仕訳帳・総勘定元帳の2つは主要簿と呼ばれる会計帳簿の一種です。これらの帳簿は数ある会計帳簿の中でも特に重要なものとして扱われています。法人の決算や個人事業主の確定申告にも関りのある書類です。
今回はこの主要簿の目的と書き方についてみていきます。
主要簿とは？ー仕訳帳・総勘定元帳のこと
経理書類の中でも欠かすことの出来ない重要な書類に、仕訳帳と総勘定元帳があります。総勘定元帳は略して「総勘（そうかん）」とも呼ばれています。
仕訳帳：日々のお金の動き・取引の流れを仕訳として記録した帳簿
総勘定元帳：勘定科目ごとに仕訳をまとめた帳簿
仕訳帳は日々の仕訳をまとめたものです。総勘定元帳は仕訳を勘定科目ごとにまとめたもの。仕訳をすべて見たいとき、または日付順に追いたいときには仕訳帳を、仕訳を勘定科目ごとに確認したいときは総勘定元帳を使用します。
主要簿と補助簿
仕訳帳と総勘定元帳は、どちらも会社のお金の動きや取引の流れを記録した会計帳簿です。2つ合わせて主要簿と呼ばれています。
帳簿には大きく分けて主要簿と補助簿があります。主要簿は上記2つ、そして補助簿には現金出納帳・預金出納帳・固定資産台帳・売掛金元帳・買掛金元帳など複数の帳簿が該当します。補助簿は主要簿を補助する目的で作られており、主要簿だけでは足りない情報を補う存在です。
帳簿についてはこちらの記事で詳しく解説しています。
会社のお金は帳簿によって記録されています。いつ・いくらで商品を売ったのか、またそのためにいくらのお金が必要だったのかなど、お金の面から会社で起こった取引のすべてを記録しているのが会計帳簿です。 今回は「そもそも帳簿とは何なのか？」「帳[…]
補助簿の詳細はこちらを参考にしてください。
主要簿には会社のお金の動きや取引の流れが記録されている
主要簿には、いつ・どこに・なぜ・いくら支払ったのか（いくら入金されたのか）が記録されています。そのため、1月1日から順に帳簿をめくっていくと、毎日どのようにお金や取引が動いていったのか把握できる仕組みです。
この主要簿にはお金に関係のない仕訳も記録されています。引当金の積立や資産の減価償却などがそうです。主要簿には会社として仕訳を切る必要のあるすべての仕訳が記録されており、資産・負債・純資産・収益・費用のすべての流れを確認できるようになっています。
主要簿の目的
仕訳帳と総勘定元帳は会社経営にとって欠かせない書類です。経営状態や取引の流れを確認するために使用され、決算書の作成にも関わってきます。
経営状態や取引の流れを確認するため
主要簿をみれば、その会社で起票されたすべての仕訳を確認できます。そのため、取引やお金に関することで過去の処理を調べたい・不明な処理が見つかった場合には、主要簿を調べればその理由を特定できる仕組みです。
主要簿は経営状態や取引の流れを把握するために必要不可欠な書類なのです。
決算書を作成するため
主要簿は決算書の元となる書類です。主要簿の記録をもとに決算書は作成されます。
決算書は法人の決算、及び個人事業主の確定申告で必要になる書類です。法人はもちろんのこと、個人事業主で青色申告を行う方にも決算書の作成が義務付けられています。
決算書及び主要簿を作成するためには、事業の取引やお金の流れを日々仕訳として記録を残していかなければなりません。
主要簿の書き方
仕訳帳や総勘定元帳を書くには、仕訳の書き方を理解していなければなりません。そのため、まず仕訳の書き方について解説していきます。
仕訳の書き方
仕訳とはひとつの取引を「借方（かりかた）」と「貸方（かしかた）」に分け、勘定科目と金額を用いて取引の内容を表したもののこと。借方と貸方にはいつも同額となり、つり合いが取れるようになっています。
勘定科目とは「現金」「給料賃金」「売掛金」「商品」「売上」などといった名称のこと。取引の具体的な内容を表しています。
例）従業員へ給料300,000円を現金で支払った
この取引を仕訳にしてみましょう。
この場合、給料の勘定科目は「給料賃金」であることがわかります。勘定科目の名称は会社によって多少異なっていますので、実際に仕訳を切るときには自社の勘定科目を確認しましょう。
借方・貸方は取引の内容によって、どちら側になるのかが変わってきます。
借方には資産が増えたときや費用が発生したときに記載します。例えば、現金を受け取ったときは借方に金額を記入することに。逆に資産が減ったり費用の戻しが発生した場合には、貸方に記載が必要です。現金を使ったときは貸方に金額を記入してください。
一方、貸方には負債や資本が増えたとき、または売上があったときに記載をします。そのため、金融機関からお金を借りたとき（借入金）は貸方に記入が必要です。逆に負債や資本が減ったとき、仕入があったときには借方に記載することになります。借入金を返済した場合は借方に記入を行います。
借方：資産の増加、費用の発生、負債・資本の減少、仕入の発生
貸方：資産の減少、費用の戻し、負債・資本の増加、売上の発生
最初は混乱しますが、仕訳を切る数が増えるほどに慣れてきます。根気強く覚えるようにしましょう。
仕訳帳の書き方
ここからは仕訳帳の書き方を解説します。仕訳帳はひとつの取引につき1行、または複数行使用して取引内容を記録するものです。
日付：取引が発生した日付
番号：仕訳の通し番号
元丁：総勘定元帳へ転記したページ数
借方勘定科目：借方の勘定科目
借方：借方の金額
貸方勘定科目：貸方の勘定科目
摘要：取引相手や購入品名など取引において必要な情報
個人事業主の方は1月1日を先頭に上から日付順に取引を記録していきます。そのため、最終ページには12月31日の取引が記入されます。
法人の方は会社の決算月によって開始日を変える必要があり、4月始まり（＝3月決算）の会社の場合は4月1日が先頭になり、最後に来るのは3月31日です。
総勘定元帳の書き方
総勘定元帳は仕訳帳の仕訳を勘定科目ごとにまとめたものです。そのため科目ごとにページがわかれています。下の図は総勘定元帳の「現金」勘定のページです。仕訳帳から現金勘定が登場する仕訳を転記すれば作成できます。
日付：取引が発生した日付
摘要：相手方の勘定科目
仕丁：転記してきた仕訳帳の該当ページ
借方・貸方：取引の内容によって、どちらか一方に金額を記載
残高：該当の勘定科目（上記の場合は現金）の残高
記載順は仕訳帳と同じです。個人の場合は1月1日に始まり、12月31日で終わります。法人の場合は会社の決算月によって異なります。
借方・貸方にはどちらか一方のみ金額を記載します。どちらに記載すべきかは仕訳の章で説明した方法と同様です。
借方：資産の増加、費用の発生、負債・資本の減少、仕入の発生
貸方：資産の減少、費用の戻し、負債・資本の増加、売上の発生
例えば現金の支払を表したい場合、貸方に金額を記入します
帳簿の作成には会計ソフトを利用しよう
最近では仕訳帳や総勘定元帳を手書きで作成する会社は少なくなっています。個人事業主の場合も同様です。その理由は会計ソフトの発達にあります。
近年ではダウンロード型、またはクラウド型の会計ソフトを利用して帳簿を作成することが一般的。基本的にほとんどの会計ソフトでは、仕訳と必要な情報を入力するとその情報をもとに自動的に各種帳簿が作成されます。
仕訳数が増えてきて帳簿作成が大変なときには、会計ソフトの導入を検討してみましょう。
まとめ
主要簿には仕訳帳と総勘定元帳があります。これらの帳簿は会社の経営状態や取引の流れを把握するのに欠かせない書類で、会社の決算や個人事業主の確定申告に必要な決算書の元資料にもなるものです。
どちらも経理処理では欠かすことの出来ない書類です。それぞれの特徴を覚えて、うまく活用していきましょう。
