Excel(エクセル)フィルター機能でサクッと請求書作成/経理

はじめに

請求書の元データとして、次のような納品一覧のデータが考えられます。

この中から指定の日付の範囲で、請求先の納品先のデータを抜き出します。
データの抜き出しには、Excelのフィルター機能が便利です。

サンプルファイル

例題のサンプルファイルは、コチラをご活用ください。

作成工程

それではサンプルファイルの「納品書」シート表示してください。
今回この納品書には1000件近くのデータがあります。
この中から請求書を作るためのデータを、フィルター機能を使って抽出してみましょう。
抽出するのは、
2019年11月16日から12月15日までの15日締めのデータとし、
請求先は「Jファッション」の残額が0より大きいものとします。

表にフィルター機能を設定する

Excelのフィルター機能は次のように操作します。
まず、元の表すべてを選択します。
その表に他の表が隣接していなければ、どこか1セルをクリックするだけでもOKです。
次に[データ]タブの中の[フィルター]をクリックします。

すると一行目に下向き三角が表示されます。
これがフィルターのボタンです。

日付フィルター

納品日は日付のデータなのですが、日付のデータの場合はフィルターが[日付フィルター]に自動的に設定されます。

納品日の下向き三角をクリックしてみましょう。
「2019年」の中で「9月」から「12月」のチェックボックスが表示され、そのチェックボックスのうち、チェックされているものを表示するようになります。

今回はもっと詳細に、2019年11月16日から12月15日までのデータとしますので、
[日付フィルター]の中の[指定の範囲内]をクリックします。

これで何月何日から何月何日までの指定ができますので上のボックスに、
「2019/11/16」、下のボックスに「2019/12/15」と入力しOKボタンをクリックします。

2019年11月16日から12月15日までのデータを表示しました。

テキストフィルター

さらにこの中から納品先が「Jファッション」のものを抽出しますので、
「納品先」の下向き三角をクリックします。

納品先は文字列です。
文字列は[テキストフィルター]という形になっています。
全ての納品先の種類が表示されています。
[(すべて選択)]のボックスのチェックを外し、すべて選ばれていない状態にします。

そのまま「Jファッション」のチェックのみ入れ、OKボタンをクリックします。

「Jファッション」のデータが抽出されました。

このように1個か2個の項目を選択するには、一度[(すべて選択)]のボックスのチェックを外してから目的のチェックを入れると効率が良いです。

数値フィルター

さらに残額が0より大きいものを抽出します。

「残額」の下向き三角をクリックします。
残額は数値です。
数値は[数値フィルター]という形になっています。

これまでと同様、リストにある項目名がチェックボックスで選べるようになっているのですが、今回は0より大きいという条件を作るので、[数値フィルター]の中の[指定の数値より大きい]を選択します。

数値を入れる画面が出てくるので、0と入力しOKボタンをクリックします。

0より大きいものが抽出されます。

抽出結果を活用する

抽出結果はそのままコピーすることで他の範囲に抽出結果として貼り付けることができます。
抽出された表を全て範囲選択し、コピーします。

請求書シートには、あらかじめ請求書が作成されています。

このシートのE列以降に請求書データを入力していれば、請求書の内容が表示され請求書が完成する形になっています。
では請求書シートのセルE1に貼り付けてみましょう。
自動的に請求書が作成されました。

このように元の納品一覧表から、指定された期間、納品先、その他の条件をフィルターの中から選択し、その結果をコピーし、あらかじめ作成していたフォーマットに貼り付けることによってそのまま請求書が出来上がるという仕組みを作ることができます。

フィルターの解除

それぞれの項目のフィルターを解除するには、下向き三角をクリックしてそれぞれの項目の[フィルターのクリア]を選択します。

表からフィルター自体の設定を解除するには、もう一度データタブの中のフィルターをクリックすれば解除できます。
解除と同時に各列に設定していたフィルター条件を全てクリアされすべてのデータが表示されます。

フィルターを元にする表の注意点

どんな表でもフィルターが設定できるわけではありません。

• 1列に1項目ごと入力されていること
• 1行に1件のデータが入力されていること
• 表の1行目は列ごとの項目名が入力されていて、項目名は重複するものがないこと
• セル結合されていないこと
• 上のセルと同じ内容だからといって空白にしないこと

特に一番下の空白セルにすることはよくやってしまうことなので注意しましょう。同じ内容だからと「〃」「々」と入力してもいけません。

悪い例

まとめ

今回は、元のデータから一部のデータを抜き出すことができるフィルター機能について説明しました。
フィルター機能には、日付フィルター、テキストフィルター、数値フィルターがあります。それぞれチェックボックスを操作して抽出するものを選択することもできますし、詳細な設定をして抽出条件を絞り込むこともできます。
抽出した結果に関しては、そのままその結果をコピーすることによって、抽出した結果だけを貼り付けることができます。
今回紹介したような貼り付けるだけで何かが出来上がるような仕組みを予め作っておいて、フィルターの結果を貼り付けるだけで書類が出来上がるようにしておく効率化ツールの作り方もあるでしょう。