経理業務には書類がつきもの。見積書や領収書、発注書など取引の流れに応じてさまざまな書類が発行されます。今回はこれらの書類について見直していきましょう。
- どのような書類が存在するのか
- それぞれの書類はどのような意味を持つのか
などを改めて見直し、書類の重要性を再認識しましょう。
取引時に発生する書類
取引にはさまざまな書類が作成されます。
- 見積依頼書
- 見積書
- 注文書・発注書
- 注文請書・発注請書・受注書
- 納品書
- 受領書・検収書
- 請求書
- 領収書
これらの書類は証憑とも呼ばれ、取引があったことの証拠や金銭・サービスの授受の証拠として発行される書類です。法律により7年間保存することが義務付けられています。（赤字の場合は10年間）
取引でやり取りする流れ
書類はこのような順番で発行されます。
見積依頼書→見積書→注文書・発注書→注文請書・発注請書・受注書→納品書→受領書・検収書→請求書→領収書
見積依頼書と見積書は取引が正式に開始される前段階で作成される書類です。取引が成立しなければこれ以降の書類は発行されません。
注文書・発注書～受領書・検収書までの書類は取引の最中に発行される書類です。商品・サービスの発注、納品、納品確認と取引が段階を経るごとに発行されていきます。
請求書と領収書は取引の最後に発行される書類です。商品・サービスの納品を終え、代金のやりとりの際に発行されます。
まれに商品・サービスの納品より先に支払が必要になるケースがあります。このようなケースは前払いと呼ばれ、前払いの場合請求書と領収書は取引の最後より早い段階で発行されます。
取引で発生する書類のそれぞれの目的
取引で発生する書類にはそれぞれ目的があります。目的に合った書類を発行するようにしましょう。
また、これらの書類は法律で発行が義務付けられているわけではありません。そのため場合によっては書類の発行を省略するケースもあります。
見積依頼書
取引先へ見積もりを依頼する際に発行する書類のこと。取引先の商品やサービスの価格を知りたいときに作成し提出します。見積依頼書には見積もり金額を知りたい商品やサービスの商品名・個数を記載し、取引先が金額を算出できるように配慮しましょう。
実際の取引では見積依頼書の発行は省略されることが多いです。
見積書
見積書とは商品やサービスの価格を提示する書類のこと。見積書には発行者・商品やサービスの名称・個数・金額・有効期限などが記載されています。
見積書を受け取った側は、見積書に記載された内容を元にその商品やサービスを購入するかどうか検討を行います。複数社から見積書を発行してもらい比較検討することを「相見積もり（あいみつ）」と呼びます。
注文書・発注書
注文書は取引先に注文の意思表示をするために発行する書類のこと。発注書も注文書と同じ意味合いで発行される書類です。
何を・何個・いつまでに・いくらで注文するのか書類にし意思表示をすることで、やり取りを確実なものとします。それと同時に「注文書」として形に残すことは取引が発生したことの証拠にもなります。
注文請書・発注請書・受注書
注文請書・発注請書・受注書は注文や発注を受け付けたことを表す書類です。注文や発注をしてくれた取引先に対して発行します。実際の取引では、発行が省略されることの多い書類です。
納品書
納品書は商品を納品する際に発行します。商品に同封して注文者に届けられることが多い書類です。受け取った側は、納品書を見ながら商品が注文した物と合っているのかや個数に過不足がないか等を確認します。
受領書・検収書
受領書・検収書は商品を受け取ったことを表す書類です。商品の型番や個数などを確認し、注文した商品と一致しているか調べます。
受領書や検収書は商品を購入した側が作成する場合と、商品を販売した側が作成し購入者がそれに記入をする場合と２パターンあります。実際の取引では、発行が省略されることもある書類です。
請求書
請求書とは取引相手に商品やサービスの代金を求めるための書類です。商品に同封の上郵送されるケースや後日別送されるケースなどがあります。
受け取った側はこの請求書を元に代金を支払います。取引に関わる書類の中では特に重要な書類です。
領収書
領収書は代金を受け取ったことを表明するための書類です。代金と引き換えに発行されます。コンビニやスーパーなどでの買い物の場合はレシートに代えられます。取引に関わる書類の中では特に重要な書類です。
まとめ
取引ではさまざまな書類が発行されます。これらの書類は法的に保存が義務付けられていますので、捨てないように注意しましょう。
書類はそれぞれに違った目的を持って発行されています。自分で書類を作成するときには「今何の書類を発行するべきか？」をしっかりと確認し、目的に合った書類を作成するようにしましょう。
また、これらの書類は法律で発行が義務付けられているものではありません。そのため、いつ・どの書類が発行されるかは取引先ごとによって異なっています。臨機応変に対応するよう心がけましょう。
