複数メンバーでのプロジェクトの進捗管理をするならNotionが最適です！これまで2回にわたってそのメリットと初めに行うテーブルの設定について解説してきました。
テーブルが作成できたら、次はプロジェクトメンバーの追加です。今回はゲストメンバーの追加とメンバー専用のページの作成について解説していきます。
ゲストメンバーの追加
進捗管理のテーブルを作成したページに、プロジェクトメンバーを追加していきましょう。
すでに同じ組織にいてNotionにいるメンバーならページを見る権限が与えられていることが多いですが、外部の組織にいるメンバーはNotionに招待をする必要があります。
Notionでは、ページごとにメンバーの追加やアクセス権の設定が可能です。
まずは外部の組織のメンバーを、ゲストメンバーとして追加していきましょう。右上にあるShareをクリックし追加したいメンバーのメールアドレスを入力後、Add peopleをクリック。
ゲストメンバーを追加したらアクセス権を編集します。さきほどのShareからFull accessと書かれている下矢印をクリックすると、そのメンバーのアクセス権を編集することができます。
与えられる権限は4種類。それぞれ可能なことは以下の通り。
- Full access：別ユーザへの権限付与・編集削除・コメント・閲覧
- Can edit ：編集削除・コメント・閲覧
- Can comment：コメント・閲覧
- Can view ：閲覧
ページを複数の階層にした場合は、下のページにもそのメンバーとアクセス権は適用されるので注意が必要です。もし下層ページを別のアクセス権にしたい場合は同様の手順で変更します。
メンバー専用のページを作成
メンバーを追加できたらメンバー専用のページの作成です。全てのメンバーのプロジェクトの進捗がひとつのテーブルに混在していると、管理者は見やすいですがメンバーにとっては自分の進捗を把握しにくいですよね。FilterやSort機能でそのテーブルの見せ方を変えることもできますが、もし他のメンバーが見ていたら表示が連動してしまうため、複数メンバーでの同時作業が難しくなってしまいます。
その事態を回避するには、各メンバーの専用ページを作成し、もとのテーブルを参照すること。
下記でその方法を解説していきます。
１．メンバーの専用ページを新規作成
同じ階層か、下の階層に追加したいメンバーのページを作成しタイトルを入れます。
２．もとのテーブルを参照する
タイトルの下に「/linked（スラッシュリンクド）」と打つと「Create linked database」と候補が出てくるのでそれを選択します。
３．該当するテーブルを選択
候補のテーブルが出てくるので該当のテーブルを選択します。
これで元のテーブルを参照したテーブルが表示できました。テーブルに新規項目の追加をした時や内容を変更した時は同期しますが、Viewの変更やSort、Filterは元のテーブルに干渉しません。
そこで、該当メンバーの項目だけが表示されるようFilterしてあげましょう。
４．特定の項目だけを表示
作成したメンバー専用ページのテーブルのFilterをクリックし、テーブルのメンバーの値が該当者になるよう選択します。
５．テーブルの確認
これで作成したメンバー専用のページに、その方だけのテーブルが表示されるようになりました。
まとめ
さて、今回はゲストメンバーの追加からメンバー専用のページ作成までを解説していきました。自分が関わる項目だけ表示されていれば、状況が把握しやすいですし、すぐに次の仕事にも取り掛かりやすいですよね。
さて、次はより効率的な運用を推進するために、テーブルのフィルター機能を解説していきます。
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