請求書の電子化をする方法とは?上手にすすめるコツを教えます

今まで請求書といえば紙でやり取りをすることが一般的でした。しかし、テレワーク化やペーパレス化の流れを受け、電子データでやりとりをすることも増えてきています。

今回は請求書の電子化について解説していきます。請求書を電子化するとどのようなメリットがあるのでしょうか?また、電子化における注意点は?これから一緒にみていきましょう。

請求書の原本を電子化する方法

社内にある請求書は、取引先へ発行する請求書と取引先から受領した請求書の2種類に分けられます。

取引先へ発行する請求書

取引先へ発行する請求書を電子化するのはさして難しくはありません。多くの会社では、パソコンや何らかのシステム・ソフトを使って請求書を作成し、作成されたデータを紙に印刷して請求書を発行しています。

この「紙に印刷」「郵送」というステップを止め、電子データでの送付ー例えばメールでのPDF送付に変えることができれば、紙の請求書を廃止して請求書を電子化することができます。

取引先から受領した請求書

取引先から受領した電子データの請求書を保存する場合、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。

電子帳簿保存法の詳細についてはこちらの記事を参考にしてください。

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取引先から請求書を紙で受け取り、この紙を電子データー例えばPDF等に変換して保存する場合も同様です。事前に税務署に申請書を提出し承認を受けた上で、電子帳簿保存法の保存要件を満たした形式で保存をする必要があります。

請求書を電子化するメリット

請求書を電子化するとどのようなメリットが得られるのでしょうか?

1.コスト削減

請求書を紙で発行する場合を思い浮かべてみてください。請求書のデータを作成し、紙に印刷して、封筒に入れ、切手を貼って、ポストに投函し…という手順で請求書を作成していましたよね。

これがメールやインターネットを介してのやり取りに代わると「紙に印刷して」「封筒に入れ」「切手を貼って」という作業が必要なくなります。これまでこの作業を行っていた担当者の人件費はもちろんのこと、印刷代・用紙代・封筒代・切手代も不要となります。コストを大幅に削減することができるのです。

残る作業は「請求書のデータを作成し」と「ポストに投函し」のみ。ポスト投函はメール送信に代わることになりますね。

2.業務効率化

郵送の頃は相手方に請求書が届くまで1~3日程度必要でした。しかし、メールであれば一瞬で相手先に届けることができます。時間が短縮された分相手との取引も早く進めることができ、また支払までのスピードも短縮化することが可能です。

自社から発行する請求書も同じこと。相手方に早く請求書を届けられるため、取引を迅速に進めることができます。また、今まで印刷や郵送に割いていた人員を他の作業に回すことができるため、その点でも業務を効率化することができますよ。

3.在宅勤務が可能になる

今まで経理と言えば出社して作業を行うことが当たり前でした。取引先からの請求書が郵送で会社に届けられていたためです。

しかし、請求書を電子化すれば請求書のためにわざわざ出社をする必要はなくなります。メールでのやり取りや請求書の受領機能があるシステムを活用することで、自宅で請求書対応をすることが可能になります。経理も在宅勤務ができるようになるのです。

請求書の電子化をすすめるコツ

請求書の電子化をすすめる上では、取引先の理解や協力が重要なポイントとなってきます。

発行する請求書を電子データに代えるには、取引先に協力を得ることが必要です。取引先が電子データでの請求書受領を許可していない場合、請求書をメールで送信しても受領してもらえず、わざわざ紙に印刷しなおす必要がでてきてしまいます。

それは請求書を受領する側としても同じこと。社内から紙の請求書をすべてなくしたいと考えていても、取引先が紙でしか請求書を発行していない場合、どうしても紙をなくすことはできません。

そのため、請求書の電子化において取引先の理解・協力を得ることは必須事項であると言えます。

このことについてはこちらの記事にてより詳しく解説しています。

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請求書電子データの保存上の注意点

電子データを保存する上で絶対に気を付けなければいけない事項が2点あります。それは保存した請求書データの「削除」と「改ざん」ができないようにしておくことです。

法人は、帳簿(注1)を備え付けてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成又は受領した書類(以下「書類」といい、帳簿と併せて「帳簿書類」といいます。)を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間(注2)保存しなければなりません。

(注1) 「帳簿」には、例えば総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などがあり、また、「書類」には、例えば棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書などがあります。
引用元:国税庁|No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法

上記の通り、請求書は7年間の保存が法律によって義務付けられています。(欠損金の生ずる事業年度は10年間)これは請求書が電子データになっても同じことです。そのため、請求書の電子データは簡単に削除できないようにする必要があります。

また、「改ざん」についても同様です。請求書は相手方と合意した金額や内容で作成されています。後から改ざんされてしまうことのないよう、対策を講じる必要があります。

最近は完成したデータの削除や改ざんができないソフトが多数開発されています。請求書を電子化する際には、これらのソフトの導入も検討してみてください。

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まとめ

請求書を電子化できると、コストの削減や業務効率化につながります。今まで紙の請求書の取扱いに使っていたさまざまなリソースを、別のところに配分できるようになります。

また、請求書の電子化は経理の在宅勤務を可能にします。インターネットを通じて請求書の処理ができるようになれば、請求書の受領のためにわざわざ会社に出社をする必要はなくなります。

このようなメリットのある請求書の電子化ですが、実現するためには法律の要件をクリアすることが必要になってきます。こちらの記事にある注意点を参考にし、抜け漏れのないよう注意しましょう。

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