電子帳簿保存法とは|帳簿・書類の電子データ保存要件のポイント!

電子帳簿保存法とは、今まで紙でしか保存することができなかった国税関係帳簿書類を電子データでも保存することができるようにするための法律。これからの日本のペーパーレス社会、テレワークの動きに対応するには、避けて通ることのできない法律です。

今回は電子帳簿保存法の施行背景や概要について詳しくみていきましょう。

電子帳簿保存法施行の背景

電子帳簿保存法とは、正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿の保存方法等の特例に関する法律」といいます。1998年に施行されました。この法律は、国税関係帳簿書類の電子データでの保存を認めた法律です。一貫して電子計算機を使用して作成された(=最初から電子データで作成された)国税関係帳簿書類を電子データとして保存できるようになったのはここがはじまりです。

ここでのポイントは、「一貫して電子データで作成された」というところ。この時点では、紙で作成された国税関係書類を電子データ化して保存することはまだ認められていませんでした。その後2005年にe-文書法が施行され、紙で作成された決算関係書類を除く国税関係書類も要件を満たせば電子データにて保存することが可能に。具体的には、スキャナによる電子データ化にて保存することができるようになりました。これを「スキャナ保存制度」といいます。この時点のスキャナ保存制度は法的要件をクリアすることが難しく、実装に向けて取り組む会社はほとんどありませんでした。その後問題点が指摘され、現在の形になるまでに複数回法改正が重ねられています。現在は、紙で作成された国税関係書類をスマホで撮影して保存することができるまでに要件が緩和されました。導入企業数も大幅に増え、実際に使える法律として日本社会に浸透しつつあります。

上記電子帳簿保存法の対象となっている国税関係帳簿書類は、法人税法や所得税法によって保存が義務付けられています。一般的な保存期間は7年間。この期間、会社は書類を欠けることなく保存し続ける必要があります。

7年もの期間、書類をすべて紙で保存していては保管スペースや保管料の問題が発生してしまいます。また、経年劣化によって紙に印刷された文字が薄れて読めなくなってしまうことも。このような事態を防ぎ、納税や決算処理をスムーズに行うことができるようにと作られたのがこの法律です。

電子帳簿保存法が適用される書類とは?

では、ここからは電子帳簿保存法の内容について詳しくみていきます。

電子帳簿保存法の内容は大きく分けて4つ。内容は「国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存」「国税関係帳簿書類のCOMによる保存」「スキャナ保存制度」「電子取引」となっています。これらはそれぞれ、適用される国税関係帳簿書類の種類や保存媒体が変わってきます。そのため、これらを理解するためにまず国税関係帳簿書類について勉強しましょう。

国税関係帳簿書類の帳簿と書類の違い

国税関係帳簿書類は、「帳簿」と「書類」の2つに大別することができます。

【帳簿】

仕訳帳 現金出納帳 売掛金元帳 買掛金元帳
固定資産台帳 売上帳 仕訳帳 総勘定元帳

国税関係帳簿には上記が該当します。一般的に現代ではパソコン等のシステムを利用して作られていることがほとんどですね。会計ソフトに仕訳を入れ、そうして作成される帳簿が該当すると覚えると覚えやすいでしょう。

【書類/決算関係書類】

貸借対照表 損益計算書 棚卸表 その他決算に関して作成した書類
領収書 請求書 契約書 納品書
見積書 注文書 検収書 送り状

続いては国税関係書類です。この国税関係書類は一言に書類とまとめられていますが、実は中でも「決算関係書類」と呼ばれて重要視されている書類があります。それが上段の書類。これらは、決算に際し作成され、会社の決算において重要な役割を果たす書類です。そのため、他の書類とは扱いも区別されています。

上段と下段すべてを合わせて国税関係書類と呼びます。その中でも上段の書類は決算関係書類、下段の書類は決算関係書類以外の国税関係書類として扱われます。この区別は今後電子帳簿保存法を取り扱うにあたって重要なポイントとなってきますので、しっかり理解しましょう。

電子帳簿保存法が定めていること

電子帳簿保存法の内容は下記4つがあります。

①国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存等

内容:国税関係帳簿書類を自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する場合、電磁的記録をもって書類の保存ができる

最初からシステムを利用して作成された国税関係帳簿書類については、紙ではなく電磁的記録をもって内容の保存が可能であるということ。

②国税関係帳簿書類のCOMによる保存

内容:国税関係帳簿書類を自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する場合、COM(電子計算機出力マイクロフィルム)をもって書類の保存ができる

最初からシステムを利用して作成した国税関係帳簿書類については、紙ではなくCOMをもって電子データの保存が可能であるということを指しています。

③スキャナ保存制度

内容:国税関係書類(決算関係書類を除く)を電磁的記録をもって保存することができる。国税関係書類に記載されている事項を電磁的記録に記録する装置として、スキャナが定められている

簡単に言ってしまえば、国税関係書類を電子化して保存することができるという制度。その際、紙で作成された国税関係書類についてはスキャナを使って電子データ化することができます。

④電子取引

内容:電子取引を行った場合、その電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない

インターネットをはじめとする電子取引を行った場合は、その記録を電磁的記録として保存する義務があります。どれも、従来紙でしか保存が認められていなかった国税関係帳簿書類を電子データとして保存することを目的としている内容です。このうち、昨今話題となっているのは①と③。「電子帳簿保存法」や「スキャナ保存制度」という言葉が使われているニュースや記事ではほとんどの場合焦点となっているのは①と③です。

ここから先はこの①と③についてみていきましょう。

参考:国税庁|電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法の具体的な制度要件

ここから具体的に制度の要件についてみていきましょう。まずは国税関係帳簿書類の電子化からです。国税関係帳簿書類ー仕訳帳や総勘定元帳を電子データとして保存する方法についてみていきます。

国税関係帳簿書類の電子化における保存要件

国税関係帳簿書類を電子データとして保存するためには、「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つの要件を満たす必要があります。

【真実性の確保】

要件 内容
訂正・削除履歴の確保(帳簿) 帳簿に係る電子計算機処理に、次の要件を満たす電子計算機処理システムを使用すること。

(イ) 帳簿に係る電磁的記録に係る記録事項について訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができること

(ロ) 帳簿に係る記録事項の入力をその業務の処理に係る通常の期間を経過した後に行った場合には、その事実を確認することができること

相互関連性の確保(帳簿) 帳簿に係る電磁的記録の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できるようにしておくこと
関係書類等の備付け 帳簿に係る電磁的記録の保存等に併せて、システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等)の備付けを行うこと

 

真実性の確保とは、記録事項ーつまり、仕訳伝票や他の書類の訂正・削除を行った記録が確認できることや、作成した帳簿と他の帳簿との間で相関性が確認できることなどが上げられます。今入力されているデータが真実であることを証明するための要件です。

上部2つの要件については、国税関係帳簿の場合のみ適用されます。

【可視性の確保】

要件 内容
見読可能性の確保 帳簿に係る電磁的記録の保存等をする場所に、その電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、その電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力できるようにしておくこと
検索機能の確保 帳簿にかかる電磁的記録について、次の要件を満たす検索機能を確保しておくこと

(イ)取引年月日、勘定科目、取引金額その他のその帳簿の種類に応じた主要な記録項目を検索条件として設定できること

(ロ)日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること

(ハ)二つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること

可視性の確保とは、電子データについての要件を定めることでそのデータが後日しっかり目で見て確認できることを担保しています。また、検索機能を備えることで、煩雑なデータの捜索に時間を割くことなく、スムーズに電子データの確認ができるようになっています。どちらもそのデータを後日使用・確認に耐えうるデータとして保存をしておくための要件です。

参考:国税庁|電子帳簿保存法上の電子データの保存要件

国税関係帳簿書類の電子化で注意すべきポイント

国税関係帳簿書類を電子データとして保存するためには、上記要件をクリアした会計システムを導入、または自社開発することが一般的です。新たに会計システムを導入する場合は、そのシステムが電子帳簿保存法に対応しているのかどうか、提供会社に事前に確認の上導入するようにしましょう。

上記要件をクリアすることができれば、国税関係帳簿書類のすべてを電子データとして保存することができます。しかし、取引先から請求書が郵送されてきたり、納品書が商品と一緒に紙で届いたりするもありますよね。そのような場合、これらの書類は上記要件で保存することができません。前章に記載の「国税関係帳簿書類を自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する場合」の一貫して電子計算機を使用して作成という部分が満たせないからです。このような場合も考慮し、電子帳簿保存法は帳簿書類の一部だけ適用させることが認められています。会社にある国税関係帳簿書類のうち、電子帳簿保存法に対応できるものだけを適用さえることができるようになっているのです。

電子帳簿保存法を適用し電子データで国税関係帳簿書類を保存するためには、事前に税務署へ届出を出す必要があります。届出の詳しい内容については下記国税庁のホームページを確認しましょう。

参考:国税庁|[手続名]国税関係書類の電磁的記録等による保存の承認申請
   国税庁|[手続名]国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請

国税関係書類のスキャナ保存制度とその要件

続いてスキャナ保存制度です。スマホでレシートを撮影して経費精算ができるということもあり、その手軽さから近年注目度の高い制度になります。

スキャナ保存制度は決算関係書類を除いた国税関係書類を電子データとして保存するための制度。紙で発行された国税関係書類をスキャナ、またはスマホ撮影により電子データ化し保存することができます。スキャナ保存制度では、相手から紙で受け取った国税関係書類、または取引先に発行している書類の写しを電子データとして保存することができます。(決算関係書類を除く)

これらの書類は、書類の重要度により2つに分類されています。

【国税関係書類の区分(決算関係書類除く)】

重要書類 一般書類
資金や物の流れに直結・連動する書類 資金や物の流れに直結・連動しない書類
例:契約書、請求書、領収書、納品書 例:見積書、注文書、検収書、注文請書

重要書類と一般書類とでは、それぞれスキャナ保存制度を受けるための要件が変わってきます。下記表はより要件が厳しい重要書類の要件です。

【重要書類の適用要件】

要件 内容
入力期間の制限 【早期入力方式】

国税関係書類にかかる記録事項の入力をその受領等後、速やか(おおむね7営業日以内)に行うこと

【業務処理サイクル方式】

国税関係書類に係る記録事項の入力をその業務の処理に係る通常の期間(最長2か月以内)を経過した後、速やか(おおむね7営業日以内)に行うこと

一定水準以上の解像度及びカラー画像による読み取り 1.解像度が200dpi相当以上であること

2.赤色、緑色及び青色の階調がそれぞれ256階調以上(24ビットカラー)であること

タイムスタンプの付与 一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプを、一の入力単位ごとの電磁的記録の記録事項に付すこと
読取情報の保存 読み取った際の解像度、階調及び当該国税関係書類の大きさに関する情報を保存すること
ヴァージョン管理 国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項について訂正又は削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができる電子計算機処理システムを要すること
入力者等の情報の確認 国税関係書類に係る記録事項の入力を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認できるようにしておくこと
適正事務処理要件 国税関係書類の受領等から入力までの各事務について、次に掲げる事項に関する規程を定めるとともに、これに基づき当該各事務を処理すること

1.相互に関連する各事務について、それぞれ別の者が行う体制(相互けんせい)

2.当該各事務に係る処理の内容を確認するための定期的な検査を行う体制及び手続(定期的な検査)

3.当該各事務に係る処理に不備があると認められた場合において、その報告、原因究明及び改善のための方策の検討を行う体制(再発防止)

帳簿との相互関連性の確保 国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項と当該国税関係書類に関連する国税関係帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認することができるようにしておくこと
見読可能装置の備付け等 1.14インチ以上のカラーディスプレイ及びカラープリンタ並びに操作説明書を備え付けること

2.電磁的記録について、次のイ~ニの状態で、速やかに出力することができるようにすること

イ 整然とした形式

ロ 当該国税関係書類と同程度に明瞭

ハ 拡大または縮小して出力することが可能

ニ 4ポイントの大きさの文字を認識できる

電子計算機処理システムの開発関係書類等の備付け 電子計算機処理システムの概要を記載した書類、そのシステムの開発に際して作成した書類、操作説明書、電子計算機処理並びに電磁的記録の備付け及び保存に関する事務手続を明らかにした書類を備え付けること
検索機能の確保 電磁的記録の記録事項について、次の要件による検索ができるようにすること

1.取引年月日その他の日付、取引金額その他主要な記録項目での検索

2.日付又は金額に係る記録項目について範囲を指定しての検索

3.2以上の任意の記録事項を組み合わせての検索

スキャナ保存制度では、重要書類を適応させる場合これだけの要件をクリアする必要があります。導入方法としては、外部システムで対応できる部分はすでにスキャナ保存制度に対応したシステムを導入することが一般的です。それに加えて自社内でスキャンに関するフローを作ったり、内部統制を整備したりする必要があります。

一般書類の要件も基本的に上記を遵守していれば問題ありません。一般書類の場合は、上記重要書類よりも条件が緩和されている部分があります。例えば入力期間の制限については「適時入力方式」を採用することもでき、入力をより容易に行うことができます。

詳細については下記国税庁の資料を参考にしましょう。
参考:国税庁|はじめませんか、書類のスキャナ保存!

国税関係書類のスキャナ保存で注意すべきポイント

スキャナ保存制度も、適用にあたっては事前に税務署に届出をする必要があります。記載内容等については下記国税庁のホームページにて詳細を確認しましょう。

参考:国税庁|[手続名]国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の承認申請
  国税庁|[手続名]国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の適用届出(過去分重要書類)

まとめ

電子帳簿保存法は、今まで紙でしか保存することができなかった国税関係帳簿書類を電子データで保存できるようにするための法律。現代社会では、仕訳や精算といった経理処理はほとんど電子データを介して行われています。インターネットやパソコンといったIT技術の発展に合わせて作られた法律です。

経理に紙書類はつきもの。ですが、この法律を適用させれば経理業務における紙仕事をぐっと減らすことができます。ファイリングや糊付けといった煩雑で無意味な仕事から経理を解放し、よりクリエイティブな仕事に専念する時間を作ることができます。テレワークや在宅勤務を目指す企業にとっても見逃すことのできない法律。紙の請求書や領収書が減れば、経理が紙処理のために出社する機会も減らすことができます。

導入に際しては、すでに電子帳簿保存法に対応済みのシステムを導入することが近道です。経理業務をさまざまな面で切り取ったツールが多数発売されていますので、ぜひ検討してみてください。

請求書の受け取りはsweeepで自動化

【AI請求書処理】従来の請求書OCRでは対応できない非定型帳票や

自動会計仕訳も、sweeepなら対応可能!最短で即日導入、

面倒な設定不要。手軽に導入して請求業務を効率化。