Zapier活用術｜Slack×スプレッドシート連携でタスク管理

Slack上で発生したタスクをGoogleスプレッドシートに自動で追加させる方法をお探しの方向け。

Slackでやり取りしていると、Slack上でタスクが発生することがあると思いますが、タスクをコピーしてスプレッドシートに貼り付けるのは効率的ではありませんよね。

このようなルーチンワークはZapier連携を使えば簡単に自動化できます。

この記事では、Slack上で発生したタスクを特定の絵文字を入力すると自動でGoogle sheets（スプレッドシート）の行に追加する方法を解説します。

Zapier連携でSlack上のタスクをスプレッドシートの行に自動で追加する事前準備は2つ

Zapier連携でSlack上のタスクをスプレッドシートの行に自動で追加する設定を行う前に必要な事前準備が2つあります。

上記のとおりです。

トリガーとなる絵文字を決める

まずはトリガーとなる絵文字を決めておきましょう。

具体的には、「Slackに投稿した文章の中に、📅や📒などの絵文字を入れたら、スプレッドシートにタスクとして追加する」というルールをグループ内で予め決めておくようにしましょう。

トリガーとなる絵文字を決めたら、絵文字のコードを取得します。

Slackの絵文字コードの取得方法

Slackの絵文字コードの取得方法は簡単です。絵文字をコピーして、テキストファイルに貼り付けるだけで簡単に取得できます。

具体的な手順は次のとおりです。

①Slackのメッセージ投稿のアイコンをクリックして、②絵文字を選択します。

絵文字を選択すると、投稿に絵文字が追加されますので、絵文字をコピーします。

コピーした絵文字をテキストに貼り付けると、下図のように絵文字のコードを取得できます。

このコードは、設定の際に必要になりますので、テキストファイルに保存しておきましょう。

タスクを追加するスプレッドシートの準備

タスクを追加するスプレッドシートを準備します。

なお、本記事では、スプレッドシートに以下の情報を追加するよう設定します。

絵文字のコードの取得と、タスクを追加するスプレッドシートの準備が整いましたら、自動化の設定をしていきましょう。

Zapier連携でSlack上のタスクをスプレッドシートの行に自動で追加する手順

Zapier連携でSlack上のタスクをスプレッドシートの行に自動で追加する手順は次のとおりです。

上記のとおりです。

手順①：Zapierで新規Zapを作る

まずはZapierにログインし、ダッシュボードに移動して下さい。

https://zapier.com/

なお、Zapierのアカウントをお持ちでない方は、「Zapier（ザピアー）とは？料金や機能、使い方まで徹底解説！」という記事で登録方法を解説していますので、是非どうぞ。

ダッシュボードにログインすると、下図の画面が表示されますので、左側メニューの「MAKE A ZAP」をクリックします。

手順②：Slack側でトリガーを設定

Triggerの設定画面でSlackと連携し、トリガーを設定します。

Slackのアイコンを選択します。

トリガーイベントの選択

Trigger Eventにトリガーの選択項目が出現しますので、「New Message Posted to Channel」を選択します。

トリガーを設定したら「Continue」をクリックします。

Slackアカウントと接続

トリガーを設定すると、Slackアカウントとの連携を求められますので、「Sign in to Slack」をクリックします。

下図画面が表示されますので、「許可する」をクリックします。

Slackにサインイン後、Slackアカウントを選択します。

アカウントを選択したら「Continue」をクリックします。

Channelの選択

対象となるChannelを選択します。

選択したら「Continue」をクリックします。

トリガーのテスト

トリガーのテスト画面が表示されますので、「Test trigger」をクリックします。

Slackチャンネルから投稿情報を取得していることを確認したら、「Continue」をクリックします。

以上でSlackのトリガーの設定は完了です。

手順③：フィルターの設定

次に、フィルターを設定します。

アクション選択画面で「Filter」アイコンをクリックします。

フィルター条件の設定

「Filter setup & testing」という項目でフィルター条件の設定をします。

ここでは、「投稿中のテキストから、絵文字のコードのみ読み込む」というフィルターを設定します。

各項目の設定方法は次のとおりです。

上記の設定を保存したら、下図赤枠内の「＋」アイコンをクリックします。

以上でフィルターの設定は完了です。

手順④：スプレッドシートのアクションを設定

最後に、スプレッドシートのアクションを設定します。

App Event選択画面で「Googleスプレッドシート」のアイコンをクリックします。

アクションイベントの設定

スプレッドシートのアクションイベントを設定します。

「Create Spreadsheet Row」を選択します。

設定したら「Continue」をクリックします。

Googleアカウントと連携する

Googleアカウントと連携します。

「Choose account」の「Sign to Google Sheets」をクリックします。

Googleアカウントの選択画面が表示されますので、Zapierと連携するGoogleアカウントを選択します。

Googleアカウントの選択後、下図画面が表示されますので「許可」をクリックします。

Googleアカウントの連携後、Chose an accountでアカウント名を選択します。

アカウントをセットしたら「Continue」をクリックします。

スプレッドシートのアクションの設定

「Set up action」でスプレッドシートのアクションを設定します。

なお、「Set up action」では、スプレッドシートを選択すると、設定項目が追加されますので、2段階に分けて解説します。

最初に、下図3項目を設定します。

各項目の設定方法は次のとおりです。

上記3項目を入力すると、列ごとのタスク項目が出現します。

下記のように設定していきます。

上記を設定しましたら、「Continue」をクリックします。

動作テストの実行

スプレッドシートのアクションの設定後、「Test & Continue」をクリックして動作テストを実行します。

スプレッドシートを確認すると、Slackの投稿が追加されていることが確認できます。

動作を確認したら、Turn on Zapをクリックして完了です。

以上で全ての設定は完了です。

Zap名の変更

任意ではありますが、画面左上に表示されているZap名を、管理しやすい名称に変更しておきましょう。

クリックすると編集できます。

まとめ

以上、Slack上で発生したタスクを特定の絵文字を入力したら自動でGoogleスプレッドシートに追加する方法を解説しました。

本記事では特定の絵文字をトリガーに設定しましたが、「投稿をブックマークに追加した時」など、トリガーは自由に設定できます。

ただ、ブックマークの場合、タスクと無関係の投稿までタスクとして保存されてしまう可能性がありますので、特定の絵文字をトリガーにした方が使い勝手は良いと思います。

Zapier連携を使えば、コピペの手間が無くなるのはもちろん、入力漏れや投稿の見落としがなくなります。便利なので是非お試しください。