発注書や注文書は取引の証跡になる重要な書類です。注文を行う側が商品やサービスの提供者に対して作成します。
今回は発注書や注文書について作成者の立場からみていきましょう。発注書や注文書とは何なのか、また発行する際に記載すべき事項とは何なのかについて解説していきます。
発注書・注文書とは？
発注書は取引先に商品・サービスの発注の意思表示をするために発行する書類のこと。一方、注文書とは取引先に商品・サービスの注文の意思を示すための書類です。どちらも同じ意味を持っています。発注書と注文書、どちらの名称を利用するかは各社で決めてしまって問題ありません。
発注書や注文書には注文したい商品の型番や個数、金額などが記載されています。購入したい者がその商品・サービスを取り扱っている者に対して発行することが一般的です。
発注書・注文書を作成する目的
発注書や注文書を作成する目的は取引の内容を明確にすることです。書面に記載をすることで、双方で注文内容を確認できます。
また、書面にして残すことは取引相手とのトラブルを回避するのにも役立ちます。注文書があれば、注文内容がどうだったのかを商品の受領時に確認が可能です。もし納品数が少なかったり注文した商品と違う商品が届いたりした場合には、注文書を証拠として取引先に不足品の納品や商品の交換を求めることができるでしょう。
発注書や注文書は必ずしも発行が必要な書類ではありません。実社会では発行が省略されるケースも多々あります。しかし、下請法では親事業者から下請事業者に対して取引に関する書面の交付が義務付けられています。そのため取引の際は発注書や注文書を発行した方が安全といえるでしょう。特に、大きな会社から小さな会社へ注文を行う際には必ず書面を作成するようにしてください。
参考：公正取引委員会｜下請代金支払遅延等防止法第３条に規定する書面に係る参考例
発注書・注文書の発行～その後の流れ
発注書または注文書は取引の流れの中ではこのようなルートで作成されます。
- 見積書の内容を元に検討を行う
- 発注書・注文書を作成する
- 発注書・注文書を取引先へ送付する
- 発注請書・注文請書を取引先から受領する
購入したい商品や個数が確定したら、発注書・注文書を作成して取引相手に注文の意思表示を行いましょう。その内容で取引相手が了承した場合発注請書や注文請書が返送されてきますが、現在では発注請書や注文請書の発行は省略されるケースが多くなっています。
発注書・注文書を作成する場合に知っておきたいポイント
発注書・注文書には決められた作成フォーマットはありません。しかし、ほとんどの発注書・注文書に下記の事項が記載されています。
- 書類のタイトル（発注書または注文書）
- 発行日・作成日
- 取引先の名称
- 書類の有効期限
- 書類番号
- 発行者の名称・住所・連絡先など
- 商品・サービスの名称や型番
- 商品・サービスの単価
- 商品・サービスの個数
- 合計額及び消費税額
- 納期
- 支払方法
- 備考
発注書・注文書は取引の証跡となる重要な書類です。また、取引相手はこれらの書類をもとに商品やサービスを準備します。そのため間違えないように記入しましょう。
事前に見積書の発行を受けた場合は、見積書の内容と発注・注文内容が合致しているかどうかも確認しましょう。もし納品数や注文商品を変更する場合は、事前に取引先に打診を行った方が無難です。
また、発注書や注文書を発行すると必ず取引が成立するわけではありません。商品がすでに売れてしまったり取引相手が多忙でリソースがなくなったりした場合には、取引を断られるケースがあります。
発注や注文を確実なものとするには、書類発行後に取引相手とコンタクトを取り、注文が受領されたかどうか確認を行うようにしましょう。発注請書や注文請書を発行し、取引の了承を書面で通知してくれるケースもあります。
発注書・注文書は7年間保存が必要
発注書や注文書は法律で保存が義務付けられています。
法人は、帳簿(注1)を備え付けてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成又は受領した書類(以下「書類」といい、帳簿と併せて「帳簿書類」といいます。)を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければなりません。
(注1) 「帳簿」には、例えば総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などがあり、また、「書類」には、例えば棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書などがあります。
引用：国税庁｜No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法
上記の通り、発注書や注文書は会計上の帳簿書類に該当し、7年間保存をする必要があります。（赤字の場合は10年間）
注文後や商品の受領後に「もう不要である」と判断して捨ててしまわないように注意しましょう。例え請求書で注文品の名称や金額がわかる場合でも、発注書や注文書の作成が行われていた場合は保存をしておかなければなりません。
まとめ
発注書や注文書は取引相手に注文の意思を伝えるための書類です。取引によっては発行が省略されるケースもありますが、下請法により親事業者は下請事業者に対し取引に関する書面の発行が義務付けられています。該当する場合は忘れずに発行を行うようにしてください。
また、発注書や注文書には決められたフォーマットは存在しません。取引相手はこれらの書類を元に商品やサービスの準備を行うため、取引に関連する事項はできるだけ詳細に書類内に盛り込んでおくようにしましょう。後に何かトラブルが起った場合も、書面として詳細を残しておけばどちらの瑕疵であるのか明確に特定することができます。
