現金出納帳は会社の現金の流れを記録する帳簿です。現金を使ったときには何にいくら使ったのかを記録し、またその逆になぜ入金があったのかも記録していきます。
今回は現金出納帳の基本についてみていきます。まだ現金出納帳を作成したことがない方におすすめの記事です。「現金出納帳とは何か？」「また現金出納帳はどう書くのか？」といった基本的なことから、現金出納帳と小口現金出納帳の違いまで解説していきます。
現金出納帳とは？
現金出納帳とは、現金の入出金を管理するための帳簿です。現金に動きがある都度、リアルタイムで記帳を行います。
現金出納帳は必ず作成しなければならない帳簿ではありません。現金を持っていない会社では作成する必要がなく、作成する・しないの選択は会社側に任されています。このような帳簿のことを「補助簿」と呼んでいます。
補助簿についてはこちらの記事を参考にしてください。
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現金出納帳と小口現金出納帳の違い
現金出納帳とよく似た帳簿に「小口現金出納帳」があります。小口現金出納帳とは、小口現金（少額の現金）の入出金について記録するための帳簿のこと。現金出納帳と小口現金出納帳の違いは、一言で言ってしまうと「金額の大小」にあります。
小口現金出納帳は日常の些末な現金支出を管理するための帳簿。例えば、現金で切手を1枚購入したり、お茶を1本購入する場合が該当します。消耗品費や会議費など、日常的な少額の支出を管理しています。
一方、現金出納帳はもう少し大きな金額を管理した帳簿です。例えば、お客様から売上金が現金入金された場合。または、災害時用にまとまった額の現金を会社に保管する場合。そして、小口現金に減った金額を補充する場合などが該当します。
小口現金出納帳は小口現金を持っている部署ごとに作成されているケースが多く、現金出納帳は基本的に経理または財務が会社でひとつ作成をしています。
現金出納帳はなぜ必要か？
現金出納帳は現金の入出金を把握するため、そして不正や紛失を防止するために作成されます。帳簿として現金の動きを毎回記録することで、いつ・何に・いくら使用したのかがわかるようにする仕組みです。この現金出納帳の記録をもとに仕訳を起票します。
また、帳簿として記録を残すことは、不正や紛失の防止にも効果的です。毎回記録をしなれば残高が合わなくなってしまうため不正に現金を持ちだすことは難しくなります。また、残高を数える必要があるため、もし紛失してしまったとしてもすぐに気がつくことができます。紛失当日に調査をすれば、封筒からの出し忘れやお釣りの受け取り忘れなどに気が付けることもあるでしょう。
現金出納帳の具体的な書き方
現金出納帳は基本的に小口現金に比べて大きな金額の入出金が記載されるものです。しかし、小口現金を持っている部署が会社内に複数存在しない場合には、現金出納帳と小口現金出納帳を合わせて１つの帳簿としています。
例えば、個人事業主の方や、他部署や支店に小口現金を持たせていない中小企業などがそうです。小口現金を持っているのが経理・財務だけである会社の場合は、小口現金出納帳を作成せず、現金出納帳のみで小口現金・現金の管理を行います。
下記図ではこちらのケースで例をみていきます。
【記載項目】
日付：現金の入出金があった日付
勘定科目：現金の相手方勘定科目
摘要：現金を入出金した理由（内容）
収入：現金の入金があったときに金額を記入
支出：現金の出金があったときに金額を記入
残高：その時点で残っている現金の金額
記載項目を参考に、上記の図にどのようなことが書かれているのか具体的にみていきましょう。
【4月1日】
4月になったので新しいページになりました。この日入出金はなく、先月から繰り越された残高が300,000円残っていることがわかります。
【4月5日】
収入印紙を購入するため、2,000円支出があったことがわかります。繰越残高の300,000円から2,000円を支出したので、残高は298,000円になりました。
【4月12日】
トイレットペーパー購入のため、400円の支出。収入印紙を購入した5日から12日まで現金の入出金はなかったため、残高は298,000円ありました。そこから400円使用したため、残りは297,600円となります。
【4月30日】
月末なので締め作業を行います。現金出納帳は、現金の入出金があった都度リアルタイムで記帳を行うものです。使用頻度が高い場合は毎日、ほとんど使用していない場合でも毎月月末には実際の残高と帳簿上の残高の照合を行います。
帳簿上の残高は297,600円です。帳簿上の残高と金庫の中にある現金が一致するかどうか、実際に指で数えて計算してみましょう。もし一致していない場合、差額を調査する必要があります。書き漏らしている入出金はないか、またお釣りを金庫に戻し忘れていないかなど確認を行いましょう。
残高に問題がなければ、減った金額を補充します。今回は2,400円の補充を行い、残高は300,000円となりました。
まとめ
現金出納帳は現金の入出金を記録する帳簿です。現金がない会社の場合作成義務はなく、補助簿に該当します。入出金の管理や不正・紛失防止に役立っています。
現金出納帳には、日付・相手方勘定科目・摘要内容・金額・残高を記載します。これらは仕訳の元にも利用されるため、詳細に記載した方が後々便利でしょう。
もし帳簿上の残高と金庫にある現金残高が合わないときには、調査を行う必要があります。記載忘れはないか、お釣りの入金忘れはないかなど心当たりを探して残高を一致させるようにしましょう。
