ベテラン経理が解説!ソフトウェアの資産計上のポイントと注意点

今回は、ソフトウェアの資産計上方法について解説していきます。

最近では、業務改善・効率化を目的とする、ソフトウェアなどのシステム投資が年々増加傾向にあります。

このソフトウェアですが、投資金額も多額になることが多く、経理上は無形固定資産として処理される場合がほとんどです。しかし、ソフトウェアの資産計上基準は複雑なこともあり、経理担当者でも経理処理の方法を理解するのが難しい状況にあります。

そこで今回は、

・ソフトウェアの資産の計上方法
・ソフトウェア資産の取得価額の判断ポイント

と、経理実務を20年以上にわたり経験してきたからこそわかる経理実務上の注意点について、わかりやすく解説していきます。

目次

ソフトウェアとは?

ソフトウェアの経理処理の方法を確認する前に、そもそもソフトウェアとは何か?
について確認しましょう。

企業会計上ソフトウェアとは、

・コンピュータを動かすためのプログラム
・プログラムを動かすための仕様書やフローなどの文書

と定義されています。
そして、このソフトウェアは取得時に無形固定資産として計上するのが基本です。

ソフトウェアの資産計上方法は4つに分けられる


ソフトウェアの資産計上方法は、使用目的ごとに4つに分けられます。

① 販売目的ソフトウェア
② 自社利用目的ソフトウェア
③ 研究開発目的ソフトウェア
④ 機械装置に組み込まれたソフトウェア

この4つの使用目的によって、ソフトウェアの資産計上方法が異なります。

ここからはソフトウェアの使用目的ごとに、資産計上の方法を解説していきます。

販売目的ソフトウェアの資産計上方法

ここでは、販売目的ソフトウェアの定義、資産の取得価額及び計上する際の注意すべきポイントについて解説します。

販売目的ソフトウェアとは?

販売目的ソフトウェアとは、

・ゲームソフト
・ビジネス用会計ソフト

などといった、不特定多数の法人や個人に販売することを目的としたソフトウェアです。
最近では、スマホアプリも販売目的ソフトに該当する場合があります。

一般的に市販されているソフトウェアは、基本この販売目的ソフトウェアに該当します。

販売目的ソフトウェアの取得価額の判断ポイント

販売目的のソフトウェアを無形固定資産に計上する場合、その金額(取得価額)をどのように算出されるのかを理解する必要があります。

取得価額の算出方法は、以下の計算式に当てはめることができます。

取得価額 = 原材料費 + 人件費 + 経費

ソフトウェアを制作するときに発生する費用ですが、そのほとんどはソフトウェアを開発するためのプログラマー等の「人件費や外注費」です。
ソフトウェアの取得価額のほとんどは、「人件費や外注費」で占められています。

また、ソフトウェアを制作するために必要な「オフィスの賃借料やサーバー利用料等」の経費も、取得価額に含める必要があります。

※経費は、一定の基準を設けて、制作されるソフトウェアごとに配賦する必要があります。

販売目的ソフトウェアの注意すべき点

販売目的ソフトウェアを無形固定資産に計上する場合、計上金額の算定に注意が必要です。

販売目的ソフトウェアに計上できる金額は、そのソフトウェアの制作する工程に従って算定されます。

販売目的ソフトウェアの作成は、

① 研究開発する
② 販売できるか検討した後、販売する
③ 実際に販売用のソフトウェアを開発する

という工程で、制作が進められていきます。

この工程の中で、
「③ 実際に販売用のソフトウェアを開発する」ときに発生した費用が、販売目的ソフトウェアの取得価額となります。

「① 研究開発する」ときに発生した費用は、資産計上することができず、発生時の費用として処理することになります。

経理実務における重要ポイント

販売目的ソフトウェアを資産計上するにあたって、重要なポイントがあります。
そのポイントとは、ソフトウェアの制作工程で「販売できるか検討した後、販売を決定した」ことを証明することです。

この「販売できるか検討した後、販売を決定した」とは、

社内の会議で販売を決定
・部長や役員が販売することを決定

といったように、社内の会議体や決裁者によって、販売が決定されたことをいいます。

そして、販売が決定されたことを証明するためには、

・販売を決定した社内会議の議事録
・部長や役員の販売決定に関する決裁書

といった、証明書類が必要となります。

このように、販売目的ソフトウェアは、

・販売が決定し、
・販売が決定したことを証明する書類を準備して、

初めて販売目的ソフトウェアとして資産計上することができるようになります。

販売が決定した後は、販売する製品に製品番号が付与されて、販売に向けて開発が進みます。
そして、この販売に向けて開発するときに発生した「原材料費、人件費、経費」といった費用は、販売目的ソフトウェアとして資産計上されます。

販売を決定したことを証明する書類がなければ、いつの時点から「原材料費、人件費、経費」を資産計上できるのかがわかりません。
(決定した人以外はわからないですね)

いつの時点から資産計上できるかを明確にするためにも、販売を決定したことを証明する書類を準備することが、経理実務における重要ポイントとなります。

※資産計上できる時期を曖昧のままにしておくと、資産計上または費用計上の金額を意図的に操作できることになり、不正経理に繋がってしまうので注意が必要です。

自社利用目的ソフトウェアの資産計上方法

ここでは、自社利用目的ソフトウェアの定義、資産の取得価額及び計上する際の注意すべきポイントについて解説します。

自社利用目的ソフトウェアとは?

自社利用目的ソフトウェアとは、

・自社で開発した基幹システム
・自社で利用する会計システム
・自社で利用する人事システム

といった、自社で使うためのソフトウェアです。

最近は、販売されているソフトやサービスを使うことが多いですが、特に大手企業は、独自に自社用のソフトを製作して自社で使用する場合もあります。

自社利用目的ソフトウェアの取得価額の判断ポイント

自社利用目的のソフトウェアは、自社で開発する場合と外部から購入する場合で、取得価額の算定が異なります。

①自社利用目的のソフトウェアを自社で開発する場合

販売目的のソフトウェアと同様に、開発に要した費用を資産計上します。

取得価額 = 原材料費 + 人件費 + 経費

基本は、販売目的ソフトウェアの取得価額を算定する場合と同じように計算を行えば問題ありません。

②自社利用目的のソフトウェアを外部から購入する場合

基本的に、ソフトウェアを外部から購入した時に購入価額が取得価額になります。

自社利用目的のソフトウェアの注意すべき点

自社利用目的のソフトウェアを資産計上するためには、一定の条件を満たす必要があります。
また、その一定の条件は会計処理と税務処理で異なります。

資産計上するための一定の条件

資産計上するための一定の条件とは、例えば、

・マーケットの分析能力が上がって、売上アップにつながる
・業務効率が上がって、コスト削減することができる

といった、将来の収益アップ効果やコスト削減効果が見込まれることです。
この効果が見込まれない場合には、基本的に資産計上はできません。

会計処理と税務処理で資産計上条件が異なる

自社利用目的のソフトウェアは、会計処理と税務処理で資産計上するかどうかの判断が異なります。

会計処理と税務処理、それぞれの判断基準ですが、わかりやすいように一覧表で示してみます。

将来の収益アップ・コスト削減が、

・確実な場合は、会計処理でも税務処理でも資産計上ができます。
・不明確な場合は、会計処理では資産計上できません。税務処理のみ資産計上します。
・確実でない場合は、会計処理でも税務処理でも資産計上できません。

特に、自社利用目的のソフトウェアを使用することで、収益アップ・コスト削減できるかどうかわからないような場合は、会計と税務で処理方法が異なることに注意が必要です。

経理実務における注意点

自社利用目的のソフトウェアを資産計上するためには、 「収益アップ効果やコスト削減効果が見込まれる」 という条件を満たさなければなりません。

ここで、問題となる点ですが、
「収益アップ効果やコスト削減効果が見込まれる」 とはどうやって判断すべきでしょうか。

一般的には、自社の業務を効率化することを目的としてソフトウェアを購入したり、開発することがほとんどです。
そういった場合は、資産計上することで問題ありません。

また、自社利用目的のソフトウェアの購入や制作前に行われる承認手続きにおいて、 収益アップ効果やコスト削減効果が見込まれるかどうか? を明確にしておくべきです。
(例えば、ソフトウェア購入の稟議書等に収益アップ効果やコスト削減効果があることを記載しておく)

※収益アップ効果やコスト削減効果の有無を曖昧のままにしておくと、資産計上または費用計上の金額を意図的に操作できることになり、不正経理に繋がってしまうので注意が必要です。

研究開発目的ソフトウェアの資産計上方法

ここでは、研究開発目的ソフトウェアの定義及び資産の取得価額の判断ポイントについて解説します。

研究開発目的ソフトウェアとは?

研究開発目的のソフトウェアとは、例えば、

・食品素材の遺伝子を研究するための、成分チェックだけに使われる専用ソフトウェア
・自動運転技術を研究するために使われる専用ソフトウェア

などといった、特定の研究開発をする際に使用されるソフトウェアを言います。

研究開発目的ソフトウェアの取得価額の判断ポイント

研究開発目的のソフトウェアの取得価額は、会計処理と税務処理で取り扱いが異なることを理解しておく必要があります。

会計処理 ⇒研究開発費として費用計上
・税務処理 ⇒無形固定資産計上

税務処理では、一部例外を除いて、基本は資産計上しなければならないことに注意が必要です。

①研究開発目的のソフトウェアを外部から購入した場合

研究開発目的のソフトウェアを外部から購入した場合には、

・会計処理 ⇒購入価額を費用(研究開発費)計上します。
・税務処理 ⇒購入価額を資産計上します。

研究開発目的のソフトウェアは、会計と税務で処理方法が異なります。
このため、税務申告の際に申告調整を行う必要があることに注意が必要です。

②研究開発目的のソフトウェアを自社で制作した場合

研究開発用ソフトウェアを自社で制作する場合は、制作にかかった費用を集計する必要があります。
制作にかかった費用は、「原材料費+人件費+経費」 で集計されます。

そして集計した費用は、

・会計処理 ⇒研究開発費として費用計上します。
・税務処理 ⇒ソフトウェアとして資産計上します。

研究開発用のソフトウェアを外部から購入した場合と同様、会計と税務で処理方法が異なるため、税務申告の際に申告調整を行う必要があります。

機械装置に組み込まれたソフトウェアの資産計上の判断

ここでは、機械装置に組み込まれたソフトウェアの定義及び資産の取得価額の判断ポイントについて解説します。

機械装置に組み込まれたソフトウェアとは?

最近は、機械装置の中にソフトウェアが組み込まれている場合があります。

例えば、金属探知機装置にソフトウェアが組み込まれていて、そのソフトウェアが動いて金属の有無をチェックするというように、機械装置とソフトウェアが一体となって動作するものがあります。

このような機械装置に組み込まれたソフトウェアは、資産計上する必要があります。

機械装置に組み込まれたソフトウェアの取得価額の判断ポイント

機械装置の購入価額を取得価額とします。
厳密には、機械装置部分とソフトウェア部分を区分して取得価額を区分すべきです。

しかし実務上は、「機械装置一式」といった内容で見積書や請求書に記載されることも多く、機械装置部分とソフトウェア部分を区分することが困難な場合も多いため、全額機械装置の取得価額に計上しても差し支えありません。

まとめ

今回は、
ソフトウェアの資産計上についてソフトウェアの使用目的ごとに、資産計上方法を解説しました。

ソフトウェアの使用目的は、4つに分けられます。

① 販売目的ソフトウェア
② 自社利用目的ソフトウェア
③ 研究開発目的ソフトウェア
④ 機械装置に組み込まれたソフトウェア

この4つの使用目的によって、ソフトウェアの資産計上方法が異なることを理解する必要があります。
さらに、ソフトウェアの資産計上の方法は、会計処理と税務処理で判断が異なる場合があるため、処理が複雑になることに注意が必要です。

昨今のソフトウェアなどのシステム投資の増加に対応できるよう、

・ソフトウェアの資産の計上方法
・ソフトウェア資産の取得価額の判断ポイント

をしっかり理解して、経理処理ができるようになりましょう。

 

執筆者情報/経理部IS
20年以上にわたり、上場企業とその子会社で経理業務を経験。
転職6回・複数の上場企業での経験を活かし、経理を中心とした仕事に役立つ情報をブログで発信中。

ブログ名:経理課長の仕事術 https://www.keiri-manager.com/

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