こんにちは。ITライターのもり(@moripro3)です！GoogleAppsScriptの記事をお届けしています！
「送付状作成ツール」を題材として、GASの自動化事例をシリーズでお届けしています。
Googleサービスのひとつである「Google連絡先」の登録データをスプレッドシートに取得して、送付状の宛先欄に自動で書き込むGASツールです。
[box class=”yellow_box”]※シリーズの題材にした「送付状作成ツール」のスプレッドシートを当記事の最後で公開しています。コピーしてのご利用、および、全スクリプトの閲覧が可能です！
[/box]前回までの記事で、Google連絡先から目的の項目をすべて取得してスプレッドシートに書き込む処理を作りました。
[kanren postid=”78846″]スクリプトを実行するたびに、新規に登録された連絡先のみを取得して蓄積していく処理を追加しました。
名簿を送付状に転記する
今回の記事では、Google連絡先から取得したデータを「送付状に転記する処理」を作ります。
連絡先を蓄積した「名簿」から、宛先情報を送付状に転記します。
「送付状」に転記するデータは下記の３つです。
- ①宛先
- ②書類名
- ③部数
「送付状」の雛形を「名簿」と同じスプレッドシートに作ります。
「送付状」には書類名と部数のデータが必要なので、「名簿」シートを少し加工していきます。
「名簿」に書類名・部数の入力項目を作る
「名簿」のcontactシートに、書類名と部数を入力する項目を用意します。
データの入力規則で転記行を選択するチェックボックスを作る
contactシートのA列が、「この行のデータを使って送付状を作るよ」とユーザーがチェックする項目です。
「条件」で「チェックボックス」を選択します。
チェックボックスの値は論理値（TRUE/FALSE）になっています。
チェックを入れると、値がTRUEになります。この TRUE/FALSE をGASの判定に使用します。
データの入力規則で書類名のリストを作る
「書類名」をリストから選択できるよう、データの入力規則で作成します。選択肢を設定します。
転記対象行の書類名と部数を入力する
送付状を作る会社の行にチェックを入れ、書類名・部数を入力します。たとえば、ABCコーポレーション宛の送付状を作る場合は、A列にチェックを入れ、B列～G列に「書類名」「部数」を入力します。
これらのデータを送付状シートに転記するスクリプトを作っていきます。
Googleスプレッドシートでシート間のデータ転記をする
スプレッドシートの全体像は下記のとおりです。Google連絡先から取得したデータを蓄積した「名簿」と同じスプレッドシートに「送付状」の雛形が存在します。
- 送付状（letterシート）
- 名簿（contactシート）
「名簿」のデータをGASで「送付状」に転記します。後続の項で実際のツールを公開しますので、スクリプトはそちらをご確認ください。
送付状作成ツールの使い方
以下のリンクから取得できます。読み取り専用ですので、コピーしてお使いください。
[box class=”yellow_box”]※下記ファイルをコピーしてお使いください。「ツール → スクリプトエディタ」でスクリプトも見れるようになります。
（会社フィールドが未入力の連絡先は取得対象外としています）
[/box]送付状作成ツールは2通りの使い方が可能です。
- 送付状を1件ずつ作成する（印刷前に情報を追記する場合など）
- 複数件の送付状を一括で作成する（※PDF発行）
※GASのスクリプトはサーバー側で実行されるため、印刷処理はできません。
Google連絡先をスプレッドシートに取得する
メニュー → 送付状の「Google連絡先取得」を選択します。H列から右方向に連絡先が書き込まれます。※会社フィールドが未入力の連絡先は取得対象外としています。
送付状を1件ずつ作成する
送付状を1件ずつ作成する方法です。
メニュー → 送付状の「letter転記」を選択します。
letterシートにデータが転記されます。※複数件チェックを入れた場合、最初の1件のみが転記されます。
複数件の送付状を一括で作成する（PDF発行）
GASで印刷処理はできないため、PDF発行をします。PDFまで作れれば、あとは印刷指示をするだけなので、大量の送付状をまとめて作りたい場合などに役立ちます。
必要項目を入力し、メニュー → 送付状の「PDF発行」を選択します。
Googleドライブ内の、スプレッドシートと同じ階層にPDFが作成されます。
【まとめ】送付状作成ツールのダウンロード
シリーズを通して、送付状作成ツールの作り方を紹介しました。実際のツールはこちらからダウンロードできます。
[box class=”yellow_box”]※下記ファイルをコピーしてお使いください。「ツール → スクリプトエディタ」でスクリプトも見れるようになります。
（会社フィールドが未入力の連絡先は取得対象外としています）
[/box][box class=”pink_box”]
【連載目次：GASで作る送付状作成ツール】
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