経理業務は正確性を求められる仕事です。しかし、人間である以上すべての業務をミスなく行うことはできません。ヒューマンエラーは必ず発生してしまいます。
経理業務ではどのようなミスが発生し得るのでしょうか？経理にありがちなミスは「二重計上」と「計上漏れ」の2つです。
経理にありがちなミス
経理は正確にミスなく仕事を行うことが求められる職種です。しかし、どれだけ気を付けていても人間である以上ミスをしてしまうこともあります。
経理にありがちなミスは「二重計上」と「計上漏れ」です。まずは二重計上からみていきましょう。
二重計上とは？
二重計上とは同じ仕訳を2回計上してしまうこと。その原因にはこれらのことが考えられます。
- 同じ請求書が2通、経理に提出されていた
- 計上したことを忘れていた
- 経理内で連携が取れておらず、複数名が同じ仕訳を計上した
- クレジットカードの売上票（お客様控え）とレシートの両方で仕訳を計上してしまった
- 売上の請求書が情報変更前と後で2通発行され、どちらも仕訳が計上されてしまった
二重計上は非常にありがちなミスですが、気が付かないまま決算を迎えてしまうと税金額が狂ってしまい、会社に大きな影響を与えてしまう可能性のあるミスです。
売上を2回計上してしまうと、その分納めるべき税金額が増えてしまいます。また、費用を2回計上してしまうとその分利益が減り、納めるべき税金額を不当に減らしてしまうことに繋がります。
計上漏れとは？
計上漏れとは本来計上すべき仕訳の起票が漏れてしまうこと。その原因にはこれらのことが考えられます。
- 起票を忘れてしまった
- 起票後承認をもらい忘れてしまった（承認が必要なシステムの場合）
- 領収書・レシートの経理への提出が忘れられていた
- 売上の請求書の発行を忘れていた
- 在庫確認を怠ってしまった
- 在庫があることを知らなかった
- 領収書・レシートを紛失してしまった
日本企業は企業会計原則に基づき、発生したタイミングで費用の仕訳を計上することが求められています。請求書やレシートの紛失・提出忘れなどが起こると、費用の仕訳を正しい月に計上することができません。請求書やレシートの紛失に気が付かないままでいると、仕訳が計上できず計上漏れのまま決算を迎えてしまうことになります。
請求書やレシートの紛失に期中で気が付いた場合は、紛失や提出忘れに気がついたその月に費用の仕訳を計上することになります。そうなると本来計上すべきであった月より遅い月に仕訳を計上することになりますよね。このような状態を「月ズレ」と呼びます。
発生したタイミング（月）で仕訳が計上できていない、いわゆる「企業会計原則に反している」状態を引き起こしてしまうことになります。
これは売上にしても同じことです。売上は企業会計原則に基づき、その売上が実現したタイミングで仕訳を計上する必要があります。
しかし、請求書を経理に提出し忘れてしまうと、提出忘れに気が付いた月での仕訳計上となり、本来売上の仕訳を計上すべきだったタイミング（月）と別の月に実績が反映することになってしまいます。
ミスを防止する・早期発見するコツ
これらのミスを防止するには、経理側・経理へ情報を連携する側、そのどちらもが正確に作業を行えるようにならなければなりません。
経理側
経理側はまず正確に作業を行うことが必要になってきます。一人で作業を行うとどうしてもミスが出てきてしまうため、可能であれば承認者や副担当者を付けるなどして複数人で作業を行うようにしましょう。
月次決算が終わった後、貸借対照表や損益計算書を注意深く確認することも忘れてはいけません。いつもより多い費用はないか、また毎月売上のある会社の売上が抜けていないかなど、決算書を注意深く確認することは早い段階でミスを発見することに繋がります。
また、予実分析もしっかりと行いましょう。予算と実績で大幅にズレが発生している場合、何らかのミスが起こっている可能性があります。このようなところから、地道にミスを発見していきましょう。
経理へ情報を連携する側
経理へ情報を連携する側も上記と同様のことが言えます。売上や費用の請求書を経理に連携する際、本当に連携したのかどうか・その金額であっているのかどうか等、部署内の複数に人で確認することができればベストです。
しかし、そうは言ってもすべての会社でダブルチェックの体制に移行できるわけではありませんよね。そのような場合は、ITツールを活用して人が行う作業自体を減らしていきましょう。
ミスを起こさないためのITツールの紹介
どんなに気を付けていても、人が作業を行っている以上ミスを完全になくすことはできません。では、どうすればいいのでしょうか？
すべての原因に対応できるわけではありませんが、人が行っている作業をIＴツールに置き換えることでミスを減らすことができます。
ITツールは人と違ってミスをしません。これからご紹介するITツールを活用すれば、二重計上や計上漏れの一部の原因を失くすことができます。
sweeep：請求書の回収を自動化
sweeepはお客様から請求書をオンラインで受け取り、経理へ回付するシステムです。システム上で勘定科目の指定もでき、そのデータをそのまま会計システムに連携させることができます。
sweeepを利用すると、経理で起り得るこれらのミスを防止できます。
- お客様から受け取った請求書を経理に連携し忘れてしまった（計上漏れ）
- 請求書の確認はしたが、仕訳を起票するのを忘れてしまった（計上漏れ）
- 経理に請求書を提出する際、同じ請求書を2枚提出してしまった（二重計上）
- 仕訳を計上したことを忘れてもう一度起票してしまった（二重計上）
マネーフォワードクラウド請求書：請求書の発行～仕訳をダイレクトに行う
マネーフォーワードクラウド請求書は、請求書をオンラインで発行するシステム。システム上で発行された請求書の情報は仕訳となり、自動的に会計システム（マネーフォワードクラウド会計・確定申告、またはマネーフォワードクラウド会計プラス）へ連携されます。
マネーフォワードクラウド請求書を利用すると、経理で起り得るこれらのミスを防止できます。
- 発行した請求書を経理に連携し忘れてしまった（計上漏れ）
- 受け取った請求書の確認はしたが、仕訳を起票するのを忘れてしまった（計上漏れ）
- 経理に請求書を提出する際、同じ請求書を2枚提出してしまった（二重計上）
- 仕訳を計上したことを忘れてもう一度起票してしまった（二重計上）
まとめ
経理業務はミスができない業務です。しかし、経理も人間である以上どうしてもミスは起ってしまいます。
それらを防止するためにITツールを活用しましょう。人間なら見逃してしまうことも、ITツールは見逃しません。人間なら忘れてしまうことも、ITツールなら忘れたりはしません。人が行うべき作業を減らせば、人に起因して発生するミスは減らすことができます。
上記でご紹介したツールは、さまざまあるツールの中のごく一部に過ぎません。いろいろなツールを比較検討し、自社で起っているミスにとって一番有効なITツールを導入するようにしましょう。
