会計帳簿は主要簿と補助簿の2種類に分類できます。補助簿とは主要簿を補助するための帳簿です。今回はこの補助簿についてみていきます。
現金出納帳や売掛金元帳、固定資産台帳などが補助簿に該当します。実はこの補助簿は、会社ごとに作成されている帳簿が違っているのです。補助簿は事業の内容や会社の状況によって、作成すべきものと不要なものが異なっているからです。そのため、会社によって「ある帳簿」と「ない帳簿」が存在することになります。
補助簿とは？
補助簿とは主要簿を補助するために作成される帳簿です。主要簿とは仕訳帳と総勘定元帳のこと。この2つの帳簿をみると会社の仕訳をすべて把握することができます。そのため、会計上とても重要な帳簿になります。
主要簿についての詳細はこちらの記事を参考にしてください。
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帳簿全体に関してはこちらの記事をご覧ください。
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補助簿の目的
主要簿の情報を補助するため、補助簿はさまざまな観点から作成されます。主要簿には仕訳のすべてが記録されており、会計上の記録を日付順に全部追っていきたいときに役立ちます。
その反面、主要簿は特定の科目や取引先別の詳細をパッと確認したいときには向いていません。ボリュームが多すぎて、欲しい情報を見つけるまでに時間がかかり過ぎてしまうからです。
また、もし知りたい情報が「A社との仕入履歴」であった場合、主要簿からこの情報をもれなく拾っていくためには、主要簿を1ページ目から最終ページ目まですべて確認し、A社からの仕入であると思われる履歴をすべて探していく必要があります。その上で「A社からの仕入の合計額」も知りたい場合は、一つずつの仕訳を合算して金額を算出しなければなりません。
しかし、補助簿として仕入帳を作成していれば「A社の仕入先元帳」のページを開きさえすれば、一目ですべての履歴を確認できます。主要簿のときのように仕訳を合算していく必要もありません。
このように、補助簿は主要簿からは得られない情報を得るため、また作業の迅速化のために作成されます。
補助簿の種類ー補助元帳と補助記入帳
補助簿は「補助元帳」と「補助記入帳」の2種類に分類されます。補助記入帳は各勘定科目で1つのみ作られ、日付順に出入りまたは増減が記録されているものです。
一方、補助元帳は1つの科目でも複数作られるケースがあります。例えば、売掛金元帳を取引先ごとに分類した場合です。A社の売掛金元帳・B社の売掛金元帳・C社の売掛金元帳・D社の売掛金元帳といった具合に、複数の売掛金元帳が作成されます。各社ごとの売掛金元帳の残高を合算すると、総勘定元帳の売掛金科目の残高と一致することになります。
【補助元帳】
売掛金元帳：売掛金の出入りを取引先ごとにまとめた帳簿（得意先元帳）
買掛金元帳：買掛金の出入りを取引先ごとにまとめた帳簿（仕入先元帳）
商品有高帳：商品の出入りを商品ごとにまとめた帳簿
固定資産台帳：固定資産の出入りを商品ごとにまとめた帳簿
【補助記入帳】
現金出納帳：現金の入出金とその理由、相手先科目などの詳細を記録した帳簿
当座預金出納帳：当座預金の入出金とその理由、相手先科目などの詳細を記録した帳簿
小口現金出納帳：小口現金の入出金とその理由、相手先科目などの詳細を記録した帳簿
売上帳：売り上げた商品の種類・価格・数量や取引先などの詳細を記録した帳簿
仕入帳：仕入れた商品の種類・価格・数量や取引先などの詳細を記録した帳簿
受取手形記入帳：受取手形の増減とその理由、満期日や裏書譲渡などの詳細を記録した帳簿
支払手形記入帳：支払手形の増減とその理由、満期日や裏書譲渡などの詳細を記録した帳簿
補助簿は上記すべてを作成しなければいけないわけではありません。現金を所持していない会社では現金出納帳を作成する必要はなく、また手形を扱っていない会社では受取手形記入帳や支払手形記入帳を作成する必要はありません。事業の種類や会社の状況に合わせて、必要な補助簿のみ作成をすることになります。
補助簿の書き方
補助簿は主要簿より入出金・増減の理由を詳細に記載する必要があります。
上記現金出納帳を例にしてみていきましょう。これを見ると、いつ（日付）・何の理由で（勘定科目と摘要）・いくら（収入と支出）現金が動いて・今いくらあるのか（残高）が一目でわかります。
補助簿はこのようにメインとなっている勘定科目（または取引先や商品など）がどのように動いていったのか詳細を記入していきます。
まとめ
補助簿は主要簿を補助するための帳簿で、補助元帳と補助記入帳の2種類があります。どの補助簿を作成するかは会社によって違っています。自社の事業の内容や状況によって必要な帳簿を作成し、逆に不要な帳簿は作成しません。
主要簿に比べて、補助簿は取引の内容を詳細に記録していきます。そうすることで、補助簿の題名になっている勘定科目（または商品や資産など）については「この帳簿を見ればすべて内容がわかる」状態にするためです。
主要簿はすべての取引を確認するのに向いていますが、勘定科目ごとや取引先ごとの情報を知りたい場合、余計な情報が多すぎて迅速に欲しい情報をピックアップすることができません。その情報を迅速に把握するために補助簿の作成が必要となります。
