導入前に知っておきたいRPAのメリットとデメリットとは?

急速に世の中に広まりつつあるRPA。ここ数年で様々な製品がリリースされ、その後もアップデートを繰り返しながら進化しています。一方、RPAを導入している企業は少なく、ロボットを業務に導入することへの心理的・金銭的なハードルを高く感じる企業も多いため、ユーザーの導入事例が企業サイトや書籍などで紹介されることもしばしばです。

本マガジンでもRPAの導入事例やRPAに関する基礎的なことをお伝えしてきましたが、導入する前に抑えておきたいRPAのメリット・デメリットについて、今回はご説明していきたいと思います。

RPAの導入メリット

専門的な知識は不要

意外と思われるかもしれませんが、RPAは、ExcelでいうところのマクロやVBA、プログラミングなどの専門的な知識がなくても利用可能です。そのため、情報システムなどのITスキルの高い部門だけでなく、経理や会計など、一般の業務で働く社員でも扱えるのが特徴です。もちろんRPAツールを使いこなすためには、前もって操作方法を習得しておかなければなりませんが、プログラミング言語と比べると習得時間はあまりかかりません。

低コストで導入可能

会社が業務効率化を図る際に真っ先に考えることとして、社内システムのIT化や一元化が挙げられます。これらを実際に導入しようとすると、大規模な投資とシステムの改修が必要です。しかしRPAは、既存のシステムを組み合わせながら、単純な業務を人の代理で行います。また、日常的に行う小規模な作業であれば、社内で使っているパソコンにインストールし、各人で使えるようにすることが可能です。

既存の業務を大幅に変更しなくてよいこと

既存の業務変更の規模が小さく済むことも、RPA導入のメリットと言えるでしょう。通常、業務を効率化するとなると従来の仕事の方法を変える必要があります。例えば、新たなシステムに切り替えればその操作をゼロから覚えなければなりません。また、仕事の流れやシステムを変更することでかえって業務が煩雑になったり、思わぬトラブルが発生したりする可能性もあります。

RPAは、既にある仕事の流れの一部をロボットに代行してもらうことで業務効率化を実現します。つまり、既存のシステムを使いながら、RPAを導入できるのです。

RPAの導入デメリット

処理の間は端末が使えない

RPAはあくまで画面上で行う操作をロボットがなぞるものです。その間、パソコン内で別のソフトウェアを起動したり、画面を切り替えたり、電子メールを送受信したりといったコンピューターの内部処理に時間がかかってしまいます。作業内容によっては人間が期待した通りの働きができず、かえって非効率になってしまうことも。

RPAを導入する前に、RPAを使った処理時間を事前に計測しておきましょう。期限のある業務にRPAを使うときは、ゆとりを持たせた工程を組むようにしましょう。

例外処理は1つずつ登録する手間が発生

RPAは決められたことを忠実に再現しますが、RPAはルールベースでデータ処理を行います。画面に通知メッセージが表示されたり、ルールにない例外的な処理が発生したりすると、すぐにエラーで止まってしまいます。また、作業内容が複雑になればなるほど人間が何気なく判断していることが、実はRPAにとっては例外処理であるというケースも出てきます。

最初に全ての想定を設定できればいいのですが、予想し得なかった事態が起きるたびに、1つ1つ例外処理対応を付け加えながらロバスト性を高めていくしかありません。

かえって割高になるケースも

RPAの導入は、業務効率化と人件費などのコスト削減につながります。しかし、いきなりRPAに「あれやって、これやって」と指示しても、いわば「赤ちゃんロボットに仕事を任せる」ようなものなので、「人間が指示したフォルダ以外からデータを収集してきた」ということが起きる可能性も捨てきれません。また、作業ごとにRPAを分けていたり、あまり効率的でない作業にRPAを使おうとしたりすると、その分かえって費用がかかってしまいます。

まず業務内のどの部分に、どのくらいの期間RPAを導入したいのか、自動化ソフトの費用感やデモ機を見てしっかりと事前検討する必要があります。

RPAの代表的なソフトとは?

人が登録した操作をもとに、定型業務をひたすら繰り返す自動化ソフトRPA(ロボティックプロセスオートメーション)は、2012年にRPAの老舗Blue Prism社が世界で初めて提唱したと言われています。

RPAという言葉が知られるようになるにつれ、様々な企業から自動化ソフトがリリースされていきました。本マガジンでもたびたびご紹介しているUiPathBlue PrismAutomation AnywhereWinAutomationBizRoboシリーズ(RPAテクノロジーズ)などが代表的な自動化ソフトの例です。日本では2017年頃からRPAの知名度が急上昇。多くの製品が出回るようになると同時にWinActorなどの国産の自動化ソフトの開発が進んでいます。


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ABOUTこの記事をかいた人

Webライター。Webサイトのコンテンツエリアの文章作成から校正、コンテンツマップに沿ったライティングを手がけてきた経験がある。スマートフォンのスキャン用アプリAdobe Scanを使って文書作成するのが得意。OCR、協働、働き方改革、地域のコミュニティの形成、子育て期の女性へのサポートなどに関心あり。