見積書は商品やサービスの内容・金額などを取引先に知らせるために発注する書類です。取引相手からの依頼を受けて発行するケースがほとんどです。
見積書には決まったフォーマットはありませんが「ほとんどの見積書でこの項目は記載されている」という記載事項はあります。
今回は見積書の基礎知識と記載事項、見積書発行の際に知っておきたい3つのポイントについて解説していきます。
見積書とは？
見積書とは取引が確定する前に発行する書類のこと。取引の条件を書面にすることで相手に取引内容を間違いなく伝える意味があります。
見積書発行からその後の流れ
- 見積書発行の依頼を受ける、または見積依頼書を受領する
- 見積書を発行する
- 取引相手が見積内容について検討を行う
- 見積書の内容で取引を受領する場合は、取引相手から連絡が入る
見積書は取引相手から依頼を受けて発行することが一般的です。取引相手から見積りの依頼を受けるルートには口頭やメールなどさまざまなものがあり、どの手段をとっても問題ありません。「見積依頼書」と呼ばれる書類を受け取り見積りをするケースもあります。
見積依頼書とは、その名の通り見積もりを依頼する際に発行する書類のこと。見積書を発行してほしい相手に対して発行する書類です。見積依頼書には見積書がほしい商品やサービスの名称・数量、納期などが記載されています。
見積書を作成する際は見積依頼書に記載されている事項に基づき金額や納期を見積もります。見積依頼書がない場合は、口頭やメールでヒアリングをした要件に基づき見積書を発行しましょう。
見積書を発行する意味
見積書は必ず発行しなければならないわけではありません。見積書がなくても取引や契約を進めることは可能です。また、法律で発行が義務付けられている書類でもありません。
それでも見積書を発行する理由は、取引相手に条件を知らせることと齟齬を防ぐことが目的です。見積書という書類にすることで、商品の金額や数量、納期などがお互いの認識と一致しているかどうか確認をします。「言った/言っていない」というもめ事を回避するために見積書の発行は有効です。
見積書に記載すべき事項とルール
見積書にはこれらの事項を記載するようにしましょう。
- 書類のタイトル（見積書または御見積書）
- 発行日・作成日
- 取引先の名称
- 書類番号
- 発行者の名称・住所・連絡先など
- 見積書の有効期限
- 商品・サービスの名称や型番
- 商品・サービスの単価
- 商品・サービスの個数
- 合計額及び消費税額
- 納期
- 備考
見積書に記載されている事項をもとに、取引相手は発注や契約を行うべきかどうか検討します。そのため、見積書は間違いのないように記載しなければなりません。
また、見積書には有効期限を記載しましょう。商品の単価が季節よって変わったり、また繁忙期と閑散期でサービスの単価が変わるような場合、見積書に有効期限がなければ自分が損をするケースも発生してしまいます。そのため見積書に記載している単価でいつまで受注をすることができるのかを考えた上で有効期限を決めなければなりません。
作成する場合に知っておきたいポイント
見積書を作成する際にはこれら3つのポイントを知っておきましょう。
見積書の発行にあたって経理処理は不要
見積書はあくまで見積り。契約の前段階で発生する書類です。そのため、まだ売上が確定したわけではありません。
このような場合、経理処理は不要です。正式に契約を行うまで売上の仕訳を計上する必要はありません。間違って売上に計上してしまわないよう注意しましょう。
見積書は7年間保存しよう
作成した見積書は発行後すぐに捨ててはいけません。見積書は法律で7年間の保存が義務付けられています。（赤字の場合は10年間）
法人は、帳簿を備え付けてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成又は受領した書類(以下「書類」といい、帳簿と併せて「帳簿書類」といいます。)を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければなりません。
引用：国税庁｜No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法
見積書は上記の「書類」に該当しています。作成した見積書は控えを保存しておくようにしましょう。
あいみつ（相見積もり）を知っておこう
「あいみつ」または「相見積もり」とは複数社の見積りを取得し、比較・検討すること。複数の見積書を受領した企業は、見積書の中から一番自社の条件に適した会社と契約を行います。
そのため、見積書を発行しても契約につながらないケースもあります。見積書の発行＝売上の確定にはなりませんので、その点注意しましょう。
まとめ
見積書は正式に取引が決まる前に発行する書類です。取引の内容や金額について記載してあり、発行者と取引相手で取引内容の確認を行うために作成されます。
見積書を発行しても他社の方が良い条件の見積書を取引先に発行していた場合、取引が成立しないこともあります。そのため見積書の作成段階では売上に計上することはできません。明確に売上とするには取引先から取引の発注を正式に受けてからにしましょう。
