取引先に請求書の電子化をお願いしたい!案内文のポイント

近年、日本社会ではテレワークや電子化が話題となっています。その中のひとつに「請求書の電子化」があります。今まで請求書と言えば紙に印刷して社印を押印、その後取引先へと郵送することが一般的でした。

しかし、ここ最近はがらりとその様相が変わってきています。電子帳簿保存法の改正や社会全体でのテレワーク推進が後押しとなり、請求書を電子化し電子データでやりとりをする企業が増えてきているのです。

今回は請求書の電子化にはどのようなメリットがあるのか、また請求書の電子化を取引先にお願いするときのポイントについてみていきます。

1.請求書の電子化のメリット

請求書の電子化は自社(発行側)だけでなく、取引先(受取側)にもメリットがあります。

発行側のメリット

・郵送代・印刷代・紙代・郵送作業にかかる人件費が不要
・発行から取引先受領までのタイムラグを短縮
・社内での情報共有が容易になる
・再発行や修正が容易にできる
・過去の請求書の検索が楽に行える
・保管スペース・保管代(場所代)が不要
・長期間保存しても劣化しない

受取側のメリット

・開封作業が不要
・担当部署への共有がすぐにできる
・発行からタイムラグなく受領できる
・保管スペース・保管代(場所代)が不要
・長期間保存しても劣化しない

 

上記以外にも、導入している会計ソフトによっては仕訳に請求書データを添付できたり請求書のデータ保存場所にリンクを設定できたりといったメリットもあります。

このように、請求書を電子化することは請求書を発行する側にとっても受け取る側にとってもメリットのあることなのです。

 

2.請求書電子化を成功させるには

請求書を電子化するためには、取引先の協力が必要不可欠です。それはなぜでしょうか?また、取引先の協力を得るにはどうすればいいのでしょうか?

取引先との協力

せっかく自社内で請求書を電子データで作成しても「紙で郵送してください」と取引先から言われてしまえば、データを紙に印刷せざるを得ません。

また、請求書をメールで送ってもらうよう依頼をしても、取引先の担当者がITに疎く請求書を電子化する方法がわからないかもしれません。

このようなことが起こり請求書のやり取りがスムーズにいかないと、支払処理が滞ってしまう可能性があります。

 

そうならないためにも、請求書を電子化する際は取引先へ協力を依頼しましょう。取引先へは請求書の電子化を開始する前に案内文を送付するとスムーズです。

事前に連絡をすることで、何らかの問題があるときには請求書の処理が滞ってしまう前に状況を把握することができます。情報を入手することができたら、できる限り取引先をフォローをすることが大切です。

 

請求書の電子化は双方にとってメリットがあります。しかし、取引先にとっては自社からの依頼によって急に今までの業務フローの変更を強いられるのです。相手の立場にたって、できる限り歩み寄るようにしましょう。

 

案内文のポイント

取引先への案内文には、以下3つのポイントを盛り込みましょう。

 

1.請求書の電子化は「決定」事項であること
自社において、請求書の電子化を行うことは「決定」していることをまず連絡するようにしましょう。「お伺い」や「お願い」という形で連絡をしてしまうと「うちは面倒だからいいや」「よくわからないから止めておこう」と対応を後回しにされてしまう可能性があります。

 

2.社会全体が電子化へ向かって進んでいること
現在日本社会は電子化社会へと舵を切っています。電子帳簿保存法の改正やハンコの廃止の流れからも見て取れる通り、紙社会から電子化社会への動きは急速に加速しています。

「今対応しないと乗り遅れてしまう」「これからは他社もどんどん電子化を推進していく」ということを取引先に伝えるようにしましょう。

 

3.請求書を電子化することは取引先にもメリットがあること
請求書の電子化に対応するとどのようなメリットが得られるのか、わかりやすく説明するように心がけましょう。メリットについては1.請求書の電子化のメリットを参考にしてください。

メリットを明確に提示してあげることで、取引先の担当者が前向きに対応してくれるようになったり、また社内への説得材料に使ってくれたりと良い効果が期待できます。

3.【文例】ポイントをおさえた案内文とは

 

●社会全体の流れを説明

「昨今、企業における環境保護に対する取り組みやテレワークへの対応の重要性が高まる中、弊社では下記の日をもちまして全ての請求書を電子化し、ペーパーレスとするべく取り組みを行うこととなりました。大変お手数をお掛けいたしますが、何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。」

 

 ●メリットの説明

「ご利用開始月: 20XX年X月締め請求分より、WEB請求書に切り替えを予定しております。 お客様にてインターネット上で、ご請求情報を簡単にご確認頂けます。 従来の郵送での送付と比較し、下記のようなメリットがございます。

  • 請求書の到着スピードが、1~2日ほど速くなります。
  • 過去1年分の請求情報をいつでも確認、ダウンロードいただけます。

 

●決定事項の説明

誠に勝手ではございますが、この度の請求書の電子化により、これまで実施しておりました、紙での請求書の郵送は、廃止いたします。ご案内内容につきましてご不明点、ご質問等ございましたら、お手数をお掛けいたしますが、 以下担当までご連絡をお願いいたします。 

 

4.【実例】弊社における取引先からの請求書データ受領方法

弊社でも請求書は電子データにて取引先とやり取りをしています。今回は実際に弊社がどのように取引先からデータを受領しているのか、その方法をご紹介します。

弊社では、請求書の回収に請求書送付専用のグループアドレスを作成しています。

 

【弊社の請求書データ回収手順】
1.取引先企業専用のグループアドレスを作成する
2.取引先企業よりグループアドレス宛てに請求書をメールで送付いただく

 

専用のアドレスを準備することで「請求書を経理に送ればいいのか企画担当者に送ればいいのかわからない」「取引に関するメールが多く請求書送付の履歴を探すのが一苦労」という電子化に伴い発生する可能性のある取引先のデメリットを防止しています。

専用アドレスであるため送付先に迷うことはなく、アドレスが請求書送付専用であるためメールの分類・検索も容易になります。

また、専用メールアドレスにすることは弊社側にもメリットがあります。

・メールの分類ができる
・経理など適切な関係者と共有できる
・sweeep(弊社の製品)に自動転送されるので、受信と同時にタイムスタンプの付与、さらに仕訳まで入った状態で保管できる

このように双方にとってメリットがあるため、新規の取引相手にもまずはメールでの請求書の送付をお願いしています。

sweeepの詳細は<こちら>をご覧ください。

5.まとめ

請求書の電子化は双方にとってメリットがあります。

しかし、そのメリットを理解できていないと「今までと変えるのは面倒」「電子化って難しそう」と感じていまい、電子化に対して忌避感を抱いてしまうこともまた事実。

請求書の電子化を取引先へ依頼する際は取引先にとってもメリットがあることを事前にしっかりと説明し、自社にとっても取引先にとっても良い業務改善となることを目指しましょう。

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