RPAと他の技術との比較

業務効率化において、RPA単体以外にもRPAとExcelのマクロ、AI(人工知能)、OCRなど、RPAに近い技術を組み合わせて導入する企業が増えています。PDCAサイクル(※)を見直した上で、最適化すべき業務フローを自動で見つけて分析してくれること、RPAではできないことを、RPAと複数のソフトとを併用することで、業務効率化に尽力してくれるという利点があります。

このコラムでは、Excelのマクロ、AI(人工知能)、OCRといったRPAと他の技術との比較について解説していきます。

※PDCAサイクル:行動プロセスの枠組みのひとつ。Plan(計画)、Do(実行)、Check(確認)、Action(行動)の4つの要素から構成されている。仮説・検証型プロセスを循環させ、マネジメントの品質を高めようという概念。

RPAと他の技術との比較

Excelのマクロ

RPA同様、業務を自動化するツールの1つに、Excelのマクロがあります。これはExcelに備わっている機能で、Excel内もしくはExcelと連携可能なMicrosoftのオフィスソフトウェア間で、インポート・エクスポートといったデータのやり取りなどを自動化できます。

一方RPAは、Excelを含め様々なアプリケーションソフト間のデータ連携などを自動化できます。対応できる業務範囲が極めて広いことが、マクロとRPAの大きな違いです。

自動化のための開発作業にも違いがあります。Excelのマクロは、VBAと呼ばれるプログラミング言語を利用します。自動記録という簡単な方法もありますが、少し高度な処理を自動化するにはやはりVBAの習得が必要です。一方RPAには、プログラミングの知識がない一般的な社員でも使いこなせるように、分かりやすい開発ツールが用意されています。

◆RPAが得意なExcelでの作業◆

経営会議や販売会議ではExcelで作成された資料で報告が行われています。資料作成の際は、人が様々なアプリケーションでデータを作成したり、他のアプリケーションからExcelに転記したりしています。

RPAは、こうした報告書の作成も得意です。WordやPowerPointで作成したデータを、Excelのどのシートに、どのような形式で転記するか指示すれば、人手を介した作業を削減できるとともに手入力特有の様々なミスが起こることなく、スムーズに作成してくれます。

AI(人工知能)

膨大なデータから見つけ出したルールに基づいて、予測(推論)を立てたり分類したりするなど、何らかの結果を導き出すのがAI(人工知能)です。一方RPAは、開発者が定義した処理を忠実に実行します。また、人間の代わりに作業を行うソフトウェアロボットなので、AI(人工知能)による業務自動化もRPAに含まれます。現在RPAは、人間の作成したルールに従って定型業務をこなすだけですが、AI(人工知能)と連携することで、さらに人間に近い働きが期待されています。

◆AI(人工知能)とRPAの連携◆

昨今注目されているのが「AI(人工知能)とRPAの連携」です。AI(人工知能)は学習し、判断する技術を持っているため、AI(人工知能)が人間の代わりにRPAを運用することで、人間が決めたルール通りにしか動かないRPAの弱点を補えるようになります。AI(人工知能)に業務を学ばせるときは、業務内容や蓄積された過去の膨大なデータを覚え込ませます。これにより、AI(人工知能)が判断し、ルールを作ってロボットに作業させることが、ある程度できるようになるのです。

AI(人工知能)とRPAの連携の試みは既に開始されています。受付や問い合わせへの対応など、これまで人間の判断に委ねていた業務を、AI(人工知能)搭載のRPAが代行している例があります。また、Excelに必要事項を入力して見積書を作成し、印刷から送付まで行っていたところに、RPAを導入。メールでRPAのシステムに送られたデータから、自動的に作成された見積書を、お客様にメールで送信される仕組みを構築した企業も。

AI(人工知能)とRPAを組み合わせて導入することで、今後もRPAの活用が広がっていくでしょう。

OCR

FAXで送られてきた注文書や受信シート、紙の注文書や発注書、手書き文書をデータ化するには、OCR(光学式文字認識)というアプリケーションを使います。

OCR(Optical Character Recognition/Reader)は、紙や画像から手書きまたは印字された文字を、光学的に読み取るスキャナーと、文字を認識してデータに変換するソフトウェアを合わせたシステムの総称です。

例えば、申込書をPDFなどにファイル化する際、申込書などに記載された名前や郵便番号、住所、電話番号などの項目が、スキャナーを通してコピペ可能なテキストに変換され、様々なファイル形式にエクスポート可能です。また、手入力で生じる変換ミスやタイプミスもありません。

OCRと比べてRPAは、全ての情報がデジタル化されていないと効果を発揮できません。またOCRのように、画像をテキストデータに変換することはできません。OCRによって変換されたスキャンデータを、RPAで顧客管理システムやオフィスソフトに転記するなど、OCRの機能を持たせたRPAツールの開発が各企業で進んでいます。

導入したい業務フローに最適な、併用技術を選びましょう

RPA単体だけでなく、Excelのマクロ、AI(人工知能)、OCRなどの技術は、業務効率化を進めるために不可欠です。また、これらの技術は得意分野が異なります。ある業務を自動化したいとき、すぐにRPAをというよりは、RPAと他の技術の併用も含めて、様々な選択肢を視野に入れながら最適な技術を選定しましょう。


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ABOUTこの記事をかいた人

Webライター。Webサイトのコンテンツエリアの文章作成から校正、コンテンツマップに沿ったライティングを手がけてきた経験がある。スマートフォンのスキャン用アプリAdobe Scanを使って文書作成するのが得意。OCR、協働、働き方改革、地域のコミュニティの形成、子育て期の女性へのサポートなどに関心あり。