RPAの落とし穴と対策5つ

RPAは本格普及期に入ってきた反面、ロボットの作成に時間がかかる、ロボットをメンテナンスできないといった壁にぶつかる現場も出始めています。そうしたRPAの落とし穴と、その対策を解説します。

ロボットの作成に時間がかかる

ロボットを作るたびに、ロボットの操作をゼロから設定していたり、ある作業を担うロボットを複数作成するとき、複数人で別々に作成したりすることは、作業効率の観点から非効率といえます。

また、作業内容を洗い出しきれていなかったり、RPAツールに苦手な操作をさせようとしたりすると、ロボットを何度も作成し直すことになり、結果的にロボット作成にかかる時間が長期化してしまいます。RPAが得意とする操作、苦手とする操作はツールによって異なりますが、概ね次のような操作です。

対策

同じ作業をするロボットを複数作成するときは、同じ操作を共通部品にしてしまうことで効率化を図れます。また、作業内容を洗い出しきれていない場合は、RPAを利用する予定の部門の担当者に、業務のどの部分に使用するのか整理してもらうといいでしょう。この洗い出しの結果、ロボットが苦手とする作業があれば作成時間を長めに見積もる、あまりに作成時間が長くなるようであれば、その箇所の自動化は実施しないなど、状況に応じて柔軟に判断しましょう。

利用部門がロボットを作れない

RPAを導入検討中の企業の多くは、ロボットを作成するための環境が十分に整っていません。システム部だけでは開発リソースが足りないこと、システム部から利用部署にロボット作成担当を切り替える段階で、利用部署にRPAツールを使いこなせる社員がいない、利用部門でロボット作成のスキルが不足している、などがその理由です。

対策

利用部署は、システム部からRPAの使い方をレクチャーしてもらえるよう、関係部署と連携を図りながら調整することが必要です。ただ、あまり教育に時間がかかるようでは日常業務に支障をきたすため、Excelでマクロを使いこなしている人を対象にするといった工夫が求められます。

また、複雑な業務に対応できるRPAツールほど作成や操作が難しいので、そうしたツールはシステム部門が設定し、利用部署は操作が簡単なツールを別に導入するという住み分けで対応可能です。

ロボットが間違いを犯す

ロボットの設定内容に指示の抜けや漏れ、ミスがあると、ロボットは処理や操作を間違えてしまいます。また、Excelを使って数字を集計する業務では、列が増えたり、手作業での集計用にユーザーが追加したり、Excelシートを増やしたりした場合にも、ロボットが処理や操作を間違える事態が発生します。

対策

RPAの特徴を踏まえ、設定内容の正しさをテストで確認すること。もう1つは、単純な処理だけをロボットに任せ、複雑な処理は人手で実施すると割り切る方法だ。参照する表の1行めを人間が必ずチェックすることで、ロボットが引き起こす間違いを防げる可能性があります。

ロボットが止まる

ロボットが頻繁に止まると、利用部署はロボットの復旧までをカバーする作業、システム部はロボットを復旧する作業がそれぞれ発生するため、業務への負荷がかかります。ロボットが停止するケースとしては、次のようなことが考えられます。

• 操作対象の業務システムでUIの変更があると、ロボットが操作するボタンやフォームを認識できなくなる場合
• ネットワーク環境が混雑していて、作業を始める前までに前の処理を完了できないとエラーとなって止まる場合（処理の追い越し）
• Windows Updateやウイルススキャンといった、他処理の割り込みでロボットが停止する場合（パソコン上でロボットを動かしているとき）

対策

利用部門がロボットを作成した後、システム部門がチェックと仕上げをする体制を構築することで、設定における品質向上が期待できます。また、操作対象のシステムで改修があった場合、あらかじめ作成しておいたロボットと操作対象をセットにして管理する台帳で検索して、システム改修の影響を受けやすい可能性があるロボットを見つけ、必要に応じて改修しましょう。

メンテナンスできない

ロボットは継続的に設定をメンテナンスする必要がありますが、メンテナンスできないロボットには大きく以下の3パターンが挙げられます。

いわゆる「野良ロボット」になってしまう
作成者が異動や退職でいなくなっており、設定内容がブラックボックス化している。ロボットの作業内容、最悪の場合管理者すら不明になっていることも。
設定方法が作成者ごとで異なる
例えば、画面のURLや入力項目をパラメーターにしていたりしていなかったりするなど、処理やパラメーターの命名ルールも作成者ごとで異なる。
処理が複雑すぎる
大量の作業手順を1つのロボットに設定していて、フローチャートの箱が何百個もある。

対策

野良ロボットを作らないようにするために、簡単でいいのでドキュメント（仕様書）を作成しましょう。ただ、作業手順が少なくあまり複雑でない作業を自動化するロボットなら、5W1Hを記述した概要をメモにしたためておく、ある程度長い手順を自動化する場合は、操作画面をキャプチャして、操作内容とその目的を含めた業務の流れをドキュメントにまとめておくといった方法が考えられます。

また、ロボットへの実装方法や命名ルールの基準を決めて、作成者に順守してもらいましょう。同じ操作を共通部品にすると、ロボット作成者独自の設定が最小限になるので、ルールを徹底しやすくなります。

さらに、1機能1ロボットという原則を守ることで、1つのロボットにつきシンプルな設定で済みます。1業務で複数の機能を使うのであれば、複数のロボットがデータを受け渡しながら動作できるように設定しましょう。