経理は紙の資料を取り扱うことの多い職種です。請求書・領収書・レシート・見積書・申請書など、経理業務で紙を扱う機会は数多くあります。
一方、近年ではテレワークや在宅勤務のニーズが高まっています。紙を扱う機会の多い経理はテレワークで仕事を行うことができるのでしょうか？
経理業務はテレワークが可能か？
経理業務をテレワークで行うことは可能です。しかし、難しい面があることも事実です。
経理業務をテレワークで行うには「紙」の問題を解決しなければなりません。請求書やレシート、各種申請書など経理業務には紙の資料がつきものです。これらの紙の資料を紙のまま取り扱おうとすると、どうしても出社をせざるを得ないシーンが出てきてしまいます。
例えば、取引先から紙で請求書が届いた場合です。このような場合郵便を開封するために、経理内の誰かが出社をせざるを得なくなります。社員の経費申請を紙で行っている場合や売上の請求書を紙で発行し角印を押印している場合などもそうです。
これら紙の業務のうち、社内の申請業務はワークフローを導入し電子申請へ切り替えることで紙を削減することができます。しかし、取引先が相手の場合は簡単に紙をなくすことはできないでしょう。取引先から送付される請求書を紙から電子に切り替えてもらうには、取引先内での準備や承認も必要になってくるからです。
そのため、経理業務をテレワーク化する際にはまず社内の申請業務から電子化を進めていきましょう。紙の取扱量が減ると出社回数も削減できます。週に1回や月に数回、または経理部員でローテーションを行うなどしてテレワークと出社を組み合わせた働き方をまずは目指していきましょう。
経理でテレワークを行う際のメリット・デメリット
ここからは経理業務をテレワークで行うメリットとデメリットについてみていきましょう。経理をテレワークで行うことにはメリットがあります。しかし、その反面デメリットがあるのも事実です。
経理のテレワーク化を検討する際には、メリット・デメリットどちらもしっかりと理解した上で導入をするようにしましょう。
メリット① ワークライフバランスの向上
テレワークのメリットとして、まずワークライフバランスの向上があげられます。通勤時間がなくなる分、社員は自由に使える時間が増えます。その時間を家事や育児、勉強などに当ててもらい、社員のワークライフバランスの向上に繋げることが可能です。
メリット② 社員満足度の向上
また、社員満足度も合わせて向上させることができます。現在の日本ではテレワークができる会社がある一方、テレワークができない会社も多くあります。
テレワークに魅力を感じている人にとっては、テレワークができない会社に比べるとテレワークができる自社の方が魅力的に感じられます。「テレワーク」という選択肢を用意することで社員の自社に対する満足度の向上が可能です。
メリット③ 「紙」業務に使っていた時間・費用の削減
テレワークには「紙」からの脱却が必要不可欠です。今まで紙で取り扱っていた申請書や証憑を電子に切り替えることによって、紙だからこそ必要としていた作業や費用を削減することが可能です。
例えば紙資料のファイリング。電子化を行えば、紙に穴を開けたり並び替えを行ったりしていた時間は不要になります。その分、他の作業に時間を回すことができますよね。
また、紙を保管するのに使用していたスペースも不要になります。社内のキャビネット数を減らしたり、借りている倉庫の数を減らしたりすることが可能です。紙を保管するために必要となっていた費用の削減につながります。
デメリット① 電子化に時間・費用が必要
経理業務をテレワーク化するには、紙資料を削減し電子化・ペーパレス化への切り替えを行わなければなりません。そのためには、ワークフローシステムを導入したりクラウドサービスへ新規登録をするなど、いままでには必要のなかった費用が発生します。
また、ペーパレス化や電子化をするために何のシステムを導入するか検討をしたり新たな業務フローを作成したりする必要もあります。新フローが軌道に乗るまでの期間は紙で作業を行っていた頃より作業に時間がかかってしまう可能性もあるでしょう。
デメリット② 個人情報の管理が難しい
経理業務には個人情報が関わってくることがあります。これらのデータをどう管理していくのかは、経理のみならずシステム部や総務部も関わって検討をしていかなければならない問題です。今までとは違った対策が必要になってくるでしょう。
デメリット③ 情報収集が難しい
出社していれば、情報はいろいろなところから入ってきます。しかし、オンラインでの作業になると情報の収集が難しくなってしまいます。
今までのように「顔を合わせたついで」や「他部署に行ったついで」で情報を得たり確認したりすることはできません。こちらから情報を取りに行かなければ、入ってくる情報の量はぐっと減ってしまいます。コミュニケーションを密に取ることを心がけていく必要があるでしょう。
まとめ
経理業務をテレワークで行うことは可能です。経理のテレワーク化には、社員のワークライフバランスや社員満足度の向上などといったメリットがあります。
一方、電子化に伴う新たな費用や作業時間の発生、個人情報の問題などデメリットがあることもまた事実です。
経理は「紙」で取り扱う資料が多いため、他の仕事に比べてテレワーク化が難しいと言われています。しかし、出社とテレワークを組み合わせることで出社する日を削減することはそうハードルの高いことではありません。まずはできるところから紙資料を電子に切り替え、テレワークできる日数を増やしていきましょう。
