電子帳簿保存法の基礎知識|保存要件を知っておこう

経理や会計の仕事といえば、大量の書類のファイリングに追われるというイメージがあります。しかし近年、企業活動において、コスト削減や業務効率化が求められるようになり、経理や会計の仕事も例外ではありません。

これらの課題に、企業内の会計処理周りから取り組むことを目的とした法律が、1998年に施行されました。それが「電子帳簿保存法」です。領収書や見積書などの証憑書類、帳簿の電子化は、メリットの多さから導入する企業が増える一方で、導入に踏み切れていない企業が多いのも事実です。

そこでこのコラムでは、電子帳簿保存法の内容と、法律で認められている保存書類について触れていきたいと思います。

電子帳簿保存法とは？

帳簿や証憑書類は「紙の原本にて」原則7年間保存する義務が、法人税法や所得税法で定められています。ところがIT技術の進歩により、紙の書類を電子データ化して保存することができるようになりました。この事実を踏まえ、税法の特例として、帳簿や証憑書類を電子データで保存することを法律で容認したのです。これが「電子帳簿保存法」です。

2005年には決算関係書類や帳簿、一部の契約書、領収書を除いた全ての書類を対象に、スキャナを利用して作成された電磁的記録の保存（スキャナ保存）が原則的に認められました。その後、2015年と2016年の税制改正ではスマートフォンで撮影した画像も認められるなど、時代に即した条件緩和がなされることで、利便性の向上が図られています。

次に、電子帳簿保存法上の電子データの保存要件と申請の有無を見ていくことにしましょう。

電子帳簿保存法上の電子データの保存要件と申請の有無

自社で管理し、作成している帳簿や決算関係書類は、電磁的記録による保存のみが対象となっています。帳簿を電子化する際には「自社で一貫して統一的に電子的な会計データが作られていなければいけない」と定められていますが、最近では多くの企業がこの条件を満たすクラウド会計ソフトを使用しています。その場合、電子帳簿を会社の方針として認めているケースがほとんどです。

一方、領収書や請求書などの取引関係書類は、紙またはデータで取引先とやり取りする書類であり、スキャナ保存も紙かデータかで方法が変わってきます。そのため、電子帳簿に比べてやや複雑で、取引関係書類の電子帳簿保存法上の保存要件を把握したうえで保管しなくてはなりません。

電子帳簿保存法における電子データの保存要件と申請の有無

紙で発行した書類の控えの保存（電磁的記録）

パソコンで作成した、請求書など相手先に発行する書類の控えを、紙ではなくデータで保存するケースです。この場合、電子保存をするためには「電子帳簿保存法上の電子データの保存要件」の段落に掲げた保存要件を満たす必要がありますが、システムに関する要件と社内規程に関する要件に分かれていることにも注意しなければなりません。また、適用開始日の3か月前までに、会社のある地域の税務署長などに対して事前申請したうえで、承認を得なければなりません。

電子取引データの保存（電磁的記録）

電子帳簿保存法では、「電子取引に関連する内容を全てデータで保存しなければならない」というルールが定められています。こちらも、下記の保存要件を満たさなければなりません。電子取引のみ税務署への事前申請は不要ですが、電子取引データ保存開始前に税務署のチェックがないため、保存要件を確実にクリアすることが求められます。

紙で受取った書類の電子保存（スキャナ保存）

主に、取引先から受け取った注文書や請求書といった取引関係書類が、電子帳簿保存法に付随する「スキャナ保存制度」の対象となります。スキャナ保存には、電子データの保存とは異なる独自の要件が課せられています。

また、契約書や領収書、請求書などの「重要書類」と、見積書や注文書などの「一般書類」では保存要件が異なります。

今後も拡大する帳簿書類の電子化

一見、電子帳簿保存法に従って電子化を推し進めることは難しいと感じるかもしれません。
しかし、紙の書類を電子データとして保存すると、それまで紙の書類が占拠していた社内のスペースを開放できます。また、電子化を推進させることで、業務効率化や生産性の向上、ペーパーレス化を図れるとともに、税務にかかる様々なコストを削減できます。

そのためには、保存要件や必要な手続きなど、電子帳簿保存法をきちんと把握して理解することが大切です。電子データ保存を検討している場合、スキャナの導入もおすすめです。スキャナを導入済みの会計ソフトにつなげば、紙の書類に囲まれる経理業務から解放されます。