総勘定元帳は主要簿の一つ。数ある会計帳簿の中でも重要な書類です。総勘定元帳をみると、ある勘定科目でどのような取引が行われたのかすぐに確認することができます。また、残高も一目で確認ができる便利な帳簿です。
今回は総勘定元帳とはどのような帳簿か、またどうやって作成するのかについて解説していきます。
総勘定元帳とは？
総勘定元帳とは仕訳のすべてを科目ごとにまとめた帳簿のこと。読み方は「そうかんじょうもとちょう」です。略して「総勘（そうかん）」とも呼ばれています。総勘定元帳は法人の決算や個人事業主の確定申告（青色申告）で税務署に提出を求められる書類です。
帳簿は企業を会計面からみる際に欠かすことの出来ない書類です。帳簿には主要簿と補助簿の2種類があり、総勘定元帳は主要簿に該当します。
主要簿についてはこちらの記事を参考にしてください。
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帳簿全体については、こちらで詳しく解説しています。
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総勘定元帳と仕訳帳の関係
主要簿には仕訳帳と総勘定元帳の2つの帳簿が該当します。この2つには強いつながりがあり、総勘定元帳を作成するには仕訳帳の利用が必要不可欠です。
仕訳帳とは会社で発生したすべての仕訳を日付順にまとめた帳簿のこと。総勘定元帳はこの仕訳帳から発生した仕訳内容を科目ごとに転記して作成します。
仕訳帳から総勘定元帳に転記するときには、仕訳に登場した勘定科目の専用のページを開いて転記を行います。総勘定元帳は科目ごとにページが分かれており、あるページは売掛金科目の総勘定元帳、またあるページは地代家賃科目の総勘定元帳といったように、お目当ての勘定科目のページを探して仕訳帳から転記を行う仕組みです。
ある勘定科目、例えば売掛金科目の総勘定元帳のページを開けば、売掛金が関わった仕訳内容がすべて確認できるように作られています。
総勘定元帳が作成される目的
総勘定元帳は、科目ごとの残高や取引の把握を容易にするために作成されています。
総勘定元帳と同じく全仕訳が記録されている帳簿に仕訳帳があります。仕訳帳は日付順に仕訳が並んでいるため、ある特定科目の残高を知りたいと思ったときには1ページ目から最終ページまで仕訳帳のすべてを確認し、知りたい科目の仕訳を全て抜き出して一つずつ残高を足し引きしなければなりません。
ある特定の科目の取引内容を確認したいときにも同様です。仕訳帳の全ページを確認していくことになってしまいます。
それではあまりに確認作業が煩雑なため、科目ごとに残高や取引内容が確認できる総勘定元帳が作られているのです。
総勘定元帳の基本の書き方
総勘定元帳を作成するには、まず仕訳帳を作成しなければなりません。
1．仕訳を切る
2．仕訳帳を作成する
3．仕訳帳から総勘定元帳に転記をする
このように、総勘定元帳は仕訳帳から仕訳を転記することで作成されます。仕訳や仕訳帳の作成方法についてはこちらの記事を参考にしてください。
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こちらは総勘定元帳の一例です。今回は現金勘定についてみていきます。
日付：取引が発生した日
摘要：相手方の勘定科目
仕丁：仕訳が記載されている仕訳帳のページ数（会計システムで作成の場合はありません）
借方：借方勘定科目に発生した金額
貸方：貸方勘定科目に発生した金額
残高：その日時点の残高
一番目4/1の内容を解説します。この行では4月1日に現金400円を支出し、その相手方勘定が租税公課であることが表されています。この取引の結果、4/1時点の現金残高は399,600円となりました。
1行目を仕訳にするとこのようになります。
総勘定元帳の借方と貸方はどちらか一方、仕訳で現金勘定に動きがあった方にのみに金額を書きます。借方と貸方のどちらに金額を記載すべきかはその勘定科目の分類によって異なっており、現金勘定の場合は入金があれば借方に、出金があれば貸方に金額を記入します。
借方：資産の増加、負債・純資産の減少、収益の戻し、費用の発生
貸方：資産の減少、負債・純資産の増加、収益の発生、費用の戻し
勘定科目の分類についてはこちらの記事で解説がしています。
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近年、仕訳は会計システムで起票している会社や個人事業主がほとんどです。それに合わせて、総勘定元帳の作成も紙の帳簿やノートから会計システムでの作成に移行が進んでいます。
会計システムで仕訳を起票すると、総勘定元帳を始めとする帳簿はシステム上自動的に作成されます。そのため、現在では自ら総勘定元帳を作成するケースはあまり多くはありません。
しかし、作成方法がわからなければ、総勘定元帳の読み方や仕訳とのつながりを理解することは難しいでしょう。基本の理解をおざなりにすることなく、しっかり学ぶ必要があります。
総勘定元帳と青色申告
総勘定元帳は青色申告で提出が必要な書類です。青色申告とは確定申告の方法の一つ。もう一つの申告方法に、白色申告があります。
青色申告は白色申告に比べて、節税効果が得られる所得控除が豊富です。しかし、青色申告で確定申告を行うには、白色申告より厳しい条件をクリアしなければなりません。その条件には、青色申告承認申請書の提出や複式簿記での記帳があり、この総勘定元帳の提出も義務として行う必要があるのです。
白色申告では総勘定元帳の提出を求められないため、帳簿作成の手間を削減することができます。その反面、控除を受けられる金額が青色申告より減ってしまい、税金額が高くなってしまいます。個人事業主の方は自分にとってどちらのメリットが大きいのか検討するようにしましょう。
まとめ
総勘定元帳は仕訳を勘定科目ごとにまとめたもの。売掛金科目の総勘定元帳、現金科目の総勘定元帳、売上の総勘定元帳といった具合にページごとに違った科目の総勘定元帳を確認できます。
お目当ての勘定科目のページを開くと、その科目でいつ・いくら・どのような（相手方勘定科目）取引があり、現在の残高がいくらあるのか確認できる仕組みです。すべての仕訳を日付ごとに記録している仕訳帳とは違って、勘定科目ごとの内容を把握するのに適した会計帳簿となっています。
総勘定元帳は仕訳帳から仕訳を転記して作成されます。最近は仕訳自体を会計ソフトで記帳することが多く、それに合わせて総勘定元帳も会計ソフトで作成されるケースがほとんどとなっています。仕訳起票後は必ず総勘定元帳を確認し、想定通りに残高が増減しているかどうか確認するようにしましょう。
