電子帳簿保存法とは｜帳簿・書類の電子データ保存要件のポイント！

電子帳簿保存法とは、今まで紙でしか保存することができなかった国税関係帳簿書類を電子データでも保存することができるようにするための法律。これからの日本のペーパーレス社会、テレワークの動きに対応するには、避けて通ることのできない法律です。

今回は電子帳簿保存法の施行背景や概要について詳しくみていきましょう。

電子帳簿保存法施行の背景

電子帳簿保存法とは、正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿の保存方法等の特例に関する法律」といいます。1998年に施行されました。この法律は、国税関係帳簿書類の電子データでの保存を認めた法律です。一貫して電子計算機を使用して作成された（＝最初から電子データで作成された）国税関係帳簿書類を電子データとして保存できるようになったのはここがはじまりです。

ここでのポイントは、「一貫して電子データで作成された」というところ。この時点では、紙で作成された国税関係書類を電子データ化して保存することはまだ認められていませんでした。その後2005年にe-文書法が施行され、紙で作成された決算関係書類を除く国税関係書類も要件を満たせば電子データにて保存することが可能に。具体的には、スキャナによる電子データ化にて保存することができるようになりました。これを「スキャナ保存制度」といいます。この時点のスキャナ保存制度は法的要件をクリアすることが難しく、実装に向けて取り組む会社はほとんどありませんでした。その後問題点が指摘され、現在の形になるまでに複数回法改正が重ねられています。現在は、紙で作成された国税関係書類をスマホで撮影して保存することができるまでに要件が緩和されました。導入企業数も大幅に増え、実際に使える法律として日本社会に浸透しつつあります。

上記電子帳簿保存法の対象となっている国税関係帳簿書類は、法人税法や所得税法によって保存が義務付けられています。一般的な保存期間は7年間。この期間、会社は書類を欠けることなく保存し続ける必要があります。

7年もの期間、書類をすべて紙で保存していては保管スペースや保管料の問題が発生してしまいます。また、経年劣化によって紙に印刷された文字が薄れて読めなくなってしまうことも。このような事態を防ぎ、納税や決算処理をスムーズに行うことができるようにと作られたのがこの法律です。下記で変更点を解説しています。あわせてご覧ください。

電子帳簿保存法が適用される書類とは？

では、ここからは電子帳簿保存法の内容について詳しくみていきます。

電子帳簿保存法の内容は大きく分けて4つ。内容は「国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存」「国税関係帳簿書類のCOMによる保存」「スキャナ保存制度」「電子取引」となっています。これらはそれぞれ、適用される国税関係帳簿書類の種類や保存媒体が変わってきます。そのため、これらを理解するためにまず国税関係帳簿書類について勉強しましょう。

国税関係帳簿書類の帳簿と書類の違い

国税関係帳簿書類は、「帳簿」と「書類」の2つに大別することができます。

【帳簿】

国税関係帳簿には上記が該当します。一般的に現代ではパソコン等のシステムを利用して作られていることがほとんどですね。会計ソフトに仕訳を入れ、そうして作成される帳簿が該当すると覚えると覚えやすいでしょう。

【書類/決算関係書類】

続いては国税関係書類です。この国税関係書類は一言に書類とまとめられていますが、実は中でも「決算関係書類」と呼ばれて重要視されている書類があります。それが上段の書類。これらは、決算に際し作成され、会社の決算において重要な役割を果たす書類です。そのため、他の書類とは扱いも区別されています。

上段と下段すべてを合わせて国税関係書類と呼びます。その中でも上段の書類は決算関係書類、下段の書類は決算関係書類以外の国税関係書類として扱われます。この区別は今後電子帳簿保存法を取り扱うにあたって重要なポイントとなってきますので、しっかり理解しましょう。

電子帳簿保存法が定めていること

電子帳簿保存法の内容は下記4つがあります。

①国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存等

内容：国税関係帳簿書類を自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する場合、電磁的記録をもって書類の保存ができる

最初からシステムを利用して作成された国税関係帳簿書類については、紙ではなく電磁的記録をもって内容の保存が可能であるということ。

②国税関係帳簿書類のCOMによる保存

内容：国税関係帳簿書類を自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する場合、COM（電子計算機出力マイクロフィルム）をもって書類の保存ができる

最初からシステムを利用して作成した国税関係帳簿書類については、紙ではなくCOMをもって電子データの保存が可能であるということを指しています。

③スキャナ保存制度

内容：国税関係書類（決算関係書類を除く）を電磁的記録をもって保存することができる。国税関係書類に記載されている事項を電磁的記録に記録する装置として、スキャナが定められている

簡単に言ってしまえば、国税関係書類を電子化して保存することができるという制度。その際、紙で作成された国税関係書類についてはスキャナを使って電子データ化することができます。

④電子取引

内容：電子取引を行った場合、その電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない

インターネットをはじめとする電子取引を行った場合は、その記録を電磁的記録として保存する義務があります。どれも、従来紙でしか保存が認められていなかった国税関係帳簿書類を電子データとして保存することを目的としている内容です。このうち、昨今話題となっているのは①と③。「電子帳簿保存法」や「スキャナ保存制度」という言葉が使われているニュースや記事ではほとんどの場合焦点となっているのは①と③です。

ここから先はこの①と③についてみていきましょう。

参考：国税庁|電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法の具体的な保存要件

ここから具体的に制度の要件についてみていきましょう。まずは国税関係帳簿書類の電子化からです。国税関係帳簿書類ー仕訳帳や総勘定元帳を電子データとして保存する方法についてみていきます。

国税関係帳簿書類の電子化における保存要件

国税関係帳簿書類を電子データとして保存するためには、「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つの要件を満たす必要があります。

【真実性の確保】

真実性の確保とは、記録事項ーつまり、仕訳伝票や他の書類の訂正・削除を行った記録が確認できることや、作成した帳簿と他の帳簿との間で相関性が確認できることなどが上げられます。今入力されているデータが真実であることを証明するための要件です。

上部2つの要件については、国税関係帳簿の場合のみ適用されます。

【可視性の確保】

可視性の確保とは、電子データについての要件を定めることでそのデータが後日しっかり目で見て確認できることを担保しています。また、検索機能を備えることで、煩雑なデータの捜索に時間を割くことなく、スムーズに電子データの確認ができるようになっています。どちらもそのデータを後日使用・確認に耐えうるデータとして保存をしておくための要件です。

参考：国税庁|電子帳簿保存法上の電子データの保存要件

国税関係帳簿書類の電子化で注意すべきポイント

国税関係帳簿書類を電子データとして保存するためには、上記要件をクリアした会計システムを導入、または自社開発することが一般的です。新たに会計システムを導入する場合は、そのシステムが電子帳簿保存法に対応しているのかどうか、提供会社に事前に確認の上導入するようにしましょう。

上記要件をクリアすることができれば、国税関係帳簿書類のすべてを電子データとして保存することができます。しかし、取引先から請求書が郵送されてきたり、納品書が商品と一緒に紙で届いたりするもありますよね。そのような場合、これらの書類は上記要件で保存することができません。前章に記載の「国税関係帳簿書類を自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する場合」の一貫して電子計算機を使用して作成という部分が満たせないからです。このような場合も考慮し、電子帳簿保存法は帳簿書類の一部だけ適用させることが認められています。会社にある国税関係帳簿書類のうち、電子帳簿保存法に対応できるものだけを適用さえることができるようになっているのです。

電子帳簿保存法を適用し電子データで国税関係帳簿書類を保存するためには、事前に税務署へ届出を出す必要があります。届出の詳しい内容については下記国税庁のホームページを確認しましょう。

参考：国税庁|［手続名］国税関係書類の電磁的記録等による保存の承認申請
　　　国税庁|［手続名］国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請

国税関係書類のスキャナ保存制度とその要件

続いてスキャナ保存制度です。スマホでレシートを撮影して経費精算ができるということもあり、その手軽さから近年注目度の高い制度になります。

スキャナ保存制度は決算関係書類を除いた国税関係書類を電子データとして保存するための制度。紙で発行された国税関係書類をスキャナ、またはスマホ撮影により電子データ化し保存することができます。スキャナ保存制度では、相手から紙で受け取った国税関係書類、または取引先に発行している書類の写しを電子データとして保存することができます。（決算関係書類を除く）

これらの書類は、書類の重要度により2つに分類されています。

【国税関係書類の区分（決算関係書類除く）】

重要書類と一般書類とでは、それぞれスキャナ保存制度を受けるための要件が変わってきます。下記表はより要件が厳しい重要書類の要件です。

【重要書類の適用要件】

スキャナ保存制度では、重要書類を適応させる場合これだけの要件をクリアする必要があります。導入方法としては、外部システムで対応できる部分はすでにスキャナ保存制度に対応したシステムを導入することが一般的です。それに加えて自社内でスキャンに関するフローを作ったり、内部統制を整備したりする必要があります。

一般書類の要件も基本的に上記を遵守していれば問題ありません。一般書類の場合は、上記重要書類よりも条件が緩和されている部分があります。例えば入力期間の制限については「適時入力方式」を採用することもでき、入力をより容易に行うことができます。

詳細については下記国税庁の資料を参考にしましょう。
参考：国税庁|はじめませんか、書類のスキャナ保存！

国税関係書類のスキャナ保存で注意すべきポイント

スキャナ保存制度も、適用にあたっては事前に税務署に届出をする必要があります。記載内容等については下記国税庁のホームページにて詳細を確認しましょう。

参考：国税庁|［手続名］国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請
　　国税庁|［手続名］国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の適用届出（過去分重要書類）

まとめ

電子帳簿保存法は、今まで紙でしか保存することができなかった国税関係帳簿書類を電子データで保存できるようにするための法律。現代社会では、仕訳や精算といった経理処理はほとんど電子データを介して行われています。インターネットやパソコンといったIT技術の発展に合わせて作られた法律です。

経理に紙書類はつきもの。ですが、この法律を適用させれば経理業務における紙仕事をぐっと減らすことができます。ファイリングや糊付けといった煩雑で無意味な仕事から経理を解放し、よりクリエイティブな仕事に専念する時間を作ることができます。テレワークや在宅勤務を目指す企業にとっても見逃すことのできない法律。紙の請求書や領収書が減れば、経理が紙処理のために出社する機会も減らすことができます。

導入に際しては、すでに電子帳簿保存法に対応済みのシステムを導入することが近道です。経理業務をさまざまな面で切り取ったツールが多数発売されていますので、ぜひ検討してみてください。