Excelのテーブル機能の使い方｜効率的なデータ加工で時短！

Excelのテーブル機能はご存知でしょうか？
このテーブル、かなり便利な機能なんですが意外と知られていないんですね。

そこで今回は、Excelのテーブル機能について解説します。

今回の記事は、

・そもそもテーブル機能とは何か？
・実際にどうやって使えばいいか？

といった初歩的なところから解説していきます。
Excelのテーブル機能を使ったことがない人も、是非この記事を読んでExcelのテーブル機能を試してみてください。

Excelのテーブル機能とは？

Excelのテーブルとは具体的にどんな機能なのでしょうか？

分かりやすく説明すると、

テーブル機能はどんな場面で使う？

Excelのテーブル機能、実際にどんな場面で使うのがいいのでしょうか？

例えば、

①基幹システム、会計システム、人事システムなどからＣＳＶファイルをダウンロードする
②ダウンロードしたＣＳＶファイルを、使いやすいように、見やすいように加工する

こんな時、テーブル機能を使えば、ダウンロードしたＣＳＶファイルを簡単に見やすくて、使いやすい表に作り替えてくれます。

・ダウンロードしたＣＳＶファイル例

このようなＣＳＶファイルなどに対し、エクセルテーブル機能を使ってみるとどうなるでしょうか？

・ダウンロードしたＣＳＶファイルに対し、テーブル機能を使った場合

このように、データが見やすくなり、さらにデータを検索するフィルタ機能も自動で設定されます。

テーブル機能は簡単な操作で、データを一括で加工してくれますので非常に便利です。
各種システムから出力されるＣＳＶファイルを加工する場合には、非常に適している機能です。

では、ここからは具体的なテーブル機能の使い方について解説していきます。

テーブル機能の設定方法

テーブル機能を使うのには、最初に設定が必要です。

テーブル機能の設定方法は、すごく簡単です。（設定手順は２つだけ）

①　テーブル機能を使いたい表全体を選択します
②　メニューにある挿入タブのテーブルを選択します

そうすると、テーブル機能を使いたい表の範囲を確認するメニューが出てきます。

テーブル機能を使いたい表の範囲に問題がなければ、「OK」を押します。

「OK」を押すと選択した表が、

こんな感じにデザインが変わります。

これでテーブルの設定が終了です。
あっという間にテーブル機能を使った表を作成できます。

テーブル機能の使い方

Excelでテーブル機能の設定ができたら、実際にテーブル機能を使っていきましょう。

ここでは４つのテーブル機能の使い方を解説します。

表のデザインを変更する

Excelの表は、テーブル機能を使えば簡単にデザインを変更することができます。

例えば、こんなデータがあったとしましょう。

このデータを、Excelテーブル機能を使って表の変換をしてみます。

このようにテーブル機能を使うとデータは、

こんな感じに、見やすくなり、さらにフィルタ機能も自動で設定されています。

さらに、テーブル機能を使った表は、簡単に表のデザインも変更できます。

テーブルツールというメニューにある、テーブルスタイルの「▼」を押してみてください。

そうすると、以下のように色々な表のデザインを選ぶことができます。

Excelで表を作る場合、いちいち罫線を引いて、セルに色を付けてといったことをしなければなりませんが、テーブル機能を使えば、ワンクリックで表のデザインを変更できます。

ここでは詳細説明はしませんが、さらに表のデザインを自分好みに作ることも可能です。

表のデザインを選ぶ画面の下にある「新しいテーブルスタイル」というメニューから、オリジナルの表のスタイルも作成できます。
興味のある方は、この新しいテーブルスタイルの作成も試してみてください。

関数を使わず集計をする

Excelで表を作成するとき、合計、平均、データ数などを集計することがあります。

表で集計するときは、いちいち範囲指定して、関数で集計するのが一般的ですが、テーブルを使った表では、ワンクリックで集計が可能です。

ワンクリックの集計手順ですが、テーブルツールというメニューから、集計行というところに「✔」を入れます。

これだけで、表で集計ができるようになります。

この設定をすると、表の下に集計欄が表示されます。

その表の下にある集計欄のセルをクリックすると、集計する種類（合計や平均など）を選ぶことができます。

このように、いちいち範囲指定して関数を使って集計する、といったことをする必要がなくなります。
テーブル機能を使うと集計する作業が楽になりますね。

行挿入で計算式などを自動コピーする

Excelの表に行を挿入した時、表の中にある計算式を自動コピーしたいと思うことはありませんか？

例えば、このような表で、
赤枠に、計算式（単価×数量）が入っている、表があったとします。

この表で、行を挿入します。
ここでは、表の７行目に下方向にシフトして行を追加します。

そうすると、このように空欄の行が挿入されますね。

行を挿入した金額のセルには、計算式（単価×数量）が入っていません。

金額欄に計算式を入れるためには、いちいち計算式をコピペする必要があり、面倒です。

しかしテーブル機能を使うと、このような面倒な作業はなくなります。

上記の表をテーブル化して、行の挿入をしてみましょう。

まずは、
・行を挿入したい箇所を選択します。

次に、
・右クリックで「挿入」を選び、さらに「テーブルの行(上)(A)」を選択します。

そうするとどうでしょう？

行が追加され、計算式だけがコピーされています。
（他の項目は空欄になっています）

計算式だけをコピーして、他の項目は空欄となって行追加できています！

さらに、計算式だけでなく、

・表のセルの書式
・セルの色

も自動で設定してくれます。

行を挿入して、いちいち表の体裁を修正する必要もなくなるのです。
※行だけではなく、列の挿入も同じ効果が得られますよ。

このように、Excelで表を作る場合、テーブル機能を使うとかなり表の修正・改修が楽になります。

スライサーというデータ検索機能を使う

「スライサー」、あまり聴きなれない言葉かと思いますが、どんな機能なんでしょうか？

このスライサー、データのフィルタ機能を、わかりやすく視覚的に処理するための機能なんです。

実際に使うには事前設定が必要ですが、すごく簡単です。
テーブルツールというメニューにある、「スライサーの挿入」という項目をクリックします。

そうすると、以下のように「スライサーの挿入」というメニューが出てきます。

このメニューで、検索した項目に✔を入れてみます。
ここでは、「仕入先名」に✔しました。

✔してＯＫボタンを押すと、仕入先名を検索できるような、メニューが表示されます。

これが、「スライサー」機能です。

このスライサーで、表示したい仕入先名を選択すると、

このように、表示したい仕入先名だけが表で表示されることになります。
一度、スライサーを設定しておけば、クリック１つで欲しいデータの検索ができるようになります。

よく検索する項目にスライサーを設定しておけば、毎回の表の検索は簡単になりますので、作業の効率化ができますね！

まとめ

今回は、Excelのテーブル機能について解説しました。

Excelのテーブル機能を使えば、効率的にデータを加工することができます。
そしてExcel作業の時間短縮も実現できます。

まだExcelのテーブル機能を使ったことがない人は、この機会に是非使ってみてください。
そして、Excel作業を時短を実現しましょう！

執筆者情報／経理部ＩＳ
20年以上にわたり、上場企業とその子会社で経理業務を経験。
転職６回・複数の上場企業での経験を活かし、経理を中心とした仕事に役立つ情報をブログで発信中。

ブログ名：経理課長の仕事術　https://www.keiri-manager.com/