「時間が足りない・・・」重要な仕事に携われば携わるほど、多種多様な業務が舞い込んできて有限な時間が恨めしく思えるときもあります。１日２４時間という時間は、誰にとっても等しいもの。足りないからといってもらえることはできず、余ったからといって貸し出すこともできません。まさに時間は重要資源です。その貴重性は、成果をあげなければならない人にとっては、貴重性がさらに高まります。
とはいえ、定型的な仕事はRPAに任せられる時代。毎月膨大な時間を費やしていた面倒な仕事をRPAやsweeepなどのAIツールにやってもらうことができるようになりました。では、そうやって手に入った時間を即、創造的な仕事へと使いこなせるようになるでしょうか。ドラッカーは「成果をあげる者は仕事からスタートしない。時間から出発する。」と指摘しています。効率的に目標を達成するには、まずは自分の時間を知ることが欠かせないのです。
成果をあげる時間管理
ドラッカーは成果をあげる時間管理のステップには①時間を記録して分析する、②管理する、③まとめる、の３段階があると指摘しています。「分析→管理→まとめる」という一連の手順で、成果をあげるのに必要なまとまった時間を確保するのが、ドラッカー流の時間管理術なのです。
- 分析では、自分の時間がいかに使われているかを分析するために、時間の使われ方を記録します。
- 管理するでは、自分の活動をいくつかのカテゴリーに分類し、必要な活動、不必要な活動を特定します。そして、必要な活動については、時間浪費の原因を特定し、改善します。
- まとめるでは、自由に使える時間を大きくひとまとめにします。そして、この時間を優先順位の高い活動に利用します。
それでは、順を追って、詳しく３つのステップを見ていきましょう。
時間を記録して、分析から
作業時間を記録し、これを作業の効率化に結びつける手法は肉体労働の分野で古くから利用されてきました。しかし、成果を上げなければならない知識労働には、まだ本格的に導入されていません。記録する方法にルールはなく、自分で記録しても他の人が記録しても構いません。しかし、記憶に頼らずリアルタイムで記録することが大前提です。これを定期的に行い、まずは時間をどのように使っているのか客観的に記録していきます。
その上で、ドラッカーは記録した時間を次の３つに分類するように進めています。
１．時間を浪費する仕事 → 排除
２．ほかの人間でもできる仕事 → 移譲
３．浪費させている他人の時間 → 排除
無駄に使われている時間を特定し、１や３のような非生産的な活動や順次排除していきます。２の他の人でもできる仕事は移譲に。他の「人」ではなく、RPAに移譲でもいいですね。３は、自分自身ではなく、周囲の人への対処です。他人の時間を無駄遣いしている活動を明確にし、これもなくしていくことが必要です。
時間浪費の原因を特定しよう
非生産的な活動を排除できたとして、一方で必要な活動の時間が、何らかの原因で浪費されているケースがあります。これらについては、原因を明らかにして、適切に管理しなければなりません。ドラッカーは時間の浪費となる代表的な４つの原因を指摘しています。
１．システムの欠如や先見性のなさ
２．人員の過剰
３．組織上の欠陥
４．情報にかかわる機能障害
１はシステムの欠如や先見性のなさから、繰り返しパニックに陥る仕事です。例えば毎月締め日直前になると起こる請求書の処理などはその典型です。まさにここでもITの出番。sweeepなどのITツールにどんどん任せていきましょう。
２は多数の不必要な人を経てようやくゴーサインが出る稟議などが例として挙げられます。問題を排除するには、人員のスリム化が欠かせません。
３の組織上の欠陥は、過剰な会議に現れるとドラッカーは指摘。組織の成果に責任を持つ人たちが１日のうち４分の１以上が会議だとした場合、必ず組織上の欠陥があると言います。組織メンバーの職務や責任を明らかにして、多くの会議を実行することなく意思決定を行える組織にすることが必要です。
４は、必要な部署に必要な情報が届いていないことで、時間が無駄に使われるケースを指します。不適切な情報によって時間が浪費される場合も然り。これも組織をあげた活動が欠かせません。
時間をひとまとめにして集中！
時間の分析と必要な活動の時間浪費の原因の特定。これらにより自分の自由になる時間が増えたら、次にすることは時間をひとまとめにすることです。いくら時間に余裕ができてもそれが細切れでは成果につなげることは出来ません。
企画書を書くのに８時間必要だとして、毎日３０分１６日間かけたからといって納得のいく企画書が作れるというわけではありません。重要なのは、いかに「時間を大きなまとまりにするか」。
そしてそうやって出来たまとめた時間を、他の非生産的業務に煩わされないで「集中したい仕事だけに使えるか」です。週に１日家で仕事をする日をつくったり、早起きして朝に集中して仕事をしたり、特定の日だけに会議を充てたり、など方法は様々ですが決して非生産的な仕事に侵食されないように注意しなければなりません。時間の管理によって集中したい仕事を見極めることは、自分にとって本当に重要な仕事を見極めることと同じです。時間管理とは、すなわち自分の仕事・自分自身を知ることに深く結びついていると言えます。ドラッカーの時間管理術を参考に、ぜひ自分自身の仕事を知る良い機会にしてみてください。
