても、請求書の郵便は自分の手元ではなく代行サービスの会社に郵送されるため、即時に内容を確認することができません。
このように、請求書のやりとりに関して若干のタイムラグが発生してしまうことは理解しておきましょう。
まとめ
請求書の受け取りサービスは請求書の受領を会社や従業員に代わって代行してくれるサービスのこと。このサービスを利用すると、請求書処理にかかる経理業務の時短を行うことが可能です。他にも出社が不要となったり、保管スペースの問題が解決したりするなどといったメリットがあります。
しかし、請求書の受け取り代行サービスを利用するには今まで支払う必要のなかったランニングコストが必要になります。会社の規模が拡大し取り扱う請求書の数が増えれば増えるほど費用も増大していきます。この点がデメリットです。
請求書の受け取り代行サービスを検討する際には、メリット・デメリットどちらもしっかりと理解した上で検討を進めるようにしましょう。
