【企業編】Slackの使い方を大公開!運用のルールや絵文字まで

みなさまの会社では、社内のコミュニケーション手段の方法はどのようなものですか?

本サイト「sweeep magazine」の運用元であるオートメーションラボ社の働き方は全員リモートのため、スピードかつノンストレスなコミュニケーションを最も重視しています。

そこで、ツールとして取り入れているのはSlack。UIが良く、操作も簡単なので、今まで使ったことがない方でも全く問題なく運用出来ています。さて、今回は弊社でどうSlackを実際に使用しているのかをポイント絞って解説します!

 

使い方1:組織ごとにフォルダを分けてチャンネル管理

フォルダは組織ごとに分けています。その階層の下にチャンネルを作成。

これで、どのメッセージがどの組織で行われているのか一目瞭然です。

 

使い方2:氏名の設定を共通化

Slackを使う上で必ず使用するのはメンション。これを使いこなすためにも、氏名の設定を共通化しています。
氏名・表示名・担当・写真の設定方法
目的:①新人さんでも顔と名前がわかるよう ②メンション指定しやすいように
  • 氏 名  ローマ字で入力(@をつけてメンションする際にすぐに探しやすいので)
  • 表示名 漢字で入力(英語名の方は英語やカタカナで)。自己PRやニックネームなどを追記してもOK!
  • 担 当 所属チーム名を入力
  • プロフィール写真 楽しくなるので必ず設定してください!できれば顔写真が嬉しいです!(恥ずかしい人はお気に入りの写真でもOK)

 

使い方3:メッセージの書き方のルール

 

メッセージを送るのに身構えてしまうのは一番避けたいこと。あくまでもツールはツールであって、重要なのは離れていてもいかに相手とコミュニケーションできるか、です。そのためにも設けているルールはとてもシンプル。Slackを使用する際の、心がけたいポイントを全員に周知しました。

○メッセージは「気楽に気軽に」を心がけよう

送るメッセージに堅苦しい言葉を入れていてはそれだけでスピードが落ちてしまいます。そのため全員にメッセージの書き方を明示しました。

・「お疲れ様です」「よろしくお願い致します」は厳禁。形式的な会話は不要。中身が大事。全く失礼ではないですよ!

・長文よりも短文。ラリーをして議論を深めましょう!

・すぐレスポンス!レスポンスはチームワークに直結。相手の仕事を止めないよう心がけましょう!!

・調査必要など答えに時間がかかるものは一次レスポンスで。

・大抵時間を使ってもさほど良い答えは出ない。議論の中から答えがみつかる。鮮度を大事にしましょう!

 

○情報共有はオープンに

常にオープンで間違いを恐れず議論できるチームでいたいため、情報共有はチャンネルが基本。

・原則ダイレクトメッセージは利用しないでください。

・ダイレクトメッセージは個人情報に関わる話などに限定し最小限にとどめましょう!

 

○重要なのは相手に見やすく、伝わりやすく、ということ

・読んでて楽しくなるから絵文字は大歓迎!

・一度投稿したら原則削除、編集はしない。読んだタイミングで違う情報が伝わっちゃうから。

・ただし、投稿後1分以内または誰もリアクションしてなかったらOK 。編集する場合は、原則取り消し線を使うように

・告知などは最新の正確な情報を伝える必要があるので除外。

・必ずリアクション。メッセージにはコメントまたはリアクションを必ず返しましょう。伝わってるのかわからないので。

・会話が埋もれないよう上手くスレッド機能を使いましょう!

○ルールに縛られないルールも必要

とはいえ、真面目な方ほどルールに縛られてしまうので、ルール内に個人の判断を仰ぐ一文も入っています。

・上記ルールは原則です。例外は認めないということではないので、プロフェッショナルとして各自判断しましょう!

 

使い方4:通知の設定は全員徹底

他に決まっているルールとしては、通知の設定です。これがないとすぐに気がつくことが出来ないし、大事なメッセージも見逃してしまいます。

必ず、PCとスマホにアプリを入れて、「すべての新規メッセージ」「フォロー中のスレッドに返信があったときに通知する」にチェック。そして、基本的には、メッセージが来たらすぐに反応をしています。

 

使い方5:絵文字を独自にカスタマイズしてさらにスピードアップ

 

通知がきても手が離せない時。そんなときに便利なのが絵文字。最近、弊社用の絵文字を追加されたので、返信がさらにスムーズになりました。「~してください」などのメッセーには「Done!」や「やりました!」の絵文字を押すだけ。ちょっと手が離せずすぐに返事が出来ない時には「お待ちを!」「考え中」の絵文字。

おぉ!と思ったメッセージには、「神」「すごい!」「天才!」「日本一!」の絵文字を。これで、良質なコミュニケーションが会わなくても、素早く、ラクに、そして楽しく実現出来るのでおすすめです。

 

 

まとめ

新しいツールを導入するのは簡単ですが、それをどう浸透させていくのかが最も難しい過程ではないでしょうか。だからといって、何もしなければ状況は変わりません。弊社の使い方はほんの一例ですが、今回の記事を参考に業務効率化に向けて新しいコミュニケーションツール導入への後押しになったら嬉しいです!

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