仕事でExcelを使うことはありますか？
Excelは、表計算ソフトとして、
・資料の作成
・データの加工、集計
といった作業に適しており、仕事では必ずと言っていいほど使われていますね。
このように、仕事で必ず使われるExcelですが、個人が自由に使うことで、以下のような問題が生じることもあります。
・Excelの資料の様式がバラバラで見ずらい
・Excelの資料が使いづらい
・Excelの資料の内容が理解できない
人によってExcelの使い方が違うため、Excelで作成された資料が「見ずらい」、「使いずらい」、「分かりずらい」といった問題が起きてしまいます。
この問題を解決するには、Excelの使い方に関する一定のルールを設けて、運用していく必要があります。
そこで今回は、「仕事でExcelを使う場合のルール７選」と題して、Excelの使い方をどのようにルール化して「見ずらい」、「使いずらい」、「分かりずらい」資料を減らすことができるか、その方法を解説します。
Excelの使い方をルール化すれば、「見ずらい」、「使いずらい」、「分かりずらい」といったExcelの資料も減り、仕事の効率もアップしますので、ぜひチェックしてみてください。
仕事でExcelを使う場合のルール7選
人によってExcelの使い方が違うため、Excelで作成された資料が「見ずらい」、「使いずらい」、「分かりずらい」といった問題が起きます。
この問題を解消するためには、以下の７つのルールを設けて、運用していく必要があります。
① 数値の表示形式を統一する
② セルの色の使用を制限する
③ セル結合は使用しない
④ 行、列を非表示してはいけない
⑤ 数字は右揃え、文字は左揃えとする
⑥ １行目とA列は余白にする
⑦ 計算式が入っているセルを手修正しない
ここからは、この７つのルールについて詳しく解説していきます。
①数値の表示形式を統一する
Excelで資料を作成するとき、作成する人によって「数値の表示形式」が異なっていることがあります。
たとえば、以下のように、
・カンマがなかったり、
・数値の頭に「￥」マークをつけたり、
資料を作成する人によって、数値の表示が異なっていることがあります。
さらに、マイナス数値の表示については、
・フォントを赤色にしたり、
・頭に▲をつけたり、
・さらには数値を（）で囲んだり、
様々な数値の表示が出てきます。
さらには、同じ資料の中でも数値の表示形式が異なっていたりすると、資料も見ずらくなり、資料としての質も下がります。
このように見ずらい資料を無くすためにも、仕事では「数値の表示形式」を統一するルールを設定すべきです。
数値表示形式のルール化
「数値の表示形式」がバラバラにならないよう、統一のルールを設定しましょう。
例えば、以下のようなルールはわかりやすく、おすすめです。
・桁区切り（,)カンマを使用する
・マイナスは「▲」を使用し、フォントを赤色にしない
このように、必ずカンマを使用し、マイナスの数値はすべて「▲」の表示で統一します。
このルールをおすすめする理由は、３つあります。
・数値では、桁区切り（,)の設定にして、カンマを入れるのが一般的であること
・赤色のフォントは印刷した時、数値が薄くなるので使わない方がよい
・マイナス数値に「▲」を使うのは、パッと見てマイナスとわかるため
このような統一ルールを設定することで、資料が見やすくなり、資料の質の向上につながります。
ちなみに、数値形式の設定は以下のとおりとなります。
②セルの色の使用を制限する
Excelを使うとき、セルに色をつけて強調したり、目立たせたりすることがあります。
このセルの色のつけ方、人によってそれぞれです。
・派手な色、ドギツイ色をつける人
・全く色をつけない人
このように、色のつけ方がバラバラになってしまうと、Excelの資料は統一感もなく、見づらいものとなってしまいます。
Excelで統一感がある見やすい資料を作成するには、セルの色の使用を制限し、色の使い方をルール化するべきです。
セルの色の使い方 ルール化
「セルの色の使い方」をルール化する場合、
・色に意味を持たせること
・派手な色の使用は避けること
・使用する色の数を最低限とすること
以上、３点がポイントになります。
色に意味を持たせ使用する用途を統一します。そして派手な色を使わず、最低限の色だけに使用を限定します。
これを守れば、Excelで作成した資料はかなり見やすくなります。
参考として「セルの色の使い方」ルールのサンプルを提示します。
Excelで表を作成する場合など、以下のようなルールを設定すれば、見やすく分かりやすい表を作成することができます。
このルールに従って、表を作成してみました。
いかがでしょうか。
シンプルで見やすい表が作成できたと思います。
この表は、現金・預金の「月初の残高」、「月中の増加と減少」、「月末の残高」を示した表です。
表では、
・題目は、薄めの緑色
・合計は、薄めの黄色
・手入力する箇所は、水色
・手入力しない箇所は、色なし（白色、計算式が入っている箇所など）
といったように、ルールに従って色付けしています。
このように、仕事でExcelを使う場合、「セルの色の使い方」をルール化すれば、Excelの資料は統一感が図られ、見やすいものができあがります。
③セル結合は使用しない
仕事でExcelの資料を見ていると、「セルの結合」を使用している場合が多くあります。
この「セルの結合」は、資料の見栄えを良くすることができるため、使われることが多いのですが、それ以上にデメリットもあります。
「セルの結合」のデメリット
・オートフィルタが使えない
・表の並べ替えができない
・ピボットテーブルが使えない
（特にExcelで表を作成したり、データ集計する場合は「セルの結合」が邪魔になることが多々あります）
メリット以上にデメリットが大きいため、仕事では「セルの結合」は使用しないというルールを設定すべきです。
④行、列を非表示してはいけない
仕事でExcelの資料を見ると、行や列を非表示にしているものがあります。
Excelの資料を作成した本人は、行や列を非表示にしていることを知っています。しかし、資料を作成した本人以外の人は行や列を非表示していることを知りません。
このため、非表示されている行や列に、
・データが入力されていても、それを見逃します。
・間違ったデータが入力されていても、気が付きません。
その結果、処理を間違ってしまう可能性もあります。
行や列の非表示がどのような問題を引き起こすか、事例を見ていきましょう。
例えば、以下のような日々の売上データがあったとします。
このデータのうち、１月の行を表示、２月の行を非表示してファイル保存をしました。
これにより、Excel資料は、
・パッと見は、１月分だけの売上となっている
・しかし、合計は非表示された２月分が含まれている
といった状態となっています。
このExcel資料を見た人は、2月分の売上が非表示されていることに気づかず、
「１月の売上は5,100,000円かあ」
と勘違いしてしまう場合があります。
Excel資料を見る人は、いちいち行、列の非表示がどこにあるか全部チェックしません。
大抵の場合、なんかおかしいなあと思って調べたら、行や列が非表示だった！と後から気が付くことも多いです。
このように、他の人が認識ミスをする可能性がある行や列の非表示は、仕事で使用しないというルールを設定すべきです。
⑤数字は右揃え、文字は左揃えとする
数字は右揃え、文字は左揃えとにすると、Excelの資料は見やすくなります。
しかし、これもルール化せず人任せにすると、「数字や文字の位置」がバラバラになり、資料は見ずらいものとなります。
例えば、
このように、数値も文字も真ん中に表示する人がいます。
すべて左揃えにしている人もいます。
仕事で使うExcelの資料の「数値や文字の位置」が、作成する人によって左だったり、右だったり、真ん中だったりすると資料の見栄えが統一できません。
そこで、「数値や文字の位置」を統一するためにルール化しましょう。
数値や文字の位置ルール化
「数値や文字の位置」をルール化する場合、一般的に見ても違和感がない、
・数字は右揃え
・文字は左揃え
とすることをおすすめします。
このようにルール化しておけば、Excelの資料の見栄えが統一され、見やすくなります。
※このように、「数字は右揃え、文字は左揃え」にすると見やすくなります。
⑥１行目とA列は余白にする
Excelの「１行目とＡ列を余白」にすると、見栄えが良くなります。
以下の表で、余白があるものと、ないものを比べてみましょう。
・１行目とＡ列に余白がない場合
・１行目A列を余白にした場合
ちょっとしたことですが、１行目とA列を余白にした方が圧迫感がなく、表が見やすくなった感じを受けます。
このようにExcelの資料を見やすくするためにも、「１行目とＡ列を余白」にするというルールを設定しましょう。
⑦計算式が入っているセルを手修正しない
Excel資料で、計算式が入っているセルを手修正しているものを見かけたことはありませんか？
例えば、以下のように計算式に、手修正して数値を加えているような場合があります。
上記の表では、数量×単価＝売上金額を算出していますが、何かしら不都合を調整するために、一時的に計算式に3,000の手修正を加えているようです。
このような修正は、止めるべきです！
止めるべき理由は、以下のとおりです。
・一時的に手修正した数値について、後から直すのを忘れ、その後も数値が残ってしまう
・手修正した数値が残ってしまい、その結果、計算ミスが発生する場合がある
・資料作成者以外の人は、なぜ修正しているのかその理由が理解できない
このように、計算式が入っているセルを手修正すると、手修正した数値が悪さして、結果的に計算ミスとなってしまう場合があります。
また、他の人が資料を見た時、手修正したこと自体見逃したり修正理由が理解できず、分かりずらい資料になってしまいます。
ハッキリ言って、計算式が入っているセルを手修正することは、デメリットしかありません。
だからこそ、仕事でExcelを使う場合には「計算式が入っているセルを手修正しない」というルールを設定すべきです。
もし、どうしても計算式の手修正が必要だという場合は、以下のように、修正を入力する欄を別に作って、修正も含めて計算式を作りましょう。
ここでは、売上金額の欄を別に作って、数量×単価に修正欄の金額をプラスする計算式にしました。
こうすれば、計算式が入っているセルを手修正する必要なく、修正している数値も見えるので分かりやすくなります。
（さらに修正理由なども欄外に記載するなど、工夫すればより良い資料となりますね。）
まとめ
今回は、「仕事でExcelを使う場合のルール７選」と題して、Excelの使い方をどのようにルール化すべきかを解説しました。
社内でExcelを使う社員に、この7つのルールを守ってもらえば、「見やすい」、「使いやすい」、「分かりやすい」Excelの資料ができあがると思います。
「見やすい」、「使いやすい」、「分かりやすい」Excel資料を、社内で共有し仕事で使えるようになれば、今まで以上に仕事の効率も上がります。
ぜひこの７つのルールを使ってみてください。
執筆者情報／経理部ＩＳ
20年以上にわたり、上場企業とその子会社で経理業務を経験。
転職６回・複数の上場企業での経験を活かし、経理を中心とした仕事に役立つ情報をブログで発信中。
ブログ名：経理課長の仕事術 https://www.keiri-manager.com/
