今回の記事では、見積書を受け取ったら確認すべきポイントを中心に「見積書」という書類を受け取り側から読み解いていきます。
見積書には商品やサービスに関するさまざまな情報が記載されています。これらの情報をもとに取引相手と契約を行うかどうか検討を行います。会社によっては社内稟議に必要な書類に指定されていることも。
見積書とは何か、見積書を受け取ったらどうすればいいのかをしっかりと理解しておくようにしましょう。
見積書とは？
見積書とは購入や契約前に発行される書類のこと。商品やサービスの品名や型番、個数、納期などが記載されています。見積書は商品やサービスの提供者が取引相手に向けて発行する書類です。取引相手から見積りの依頼を受けて作成することが一般的です。
見積書を発行してもらう目的
見積書を発行してもらう目的は「取引の条件を確認すること」にあります。取引先が提供している商品やサービスの金額や納期を確認し、それらが自社の要件に合致したものであるかどうか検討を行います。
また、見積書を発行してもらうもう一つの理由に「取引相手とのトラブルを防ぐこと」があります。見積書にはこれから購入する商品やサービスの詳細が明記されています。これらの事項が書類として残っていることで「聞いていた契約内容と違う」「注文したものと別の商品が届いた」などトラブルが起こらないようにしています。もしトラブルが発生しても見積書として証跡が残っているため、どちらの瑕疵であるのか明確に特定することが可能です。
見積書はどのように依頼をすれば発行してもらえるのか？
見積書の発行を取引先に依頼する方法は複数あり、そのうちどの方法を用いても問題ありません。取引相手から指示がある場合は、その指示に従った方法を行いましょう。
- 電話（口頭）で依頼をする
- メール・FAXで依頼をする
- ホームページのお見積り依頼フォームから依頼をする
- 見積依頼書を発行する
見積書を取る際はあいみつ（相見積もり）を行おう
「あいみつ」または「相見積もり」を行うことが日本社会では一般的に行われています。あいみつとは複数社から見積書を取得し、その内容を比較・検討し一番自社の要件に合致した企業を探す行為を指します。
見積書は発行を受けた企業と必ず契約を結ばなければならないものではなく、自社の要件に見合わないと判断をしたら正式な契約を見送ることができます。そのため、複数社から見積書を取り寄せ、そのうちの1社のみと契約をすることが可能です。
商品を発注する際には相見積もりを行い、自社にとって一番有利な取引相手を探すようにしましょう。
見積書を受け取ったら確認すべきポイント
見積書にはこれらの事項が記載されています。特に確認が必要な項目は6、7～10、11、です。
- 書類のタイトル（見積書または御見積書）
- 発行日・作成日
- 取引先の名称
- 書類番号
- 発行者の名称・住所・連絡先など
- 見積書の有効期限
- 商品・サービスの名称や型番
- 商品・サービスの単価
- 商品・サービスの個数
- 合計額及び消費税額
- 納期
- 備考
6は見積書の有効期限について記載されています。商品やサービスの価格は時期によって変動したり、また確保できる商品数にも変化があったりします。そのため、その見積書がいつまで有効なのかは見積書を受領し次第すぐに確認し、有効期限内に返答ができるよう検討を進めていきましょう。
また、7～10は商品やサービスの内容について記載されています。金額が自社の予算内に収まっているのかや商品を希望通りの数確保することができるのかなど確認を行いましょう。
11は商品・サービスが自社に提供されるまでの納期が明記されています。納期が自社で商品・サービスが必要になる日までに間に合うのかどうかしっかりと確認し、もし間に合わない場合調整が可能かどうか交渉を行いましょう。
見積書が自社の要件に合致しなかったとき
見積書の金額では自社の予算内に収まらなかったり納期が間に合わなかったりする場合には、取引先に交渉を行いましょう。注文数を減らして予算内に収めたりまた特急料金を支払うことで納期に間に合うように調整したりと何か対策が打てる可能性があります。
一度の見積りで取引を諦めるのではなく、調整が可能かどうか取引相手に打診をしてみましょう。
見積書のその後
取引を行うことを決めた後、見積書はもう不要なのでしょうか？実は見積書にはもう一度出番が用意されています。それは契約内容・発注内容の確認を行うときです。
見積書で取引内容の確認を行った後は
- 取引相手に契約書を発行してもらう
- 自社から注文書・発注書（契約書）を発行する
のどちらかで正式な取引を進めていきます。
前者の取引相手に契約書を発注してもらう場合は、受け取った契約書が見積書の内容と合っているかどうか確認を行う必要があります。また、自社から注文書や発注書を発行する際には見積書の内容を確認しながら作成を進めていきます。
どちらのケースも、これから契約や注文を行う内容が見積書の内容と一致しているのかどうか確認をするようにしましょう。
まとめ
見積書は商品やサービスの内容を確認したり、取引相手とのトラブルを防いだりするために利用されている書類です。受け取ったあとは内容をしっかりと確認し、自社の予算や納期に合うかどうか確認を行いましょう。
契約書や注文書を確認・作成する際にも見積書は活躍します。受け取った契約書や発行する注文書が見積書の内容と合致しているかどうか確認を行う必要があるからです。受領した見積書は破棄することなく保存をし、必要なときに見返せる状態にしておきましょう。
