Excel ピボットテーブルの使い方｜「データの集計」機能を解説！

エクセルのピボットテーブル、非常に便利な機能なのですが、意外と使ったことがない人も多いようです。

ピボットテーブルを使えば、

・データ集計が簡単にできる
・自動で見やすい表が作成できる

といったメリットがあり、仕事の効率化にも役立ちます。

そこで今回は、仕事の効率化にも役立つ、エクセルピボットテーブルの使い方について、簡単解説していきます。

ピボットテーブルの使い方

ピボットテーブルは、エクセルの中でもかなり便利な機能です。
では、具体的にどんなところが便利なのでしょうか？

ピボットテーブルを使えば、

このようなことが簡単にできるようになります。

その中でも、「データの集計」は非常に便利な機能であり、またピボットテーブルの基本的機能とも言えます。

まずは、ピボットテーブルの基本的機能である、「データの集計」機能の使い方から覚えましょう。
（本記事は、「データの集計」機能の使い方にスポットを当てて解説しています）

ピボットテーブルを使うための条件

ピボットテーブルでデータを集計するためには、集計するための元データが必要です。

その元データ、一定の条件を満たしていないとピボットテーブルで集計することができません。

その一定の条件とは、

ピボットテーブル作成の準備方法

ピボットテーブルを使ってデータを集計するには、事前の準備が必要です。

ここからは、順を追ってピボットテーブルでデータ集計するための事前準備の方法を解説していきます。

まず、エクセルのメニューにある「①挿入」タブを選択します。
そうすると「②ピボットテーブル」というメニューが出てきますので、それを選択します。

ピボットテーブルのメニューを選択すると、以下のようなピボットテーブルの作成メニューが表示されます。

次に、ピボットテーブルのメニューにある「テーブルまたは範囲を選択」で、集計したい元データの範囲を指定します。

※ここでは、「消耗品一覧」というデータ（セルB4のタイトル項目からデータの最後セルG11まで）を集計したいデータとして範囲指定しています。

また、ピボットテーブルの作成メニューの真ん中あたりにある、「ピボットテーブル　レポートを配置する場所を選択してください。」の項目では、ピボットテーブルで集計した結果を、どこに出力するかも選べます。

初心者の方は、とりあえずそのまま「新規ワークシート」にしておいて問題ありません。

ピボットテーブルの作成メニューで設定が終わり、OKボタンを押すと、以下のような画面が出てきます。

ピボットテーブルのフィールドというメニューが表示されました。

ここまでが、ピボットテーブルでデータを集計するための準備です。

次からは、実際にピボットテーブルを使ってデータの集計をしてみます。

ピボットテーブルでデータを集計してみる

ピボットテーブルでデータを集計するための準備ができましたら、実際にデータを集計をしていきます。

準備が完了したときに表示された、ピボットテーブルのフィールドというメニューで、集計したい項目を選択すると、ピボットテーブルの集計表を作成することができます。

例えば、以下の元データを使って

・品目分類別に
・金額集計

を実行してみます。

この集計を行うには、ピボットテーブルのフィールドで、

・集計したい項目（ここでは品目分類）
・集計の対象（ここでは金額）

それぞれ順に、「✔」を入れていきます。

そうすると、メニューの下にある

・「行」に集計したい項目（ここでは品目分類）
・「値」に集計の対象（ここでは金額）

が表示されます。

そして、同時に以下の集計表が自動で作成されます。

これがピボットテーブルを使った集計表となります。

ピボットテーブルは、ちょっとした準備をすれば、すぐに集計表ができてしまいます。

今回の例では、

・品目分類別の
・金額集計

を実行してみましたが、他の項目でも集計は可能です。

例えば、

・品目名別の
・金額集計

を実行したかったら、ピボットテーブルのフィールドメニューで、「品目名」に✔を入れます。

そうすると今度は、以下のように品目名別での金額の集計表が出来上がります。

このように、ピボットテーブルは複雑な操作なしに、簡単に「データの集計」ができます。

ピボットテーブルのフィールド構成を理解する

ピボットテーブルの「データ集計機能」を使いこなすには、ピボットテーブルのフィールド構成を理解する必要があります。

以下の商品売上というサンプルデータを使って、ピボットテーブルのフィールド構成について説明していきます。

今回は、品目ごとに１月、２月、３月の売上金額を集計しながら、ピボットテーブルのフィールド構成を確認していきましょう。

まず、この集計を行うには、ピボットテーブルのフィールドで、以下の設定を行う必要があります。

・ピボットテーブルのフィールド　＝　作業場所
「ピボットテーブルのフィールド」とは、ピボットテーブルを作成するための、作業場所となります。

・行の項目
「ピボットテーブルのフィールド」にある”行の項目”は、オレンジ色で囲んでいます。
今回集計する表では、品目分類を縦に並べて表示するようにしています。

・列の項目
「ピボットテーブルのフィールド」にある”列の項目”は、赤色で囲んでいます。
今回集計する表では、売上月（１月～３月）を横に並べて表示するようにしています。

・値の項目
「ピボットテーブルのフィールド」にある”値の項目”は、緑色で囲んでいます。
今回集計する表では、売上金額を集計対象としています。

このように、ピボットテーブルのフィールド上で、集計したい項目内容とその値を組み合わせすることで、データ集計ができるようになります。

ちなみに、品目ごとに１月、２月、３月の売上金額をピボットテーブルで集計すると以下の表が出来上がります。

ピボットテーブルのフィールド操作方法

ピボットテーブルのフィールド操作は簡単です。

集計したい、「行の項目」、「列の項目」、「値の項目」それぞれをドラック・アンド・ドロップで選べばいいのです。

このように、ピボットテーブルのフィールドの下にある、「列、行、値」それぞれの項目に、集計したい内容をドラック・アンド・ドロップで持っていけばいいだけです。

フィールドにあるフィルターとは？

ピボットテーブルのフィールドに、「フィルター」というものがあります。

このフィルターとは、表示したい項目を好きに選べる機能です。

どのように使えばよいのか、上述のサンプルデータを使って説明しましょう。

ここでは、フィルターに「売上月」を置いてみました。

そうすると、ピボットテーブルの表の上に、「売上月の項目」が表示されました。

そして、この売上月の項目にある「▼」を押すと、各月（１月、２月、３月）を選ぶことができるようになります。

ここで、2月を選択してみましょう。

２月分の売上金額だけが、ピボットテーブルで集計されました。

このように、フィルターを使うと、表示したい項目をメニュー形式で選択できるようになります。

値の集計方法はいろいろある

今までは、売上の合計を集計するというサンプルを使って説明してきましたが、合計以外にもいろいろ集計ができます。

では、どのような集計ができるのか確認していきましょう。

まず、ピボットテーブルのフィールド「値」の▼を押してみると、以下のようなメニューが出てきます。

そこで、メニューの下にある「値フィールドの設定」を選びます。

そうすると、値フィールドの設定メニューが出てきます。

ここにある「集計方法」のメニューでは、合計以外に、

・データの個数
・平均
・最大値
・最小値

など、様々なデータの集計方法を選択することができます。

さらに、左下の「表示形式」ボタンを押すと、数値の表示方法（たとえば、カンマや小数点）を選択して、数値を見やすくすることができます。

ピボットテーブルでは、合計だけでなくデータの個数や平均値など、いろいろな集計方法がメニュー選択するだけできる点も大きなメリットです。

まとめ

今回は、ピボットテーブルの基本である、データ集計機能の使い方について解説しました。

ここまでの操作を理解していれば、実際に仕事でもピボットテーブルを活用することができます。

ピボットテーブルは、今回ご紹介したデータ集計機能の他にもいろいろな集計ができます。
仕事にもかなり役に立つ機能ですので、是非ピボットテーブルを使ってみましょう。

執筆者情報／経理部ＩＳ
20年以上にわたり、上場企業とその子会社で経理業務を経験。
転職６回・複数の上場企業での経験を活かし、経理を中心とした仕事に役立つ情報をブログで発信中。

ブログ名：経理課長の仕事術　https://www.keiri-manager.com/