Excel(エクセル)ユーザー定義書式は請求書作成に便利！/経理

Excelの表示形式

みなさんはExcelの表示形式をお使いになったことがありますでしょうか。
Excelでは「1000」という数字をカンマ区切りにして「1,000」と表示、
「0.1」をパーセント表示にして「10%」と表示、
「2019/12/1」の日付を月日だけの「12月1日」と表示するといったことができます。
方法は、変更したい値の入っているセルをクリックしたあと、Ctrlキーを押したまま1のキーを押すと表示される、［セルの書式設定ダイアログボックス］で行います。

セルの書式設定ダイアログボックスにある［表示形式］のタブをクリックすると、様々な表示形式に対応したリストが左側に一覧になって表示されます。
Excelにはすでに設定されている表示形式がありますのでそれを使っても良いのですが、ユーザー定義の表示形式を使うことによって独自の表示の方法にすることができます。
ただの「100000」という文字を、全角で「ご請求金額：１００，０００円」という表示にすることもできます。

この場合の手順は…

1. 「100000」という数値の入力されているセルを選択した後、
2. 「Ctrl+1」のショートカットキー操作をして、［表示形式］タブをクリックし、左の一覧から［ユーザー定義］を選択、［種類］の下のボックスに
3. 「[DbNum3]”ご請求金額：”#,##0”円”」と入力し、［OK］ボタンをクリックします。

※「[DbNum3]」は全角数字で、必ず表示したい文字は””で囲み、「#,##0」は3桁カンマ区切りの数値という意味です。

請求書で使えるユーザー定義の表示形式の形

次のような請求書があります。日付や数値が入力や計算されたままの形で表示されています。

それぞれの数字を分かりやすくするために表示形式で変更していきます。
それぞれのセルに対して［種類］の下のボックスの下に入力する内容を紹介していきます。

和暦表示

セルD2の12月1日の日付を和暦表示にします。
設定内容は「ggge”年”m”月”d”日”」です。
「ggge」は和暦となり、「令和1」という表示になります。
ちなみに西暦の場合は「yyyy」で「2019」という表示になります。
「m」はMonthの略で月を表わし、「d」はDayの略で日を表わします。
最新のExcelでは、「[$-ja-JP-x-gannen]ggge”年”m”月”d”日”」と設定することで、年号の1年を「元年」と表示することもできます。

和暦と文字の組み合わせ

セルB7からセルD7までのセル結合されている範囲に入力されている11月30日の日付を「令和１年11月納品分」という和暦と文字の組み合わせの表示にします。
設定内容は「ggge”年”m”月納品分”」です。
月までの表示なので「d」は入力していません。「月」の後に表示したい文字列を入力しています。

数字を全角で桁区切り表示で円を付ける

セルA9からD10まで結合されているセルに入力されている数値は全角で3桁区切りで最後に「円」がついた形の表示にします。
設定内容は「[DbNum3]#,##0″円”」です。
全角や桁区切りの設定の詳細は上記でご説明した通りです。

文字列と和暦表示の組み合わせ

セルA11からD11まで結合されているセルに入力されている日付は、
「上記金額を令和1年12月31日までお振込みください」という表示にします。
これも複雑に見えるのですが、上記と同じく、表示させたい文字を””で囲めば長い文字列でも表示できます。
設定内容は「”上記金額を”ggge”年”m”月”d”日までお振込みください”」です。

パーセント表示と文字の組み合わせ

セルC22は消費税率のかけ合わせる値「0.1」が入力されていますが、これを「消費税10%」と表示します。
設定内容は「”消費税率”0%」です。
小数点以下の数値に「%」が付けば、パーセントの数字になるように100倍にしてくれて、さらに「%」が付いてくれます。
「0」は小数点以下なしの数字で表示するという意味で、もし、「10.123%」を表示したいのであれば、ユーザー定義は「0.000%」と小数点以下の桁数分「0」を入力します。
以上を設定した請求書は次のようになります。

まとめ

今回は、Excelで請求書を作成する時に使える便利なユーザー定義の表示形式のお話をしました。
「消費税10%」と手入力しても表示は変わりないので、わざわざ表示形式ですると面倒のように感じるかもしれません。
しかし、例えばセルD22の消費税額は、セルD21の税抜き金額の10%を計算式していますが、元々の数値の値を表示形式で変更しても、その値自体は数値のままなので、計算式「=D21*C22」で計算することができます。
例えば将来、また消費税率が変わったときでも、表示形式で変更していれば、計算式を変えずにセルC22の消費税率を書き換えるだけで計算できるメリットがあるのです。
11行目の振込期限などは、関数と組み合わせて締め日の翌月末日を計算していますが、それだけで請求書に必要な振込期限を明示する文字列にすることができるのです。
請求書のような書類は作成ごとに変わっていく文言が沢山あります。それらを表示形式で表示することによって、一回一回書き換える、という手間が省かれます。
ぜひユーザー定義の表示形式を活用しましょう。