Excel(エクセル)で複数のデータファイルを結合させる方法【フリーソフト】

今回は、PowerQuery（パワークエリ）を用いて、請求書の元となるたくさんのデータファイルを一つの一覧表にまとめる簡単なテクニックを解説します。

複数のファイルの結合させる機能とは

利用シーン

例えば、売上データ管理システムのような専用プログラムで作成されたシステムに蓄積されたデータをExcelで取り出したが、思った通りの形ではなかった・・という時ありますよね。

請求書を１ヶ月分の売上先ごとに取りまとめたいけれど、Excelに取り出せるデータが次の例のように1日ごとに1ファイルになっていて、そこにはどこに何を販売したかというファイルの形式でしか取り出せない、というシーンもあるかもしれません。

そうなると請求書を作成するときに、1ヶ月分であれば20個から30個程度になる売上ファイルを、ひとつの一覧表にまとめる必要が出てきます。
ファイルを一つずつ開いてコピーして、また次のファイルを開いてという作業を何回も繰り返すとなると、非常に面倒！作業ミスによってコピーしないファイルが出てきたり、同じファイルを2回貼り付けたりするということも考えられます。

そんな時に便利な「バラバラのファイルをひとつの一覧表にまとめる機能」があるのでご紹介します！
今回はサンプルファイルとしてZIP圧縮ファイルを用意しています。解凍してぜひ実践してみてください。

サンプルファイルの元データについて

用意したサンプルファイルには、12月1日から12月5日までの5つのファイルが保存されています。

サンプルファイルは、Excelのブックファイルではなく、「CSVファイル」という種類のファイルです。

CSVファイルについて

CSVファイルは、普段はセルに設定されている書式や様々な設定がされていません。また、計算式も保存されていません。記録されているのは文字と数字だけです。
これが項目ごとにカンマで区切られて記録されています。

CSVファイルは非常に単純な記録形式になっているので、機能や見やすさはありませんが、Excel以外のソフトウェアでも簡単に開くことができます。
売上管理システムのような専用プログラムでは、データ取り出し機能のことを「エクスポート」と呼んでおり、通常、このCSV形式でエクスポートされます。

結合手順

では実際に操作してみましょう。

Excelで新規ファイルを一つ作成してください。
今回のような複数のファイルを一つの一覧表に集約するという機能は、「データの取得」機能です。

１．サンプルファイルからデータを取得

「データの取得」機能は、リボンの［データ］タブの中にあります。
「データの取得」をクリックすると、Excelでデータを様々な形で取り込むことができるというのが分かると思います。
今回は一つのフォルダーの中のデータを全て一つにまとめるので、［ファイルから］の中の［フォルダーから］をクリックします。

すると、フォルダーを指定するウィンドウが表示されます。

［フォルダーパス］の［参照］のボタンをクリックして、解凍したサンプルファイルの中にある「1日から5日」のフォルダーを指定しOKボタンをクリックします。

２．データの結合と変換

ファイルの一覧表が表示されますので、［結合］ボタンの中の、［データの結合と変換］をクリックします。

［Fileの結合ウィンドウ］が表示されますので、そのままOKボタンをクリックします。

３．結合結果の確認

［PowerQueryエディター］の画面が表示されます。
詳しくは後で説明しますが、
この「PowerQuery」という機能が結合を自動化してくれています。
この時点ですでに全ファイルが結合されていますね。

実際のファイルの内容の左に「Source.Name」という項目名でファイル名も表示されています。

４．PowerQueryエディターで、列の追加

今回の場合、ファイル名が売上日付になっているので、この項目を変換して売上日を一覧表に表示してみましょう。
［PowerQueryエディター］の［列の追加］タブをクリックし、「Source.Name」の項目名をクリックした後、［例からの列］の下向き三角をクリックし、［選択範囲から］を選択します。

そうすると右側に空白列を表示することができます。

ファイル名が「191201.csv」の行の新たにできた空白列に「2019/12/01」と入力します。

この時点では何も起きません。
もしくは、入力した行以外のデータが不規則なデータになっている場合もあります。
ここで、ファイル名が「191202.csv」の行の空白列に「2019/12/02」と入力します。

５．日付のデータ型を変更

するとExcelが変換の法則を判断して、自動的に他の日付も出してくれます。
こうなったらOKボタンをクリックします。
これで日付欄が自動作成されるようになりました。

「カスタム」となっている項目名を「日付」に変更します。

ここでこの日付は、まだ文字列として判断しているので、［ホーム］タブの［データ型］が「テキスト型」になっているところを「日付」に変更します。

６．列を先頭に移動

新たに「日付」とした項目名のところを右クリックして、［移動］の中の［先頭に移動］を選択します。

日付が先頭の列に移動しました。
ここまで作成したら日付の元となった「Source.Name」の項目は不要ですので、「Source.Name」の項目名をクリックしてDeleteキーで削除します。

Excelでは元のデータを削除したらそれを元にしたデータの計算がおかしくなりますが、PowerQueryでは削除しても、それを元にしたデータはそのまま保持されます。

７．データをエクセルに表示

では、このデータをExcelのシート上に表示させます。
［ホーム］タブの［閉じて読み込む］の下向き三角をクリックし、［閉じて次に読み込む］をクリックします。

データのインポートの画面が表示されますので、［テーブル］を選択し、［新規ワークシート］を選択すれば新しいワークシートにこの結果を表示します。
また［既存のワークシート］を選択して［出力先のセル］を選択して、そこに表示させることもできます。
今回は［テーブル］、［新規ワークシート］を選択して、OKボタンをクリックします。

Excelに処理した結果を表示することができました。

結合をPowerQueryで行うことのメリット

先述のように、今回はPowerQuery機能の一部を使って複数ファイルを一つにまとめるという操作をしました。
ファイルの内容をコピーして一つ一つ貼り付けるのではなく、PowerQueryで行うことでのメリットもたくさんあります。

そのひとつが「追加のデータがきても更新しやすいこと！」です。

試しに、追加データでPowerQueryを動かしてみましょう。

１．追加データをフォルダに移動

圧縮ファイルの中に「追加データ」というフォルダーがあり、その中に12月6日と7日のデータが「1206.csv」「1207.csv」というファイル名で入っています。
他のデータの項目名の並びは、「売上先」「商品」「個数」の順ですが、7日のデータだけは、「商品」「個数」「売上先」で並んでいます。

では、エクスプローラを使って、このデータを「1日から5日」のフォルダーに移動してみましょう。

２．更新をクリック

この時点では、まだ何も変わりませんが、今回出来上がった表を右クリックして［更新］をクリックします。

すると、新たに12月6日と7日のデータが一瞬にして追加されます。
しかも7日のデータの項目順もしっかり他に合わせて並び変わっています。

自動的には更新されないのですが、更新作業を行うことで、PowerQueryに登録した今回の処理内容である「フォルダーの中のデータを一つの一覧表にまとめる」一連の作業が実行されます。
項目順も、あくまで項目名で判断しますので列の順もバラバラでも大丈夫です。
これで翌日以降もデータファイルをどんどんフォルダーに入れ、更新するだけですべてのデータを反映した表が作られていきます。

まとめ

今回は、実際の業務でもよくあると思われる、バラバラになっている元データファイルを一つのファイルにまとめる最も簡単なテクニックである、PowerQueryを使った方法を紹介しました。
PowerQueryはExcel2016バージョン以降、またはOffice365で標準装備されています。
Excel2010以降であれば、後で必要なインストールを行うことで機能を追加することができます。

PowerQueryのような新しい機能は英語表記であることが多く、それで難しく感じるかもしれません。でも実際には画面を見て行きながらどうしていくか選んで操作するという作業でできてしまいますので、便利な機能は積極的に使って業務効率化をしていきましょう。

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【執筆者紹介】

サトウヨシヒロ
ExcelをはじめとしたOfficeソフトのプロフェッショナル。
テクニカルライターであり、インストラクターであり、業務改善のエキスパートで、セミナーやパソコンレッスン、雑誌、ブログ記事の監修・執筆をしています。
『Officeの魔法使い』
『Twitter・佐藤嘉浩(Excelの魔法使い・スピルのひと)＠仙台