証憑(しょうひょう)とは?意味や証憑書類の保存期間を解説!

この記事では「証憑」についてみていきます。

会社に数ある書類の中でも証憑は特に重要な書類です。しかし、耳慣れない言葉なだけにいまいち「証憑とは何なのか?」「何が証憑に該当するのか?」よくわからないという方も多いのではないでしょうか。

今回は「証憑とは何なのか」という基本的なことから、4つの証憑の種類、そして証憑の保存期間について解説していきます。

 

1.証憑(しょうひょう)の意味

証憑は「しょうひょう」と読みます。あまり日常では使わない言葉ですよね。初めて聞いたという方も多いことでしょう。

証憑は取引の内容を証明するための書類です。主にお金が関わる場面において使用されている言葉です。証憑、または証憑書類と呼ばれたりもしています。

企業がその企業活動において資金を動かした場合、会計帳簿として記録することが義務付けられています。入金があったときも、出金があったときも必要となります。この入出金の記録を行う元となる資料が証憑なのです。

帳簿は会社の売上や資産を表す重要なもの。その元となる資料である証憑も必然的に重要な書類となります。

 

2.証憑(しょうひょう)の具体例

証憑とは取引内容の証拠として利用されている書類のこと。私たちにとって一番身近なものではレシートが該当します。

例えば、コンビニで買い物をするとお店側からレシートが発行され、支払いをした人が受け取ることになっています。このときのレシートは、どこで・いつ・何を・何個買い・合計/消費税額がいくらだったのかを証明する書類として発行されます。双方がこのレシートを確認することで、取引内容に間違いがなく、そしてこの取引が成立したという証拠書類としてレシートが活用されているのです。

このように取引の内容を表している書類のことを証憑、または証憑書類と呼びます。

 

3.証憑(しょうひょう)書類は4種類

ここでは「証憑には何があるのか?」について具体的にみていきましょう。

証憑は大きく分けて4つの種類に分類されます。「売上関係」「仕入関係」「従業員関係」「その他」です。それぞれの種類ごとに証憑の例を上げていきます。

  ー売上関係

売上に関する証憑には、請求書契約書領収書といった書類が該当します。いくら売り上げて取引先に請求したのか。また、いくらの契約で取引を締結したのか。このように売上に関する事項が確認できる書類が売上関係の証憑となります。

企業にとって売上はとても重要なものです。売上の良し悪しによって企業価値が計られることもあります。その売上の集計に使われる証憑も必然的に重要度は高くなります。

  ー仕入関係

物やサービスを仕入れた・購入した際に発行される書類も証憑に該当します。注文書納品書レシートなどが含まれます。場合によっては契約書請求書も該当してきます。

何を・いつ・何個・いくらで購入したのかを確認できる書類が仕入関係の証憑となります。この書類を確認することで、仕入に関する重要事項ー金額や取引個数、取引相手などを確認し、会計帳簿に反映させます。

  ー従業員関係

従業員に関する書類も証憑として扱われることがあります。例えば雇用契約書給与明細。どのような条件で契約しているのか、誰にいくら支払ったのか。このようにお金に関わる条件や金額が記載されている従業員関係の書類は証憑となります。

その他にも退職届出勤簿(タイムカード)といった労働時間・期間に関する書類も含まれます。

従業員関係の証憑には、従業員の住所や家族構成など個人情報が記載されていることがあります。そのような場合は、他の証憑とは異なった取扱いが必要になってきますので注意しましょう。

  ーその他

その他の書類とは、上記の種類には含まれないけれど会社のお金の流れを表す上で重要な書類となります。

例えば事務所の賃貸借契約書融資の契約書など、直接的に売上・仕入・従業員に関わってはいないけれど、会社として資金の動きがある事柄に関する取り決めが記載されている書類が該当します。

銀行口座の預金通帳や入出金時に発行される利用明細も含まれます。

 

4.証憑(しょうひょう)の保存期間

ここまでみてきた通り、証憑は会社にとって重要な書類です。そのため、使用後すぐに破棄することはできません。法律によって保存することが義務付けられています。

証憑の保存期間は法人と個人事業主で異なっています。

法人の場合

保存が必要なもの保存期間
書類領収書、請求書、レシート、納品書、注文書、注文請書、発注書、見積書、見積依頼書、契約書7年

法人の証憑は会社法や法人税法といった税法によって保存年数が定められています。通常、証憑類の保存期間は7年間ですが、欠損金が発生した場合は10年になるなど保存年数が変わってくることもあります。

また、従業員情報に関わる証憑は労働基準法の適用を受けることもありますので、税法だけでなく総務・労務系の法律も確認するようにしましょう。

個人事業主の場合

表

画像引用元:国税庁|記帳・帳簿等の保存制度

国税庁のホームページには個人事業主の証憑の保存期間がわかりやすく記載されています。上記の中から証憑を見ていくと請求書、見積書、契約書などは5年、預金通帳や借用証などは7年の保存が必要であることがわかります。

尚、課税事業者として消費税法の適用を受けている個人事業主の場合は上記と共に消費税法の保存期間も確認する必要があります。長い方の保存年数に合わせた証憑の保存が必要となります。

5.まとめ

証憑は会社の取引の証拠となる重要なもの。紛失や破損をすることなく、法律の保存年数を満たせる期間保存することが大切になってきます。

近年請求書やレシートといった証憑を電子化したり業務効率化によってシステムで自動発送したりする会社も増えてきました。このように電子を介して証憑を作成・発行・受領した場合でも、証憑は法律で定められた期間保存をする必要があります。

「証憑とは何なのか」「証憑はいつまで保存しておかなければならないのか」をしっかりと理解した上、電子化や業務効率化に取り組むようにしましょう。

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