ビジネスマンなら知っておきたい「バックオフィス」業務。
バックオフィスとは？業務が捗るようになるバックオフィスの活用方法は？など、バックオフィスのオススメツール紹介を含めて解説していきます。
バックオフィスとは
企業などの組織において、事務・管理業務などを担当し、顧客に直接対応するフロントオフィスを支援する部門のことです。人事・経理・総務・情報システム管理部門などを指し、間接部門とも呼ばれます。
一部の中小企業を除くと、ほとんどの場合経理や会計などのバックオフィス部門が不足しているため、経営者自ら経理業務を行ったり、または社員が本業の傍らバックオフィス業務をこなすというケースが多いと思います。
また、これから起業するという方は、起業に伴うバックオフィス業務の多さに頭を抱えることも多いかと思います。
今回の記事ではこれらバックオフィスに関連する問題を解決したり、自動化するためのツールをご紹介していきます。
バックオフィス業務のアウトソーシング（BPO）
バックオフィスの業務やビジネスプロセスは、外部の専門企業に委託することが可能です。このアウトソーシングを略してBPO（Business Process Outsourcing)と呼ぶ場合もあります。
BPO導入のメリットは次の５つが挙げられます。
- 人員のスリム化：バックオフィス要員のための採用や教育コストが不要
- 業務品質・効率の向上：本業に集中できる
- 業務マネジメントが容易（業務の可視化、進行管理の厳密性）
- 社内で調達できないノウハウや最新の法的知識の利用
- インフラ整備が不要
デメリットは次の通りです。
- 業務全体を把握できなくなる可能性
- 拡張性のある業務・組織編成などには不向き
- インソース化（委託していた業務を自社で再開）が難しい
クラウドサービスの利用
上述の通り、BPOを利用してバックオフィスの効率化を図ることは可能です。しかし日本の企業では人材確保が困難になっています。また、「働き方改革」において、企業は「業務効率化」が求められています。そのため、BPOでの人材確保が難しくなる可能性も考慮し、クラウドサービスでの自動化や効率化を進めていくことをお勧めします。
下図はバックオフィスで利用可能なクラウドサービス例を一覧化したものです。
これらを組み合わせて企業運営に利用することができます。代表的なクラウドについては、今後別のページでご紹介していきます。
RPAの利用
バックオフィスの自動化で主流となりつつあるのが、RPA（Robotic Process Automation）です。一度は耳にしたことがある単語かもしれません。RPAはAIの一種で、プログラミングの知識を持たずともバックオフィスの自動化を容易にします。
次のようなバックオフィス業務が自動化に向いています。
- 一定のルールに従う繰り返し作業
- 構造化されているデータ
- Windowsやクラウドのアプリ
- 標準化業務
- 人為的なミスが起こりやすい作業
また、人材を採用することに対してRPAには次の優位性があります。
- 辞めない
- 働き続ける
- 変化に強く、同じ間違いを繰り返さない
このRPAと先にご紹介したクラウドサービス等を組み合わせることで、24時間のバックオフィス作業を遂行することも可能になります。
まとめ
今回はバックオフィス業務とはどんなものか？また、その業務を効率的に行うのに有効なツールをご紹介しました。次回以降は業務フローにも触れながらこの効率化を掘り下げていきたいと思います。
