会社のお金は帳簿によって記録されています。いつ・いくらで商品を売ったのか、またそのためにいくらのお金が必要だったのかなど、お金の面から会社で起こった取引のすべてを記録しているのが会計帳簿です。
今回は「そもそも帳簿とは何なのか？」「帳簿はなぜ必要なのか？」「また、個人事業主やフリーランスでも帳簿は付けなければならないのか？」など、わかっているようでわかっていない帳簿の基本的なことについてみていきます。
帳簿の概要
帳簿とは、取引やお金の流れ・資産の状況などを記録した帳面であり、会社にとって欠かすことのできないものです。「会計帳簿」とも呼ばれています。
帳簿をみれば会社の経営状態や資産の状況を把握できます。そのため、経営者が適切な経営判断を下す材料として利用されているのです。
そもそも帳簿とは？
帳簿は会社のお金の流れや事業の取引内容を記録したものです。取引があった日付・金額・支払内容・取引相手などの情報が記録されています。もう少し大枠でみると、売上や費用、利益や資産・負債の状況などが記載されています。
記録されているのは社外との取引だけとは限りません。部署同士でどのような処理を行ったのかや、また社内でどのような会計判断を行ったのかを記録するものとしても利用できます。
帳簿をみると「この会社でどのようなことが行われたのか」をお金の側面からすべて把握可能なのです。
帳簿はなぜ必要なの？
帳簿を作成すると、取引やお金の流れを正確に把握できます。いくらで仕入れて、いくらで売れて、またいくら利益が出たのか。このような商売の根幹ともいえる情報が掴めます。
逆に帳簿として残していなければ、売り上げに対して利益がいくら出たのかや経費がいくらかかったのか把握することができず、商売が軌道に乗っているのかどうか判断することが難しくなります。
そのため、日々帳簿で記録をつけることは、会社の経営状態をリアルタイムで把握し、適切な経営判断を行うために必要な行為です。
また、帳簿は最終的に決算書になります。決算書は各種帳簿から情報を収集して作成され、作成された決算書は確定申告で使われたり、経営の判断材料となったりします。
帳簿の種類ー帳簿には何があるの？
帳簿は主要簿と補助簿の二種類に分けられます。
【主要簿】
・総勘定元帳
・仕訳帳
【補助簿】
・現金出納帳
・預金出納帳
・小口現金出納帳
・固定資産台帳
・売掛金元帳
・買掛金元帳
主要簿はどこの会社でも必ず作成する必要のある帳簿です。一方、補助簿は主要簿の情報を補うための帳簿であり、必要に応じて作成します。
帳簿の保存期間に注意しよう
帳簿は保存期間が法律で定められています。決算書の作成が終わったからといって自由に破棄できるものではありません。
法人は、帳簿を備え付けてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成又は受領した書類(以下「書類」といい、帳簿と併せて「帳簿書類」といいます。)を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければなりません。
引用：国税庁｜No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法
この帳簿には、総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などが該当し、主要簿及び補助簿共に7年間の保存が必要であることが分かります。
但し、欠損金が生じた事業年度においては保存期間が10年間に延長されます。忘れないように注意しましょう。
個人事業主・フリーランスでも帳簿は必要？
個人事業主やフリーランスの方でも帳簿は必要です。これらの方が事業を行って得た収益は事業所得となり、確定申告にて申告を行うことになります。その際帳簿を利用して申告書を作成します。
もし帳簿がなければ、1年間の売上がいくらで、また経費がいくらかかったのかという基本的な数値を把握することができません。そのため、個人事業主やフリーランスの方でも日々帳簿付けが必要となってくるのです。
帳簿の中でも主要簿の作成は必須となりますが、補助簿はすべて作成する必要はありません。固定資産がなければ固定資産台帳は不要であり、また仕入を伴う事業ではないのならば買掛金元帳は必要ありません。必要な帳簿を選んで作成するようにしましょう。
まとめ
会社のお金の流れや取引内容を記した帳面が帳簿です。会社の経営状態を正確に把握するには帳簿の情報が必ず必要になります。いつ・いくら商品が売れ、またその原価はいくらだったのか。費用はいくらかかったのか。利益はいくらか。そのすべては帳簿の情報から収集されていきます。
帳簿は必ず必要になる主要簿と、必要に応じて作成する補助簿の二つに分けられます。自分たちの業種に合わせて必要な帳簿を利用しましょう。
また、帳簿は最低7年間の保存が法律で義務付けられています。作成、または使用後にすぐ破棄してしまうことのないよう、しっかりとした管理体制を構築しましょう。
