経理業務のクラウド化|システム導入で起こる変化とは

近年会計ソフトには大きな変化が見られます。それはインストール型の会計ソフトからクラウド型の会計ソフトへの移行です。

クラウド型の会計ソフトは、インターネットがあればどこでも利用可能。テレワークや在宅勤務制度の広がりを受け、多くの企業がクラウド型の会計ソフトへの移行を始めています。

今回はこのクラウド会計ソフトについてみていきましょう。

クラウド型とインストール型の違い

従来、会計ソフトはインストール型と呼ばれるソフトをパソコンにインストールして使用するタイプが主流でした。それが現在では、クラウド型と呼ばれるインターネット上にデータを保存するタイプが主流になりつつあります。

クラウド型:会計ソフトがインターネット上のクラウド内に保存されている
インストール型:データをインストールしたパソコン内に会計ソフトが保存されている

インストール型は会計ソフトや入力したデータがパソコン内に保存されます。そのため他者とデータの共有ができず、またデータが保存されているパソコンが故障してしまうと会計データまで壊れてしまう危険にさらされていました。

一方、クラウド型は会計ソフトと入力したデータがインターネットのクラウド内に保存されています。そのため、パソコンの影響を受けません。

しかし、クラウド型にはデメリットもあります。それは、インターネットにアクセスできる環境がないと会計ソフトを利用できないことです。インストール型は一度パソコンに会計ソフトをインストールすると、そのデータを呼び出して会計ソフトを起動できます。

一方、クラウド会計ソフトはインターネット上にあります。そのため、毎回パソコンをインターネットに接続し、データにアクセスしに行く必要があるのです。昔ながらの工房や事務所などまだインターネットに常時接続をして仕事をすることが主流になっていない職場には、クラウド会計ソフトは向いていないでしょう。

クラウドが注目される理由ークラウド会計ソフト導入のメリット

会計ソフトの主流がインストール型からクラウド型に移りつつあるのには理由があります。

  • インストール型に比べて安全にデータを保存できる
  • 他者との会計データの共有が簡単にできる
  • 会計ソフトのアップデートが自動で行われる
  • どこでも仕訳計上が可能

クラウド型にはインストール型にはないこれら4つのメリットがあります。このメリットが決め手となり、インストール型からクラウド型へ会計ソフトを移行する企業が相次いでいるのです。

メリット1:インストール型に比べて安全にデータを保存できる

クラウド型ではデータがインターネット上に保存されます。一方、インストール型の場合、データは会計ソフトをインストールしたパソコン内に保存されます。そのため、データが保存されているパソコンが故障してしまうと、会計データも壊れてしまったり初期化されてしまったりする危険性がありました。

しかし、クラウド型に移行すればその不安からは解放されます。例えメインで使用しているパソコンが壊れてしまったとしても、クラウド会計ソフトのIDとPWさえ覚えていれば他のパソコンを利用してログインが可能だからです。また、データはインターネット上に保存されているため、例えパソコンが壊れてしまったとしても影響を受けることはありません。

メリット2:他者との会計データの共有が簡単にできる

クラウド会計ソフトを利用すると他者とのデータ共有が容易になります。クラウド上の会計ソフトはアクセス権がある人であれば誰でも閲覧・編集が可能です。誰に起票や承認の権限を付与するかは会社によりますが、経理部員全員で同じ会計データを閲覧できるようになります。

一方、今までのインストール型は他者とのデータ共有が自由にできませんでした。会計ソフトをインストールしたパソコンでしか会計データにアクセスできなかったため複数名での作業や閲覧ができず、一時に1人しか会計ソフトを利用することができなかったのです。

メリット3:会計ソフトのアップデートが自動で行われる

インストール型の会計ソフトは定期的にソフトを買い直す必要がありました。ソフトのアップデートや法律の改正によって変更を余儀なくされた部分を、新しいソフトのデータを入れ直すことで変更する必要があったからです。

それに比べてクラウド型はこのような作業は不要です。クラウド上にある会計ソフトのアップデートや税改正への対応は、クラウド会計ソフトを提供しているベンダー側で行います。そのため、会計ソフトを利用するユーザー側は何もする必要がありません。

メリット4:どこでも仕訳計上が可能

クラウド会計ソフトはインターネットがあればどこでも利用可能です。パソコンやスマートフォン、タブレットなど各種デバイスにも対応しています。

では、インストール型はどうでしょうか。インストール型は会計ソフトをインストールしたパソコンでしか会計ソフトにアクセスすることができません。つまり、そのパソコンが会社に設置されている場合は、会社に出社しなければ会計ソフトを使えないことになります。

前述の通り、クラウド型は違います。クラウド型はインターネットと、会計ソフトに対応しているデバイスがあればどこでも利用可能です。自宅でも電車の中でも国外でも。ネットとデバイスがあればどこでも会計処理ができる仕組みになっています。

クラウド会計ソフトの導入で起こる変化

クラウド型の会計ソフトには上記4つのメリットがあります。インストール型からクラウド型の会計ソフトに移行すると、この4つのメリットによって会社には下記のような変化が起こります。

インストール型に比べて安全にデータを保存できる
→データのバックアップ作業が不要になる
→データ破損・紛失のリスクが低減

他者との会計データの共有が簡単にできる
→複数人での同時閲覧・作業ができるようになる

会計ソフトのアップデートが自動で行われる
→会計ソフトを買い直す費用が不要になる
→会計ソフトをアップデートする作業が不要になる

どこでも仕訳計上が可能
→会社以外の場所でも会計ソフトが利用できるようになる
→在宅勤務が可能になる

代表的なクラウド会計システムをご紹介

ここからは代表的なクラウド会計システムを3つご紹介します。

freee(フリー)

会計の知識がない方にも使いやすい会計ソフトです。銀行やクレジットカードとのデータ連携も可能。フリーランスや個人事業主の方に多く利用されています。

マネーフォワードクラウド会計

家計簿アプリで有名なマネーフォワードから提供されいてる会計ソフトです。マネーフォワードクラウド請求書やマネーフォワードクラウド経費、マネーフォワードクラウド給与といった経理に関連するソフトも多数リリースされており、各種システム間でのデータ連携ができるように設計されています。

弥生会計オンライン

インストール型の会計ソフトで有名な弥生会計のオンライン版です。現在インストール型の弥生会計をお使いの方にはおすすめのクラウド会計ソフトです。データ移行がスムーズに行えます。

まとめ

クラウド型の会計システムはインストール型に比べて多くのメリットがあり、今までのシステムではできなかった多くのことを実現してくれます。基本的にクラウド会計ソフトには無料の試用期間が設けられています。「まだ使ったことがない」「とりあえず試してみたい」という方はこの期間を利用してみてくださいね。

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