経理の仕事で必ず使えるExcelショートカットキー10選

経理の仕事では、日々Excelを使って仕事をすることが多くあります。

そして、現在ではExcelを使わないと経理の仕事ができないと言えるくらい、毎日Excelを使っていると思います。

経理でExcelが使われる理由ですが、数値データの入力や集計に適しており、経理の仕事と相性がよいためです。

このように経理の仕事に必須なExcelですが、使い方次第で仕事の効率化を図ることができます。

ちょっとしたExcel操作を効率化することで、作業工数を削減することも可能となります。

また、操作を効率化することで、少しでもExcel操作が楽になれば、作業のストレスが軽減し、仕事にも良い影響を及ぼします。

そこで今回は、少しでもExcel操作を効率化するための方法として、Excelショートカットキーについて解説します。

特に、経理でExcelを使う場合を想定し、絶対に使ってほしいショートカットキーを厳選して10つ紹介していきます。

Excelのショートカットキーは、誰でもでできるちょっとした仕事の効率化方法です。

ぜひ、10つのショートカットキーを覚えて、少しでもExcel操作を効率化してみましょう。

経理でExcelショートカットキーを使うメリット

経理の仕事でExcelを使う場合、大量のデータ加工のために、「データの範囲を選択したり」、「データや表をコピーしたり」、何度も同じ作業をすることがあります。

そのとき、マウスを動かしながら、繰り返しクリックして操作していきます。

このマウスだけを使った操作は、マウスで何度も同じことを繰り返すことから、少し効率が悪い操作となります。

そしてマウスを使う場合、基本は右手で操作しますが、そのとき左手は空いていませんか?

この左手も使ってExcel操作したらどうでしょう。両手を使ってExcel操作ができれば、もっと効率よくExcelを使えると思いませんか。

そこでオススメなのが、左手でExcelショートカット―を使うことです。

今まで右手だけでマウスを使って行っていた作業は、左手でExcelショートカット―も使うことで、作業効率が一気にアップします。

Excelショートカットキーのメリットは、Excel操作を即時に実行し、作業効率をアップさせることです。

ここからは、経理の仕事で作業効率をアップさせることができる、Excelショートカットキー「10つ」を詳細に解説していきます。

経理の仕事で、これだけは使ってほしいExcelショートカットキー10選

今回ご紹介する、Excelショートカットキーは、経理の仕事で必ず役に立ちます。

まずは、この10つのショートカットキーを覚えてみましょう。

そして、実際にショートカットキーを使えるようになれば、Excel操作が楽になります。

コピー

Excel操作では、必ず行うセルをコピーするという操作。

この操作を簡単に行いたいときには、コピーしたいセルを選択した後、「Ctrl + C」を押してください。

そうすると、1つの操作で選択したセルがコピーされます。

切り取り

コピーと同じくらいExcelで使うのが、切り取りの操作です。

この操作を簡単に行いたいときには、切り取りしたいデータがあるセルを選択した後、「Ctrl + X」を押してください。

そうすれば、1つの操作で選択したセルが切り取りされます。

貼り付け

コピーや切り取りをしたセルは、どこか別のセルに貼り付けする必要があります。

コピーや切り取りをしたセルを貼り付けするために、別のセルを選択したとき、「Ctrl + V」を押してください。

そうすれば、操作1つで選択しているセルに、コピーや切り取りしたセルのデータを貼り付けすることができます。

元に戻す・やり直し

Excelを操作していると、「操作を間違ってしまった!」ということが起こります。

そのとき便利なショートカットキーが、「Ctrl + Z」です。

例えば、データを間違って削除したとき、

「Ctrl + Z」を押すと、

このように元に戻ります。

また、元に戻した処理をさらにやり直すという操作があります。

先ほどの「Ctrl + Z」の操作で、削除したデータを元に戻しました。

しかし、やっぱり削除すべきだったという場合、「Ctrl + Y」を押してください。

そうすると、

また、削除したときの処理に戻ります。

最初はちょっと混乱するかもしれませんが、

「Ctrl + Z」で作業した処理を戻す。

「Ctrl + Z」で戻した処理を「Ctrl + Y」でやり直す。

このように考えて、ショートカットキーを操作していけば、徐々に慣れて普通に使えるようになります。

上書き保存

経理でExcelを使って資料を作成する場合、一定の作業を終えたらすぐに上書き保存することがあります。

例えばエラーが発生してExcelが動かなくなってしまった場合、上書き保存をしていないと、今まで行っていた作業はムダになってしまいます。

そして、一からまた資料を作り直さなければいけません。

そのようなExcelのエラーが理由で、今までの作業がムダになってしまうことを防ぐために、随時上書き保存をすべきです。

そして、この上書き保存は、いちいちマウスを動かして操作していたら面倒です。

そのとき、「Ctrl + S」を押せば、今行っている作業をすぐに上書き保存できます。

一定の作業を終えたら、すぐ「Ctrl + S」を押すクセを付けておけば、常に最新の状況のデータを保存することができます。

データの最後へ移動

経理の仕事では、会計システムから出力した大量のデータを加工することが多くあります。

大量のデータは、100以上のデータ、場合によっては1,000以上におよぶデータもあり、一画面では表示されません。

このような大量のデータの中で、最終行・最終列にあるデータをチェックしたい場合、矢印キーを押し続けなければ、そのデータの最後の行・列にたどり着けません。

しかし、そういった矢印キーを押し続けることは、効率が悪い操作ですね。

このような場合、操作1つで最終行・最終列に飛ぶショートカットキーを使ってください。

「Ctrl + 矢印キー」を押せば、その操作1つで、大量にあるデータの最終行・最終列に飛ぶことができます。

データの最後までを全選択

経理の仕事で扱う、大量のデータのうち、

・3行目を全部コピーしたい

・C列を全部切り取りしたい

といった操作を行いたい場合、ショートカットキーが役に立ちます。

例えば、以下のように7行目のデータをすべてコピーしたい場合、

コピーしたいセルの最初を選択し、そこからCtrl + Shift を押しながら、矢印キー”→”を押すこの操作をすると、

7行目の最終列データまで、一括で範囲選択することができます。

範囲選択した後は、コピーや切り取りの操作をすれば、範囲選択の箇所すべてをコピー又は切り取りすることができます。

「Ctrl + Shift + 矢印キー」を押す操作1つで、大量の行や列データを一括で範囲選択できます。

右と上のセルをコピー&ペースト

前段では、セルをコピーするショートカットキー「Ctrl + C」を解説しました。

また、セルを貼り付けするショートカットキー「Ctrl + V」についてもご紹介しましたが、これを合わせて1つのショートカットキーで操作する方法もあります。

左にあるセルのデータをコピー&ペーストする

左にあるセルのデータを操作1つでコピー&ペーストする場合は、貼り付けしたいセルで「Ctrl + R」を押します。

「Ctrl + R」を押すと、そのまま左のセルにあるデータが、コピーされ同時に貼り付けもされます。

このショートカットキーを使えば、2つの操作が1回で済みますので、ちょっとしたことですが、効率よくExcelを操作することができます。

上にあるセルのデータをコピー&ペーストする

次に、上にあるセルのデータを操作1つでコピー&ペーストする場合は、貼り付けしたいセルで「Ctrl + D」を押します。

「Ctrl + D」を押すと、そのまま上のセルにあるデータが、コピーされ同時に貼り付けもされます。

左にあるデータをコピー&ペーストする場合と同様、2つの操作が1回で済むショートカットキーです。

Excelを使っていると、このようなコピー&ペースト操作を何度も行いますので、意外と役に立つショートカットキーです。

右移動・左移動

Excelでカーソルを移動させる場合、矢印キーを使って、左右へ移動させるのが一般的です。

矢印キーは基本右手を使って操作します。同時に右手はマウスを操作するときにも使います。

右手では、マウスとキーボードを交互に操作しなければなりませんので、少々操作効率が悪く感じます。

そこで、左手を使って「Tab」キーををしてみましょう。そうすれば、カーソルが右へ進みます。

また。「Shift + Tab」キーを押せは、カーソルが左へ進みます。

わざわざ矢印キーを使わず、左右にカーソルを移動させることができますので、操作が少し楽になります。

セルデータを全選択

会計システムなどから出力した大量のデータを、他のシートへコピーしたりする場合には、対象となるすべてのデータを選択する必要があります。

このすべてのデータを選択する場合、「Shift + A」というショートカットキーを使えば、操作1つですべてのデータを選択することができます。

まずは、データが含まれるセルを選択してみてください。(ここでは、C6セルを選択しました)

そして、「Shift + A」を押してみましょう。一括でデータをすべて選択することができます。

いちいちデータの最初を選んで、そこからカーソルを動かして、最後の行と列までを選択するのは面倒です。

このショートカットキーを使えば、操作1つですべてデータを選択できます。

オリジナルショートカットキーも作成できる

今回ご紹介したExcelショートカットキー以外でも、経理の仕事で頻繁に行われる操作があります。

たとえば、「セルをコピーして値貼り付けする」といった操作は、Excelではよくある操作の1つです。

このセルをコピーして値貼り付けする操作ですが、

・元のデータをコピーして、
・右クリックして、
・形式を選択して貼り付けを選んで、
・貼り付け「値」を選んで、

といった4つの操作をするので、非常に面倒です。

そこでショートカットキーを使って、1つの操作で済ませたいと思うのですが、残念ながら1つの操作で完結するショートカットキーはありません。

しかし、Excelマクロの記録機能を使えば、オリジナルのショートカットキーを作成することができます。

具体的なショートカットキーの作成方法は、以下の記事に解説があります。

一度Excelマクロの記録機能で設定すれば、その後はいつでも値貼り付けのショートカットキーを操作できますので、興味がある方はぜひチェックしてみてください。

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まとめ

今回は、経理で必ず使用するExcelの操作を効率化するために、「Excelのショートカットキー」について解説しました。

経理の仕事で使ってほしい、Excelショートカットキーは次のとおりです。

1.コピー 「Ctrl + C」

2.切り取り  「Ctrl + X」

3.貼り付け  「Ctrl + V」

4.元に戻す・やり直し  「Ctrl + Z」「Ctrl + Y」

5.上書き保存  「Ctrl + S」

6.   データの最後へ移動  「Ctrl + 矢印キー」

7.データの最後までを全選択  「Ctrl + Shift + 矢印キー」

8.左と上のセルをコピー&ペースト  「Ctrl + R」「Ctrl + D」

9.右移動・左移動  「Tab」「Shift + Tab」

10.セルデータを全選択  「Ctrl + A」

この10つのショートカットキーを覚えていれば、Excel操作もストレスなく行えるようになります。

さらに、オリジナルのショートカットキーを作りたい場合は、Excelマクロ機能を使って作成することもできます。

経理の仕事では、Excelを使うことが多いですが、ショートカットキーを使って効率よくExcel操作をしていきましょう。

 

執筆者情報/経理部IS
20年以上にわたり、上場企業とその子会社で経理業務を経験。
転職6回・複数の上場企業での経験を活かし、経理を中心とした仕事に役立つ情報をブログで発信中。

ブログ名:経理課長の仕事術 https://www.keiri-manager.com/

 

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