【GASで勤怠管理ツール①】スプレッドシートのルーチン作業を自動化しよう!

こんにちは。ITライターのもり(@moripro3)です!GoogleAppsScriptの記事をお届けしていきます!

みなさんの会社では、社員の「勤怠管理」をどのようにしていますか?

大企業では専用の勤怠管理システムを導入していると思いますが、社員数がそこまで多くない会社では、なるべくコストをかけず、かつ、効率的に管理をしたい!そんなバックオフィスの声が聞こえてきます。

そんな時に便利なのが「Googleスプレッドシート」と「GAS(GoogleAppsScript)」です。

シリーズを通して、GASを利用したバックオフィス業務の効率化ネタをお届けしていきます!

このシリーズの目的 ~GASを利用したバックオフィス業務の効率化~

このシリーズでは、「勤怠管理ツール」を題材として、GASの活用事例を紹介します。

ツールの作り方をイチから紹介するものではなく、GASを活用することで、スプレッドシートを使用した業務の自動化ができることをお伝えします。

『GASを使うとこんな自動化ができるんだ!』

『いまスプレッドシートでやってるこんな手作業も自動化できるかな?』

というように、シリーズを通じて「GAS」のパワーを知ってもらい、バックオフィスで活躍するみなさまの業務効率化のお手伝いができれば幸いです。

シリーズの最後で実物の「勤怠管理ツール」を公開しますので、スプレッドシートの集計関数などの仕組みはそちらをご覧ください。このシリーズでは”GASの処理”に焦点をあてて紹介していきます。

GAS ( GoogleAppsScript ) とは

GoogleAppsScriptとは、Googleが提供しているプログラム言語です。頭文字をとってGASと表記します。

GASはプログラミング言語のJavaScriptがベースとなっています(※完全に同一ではありません)

Googleスプレッドシートの操作はもちろん、様々な用途で活用できます。

  • Googleサービスとの連携(Gmail・Googleカレンダー・Googleフォームなど)
  • 外部WebサービスのAPIを利用した連携

Googleのサーバー上で動作するので、独自にサーバーを用意しなくても、インターネット環境とGoogleアカウントがあれば、環境構築不要で、プログラムを動作させることが可能です。

GASは、実行時間・実行回数などの制限があるため、大規模システムの開発にはあまり向かないですが、中小企業における軽量アプリケーションの開発に最適です。

このシリーズで紹介する「勤怠管理ツール」のように、『日常のバックオフィス業務をサクッと自動化したい』という場面で大いに役立つでしょう!

スプレッドシートで作る勤怠管理ツールの構成

このシリーズで紹介する「勤怠管理ツール」は2種類のスプレッドシートで構成されています。

部下の勤怠をチェックする「管理者用」と、毎日の勤怠を入力する「社員用」です。

  1. タイムシート集計(管理者用)
  2. 勤怠表(社員用)

①と②のスプレッドシートは関数でリンクしています。

※シリーズの最後で実物のファイルを公開しますので、関数などの仕組みはそちらをご覧ください

勤怠管理ツールの全体像

①タイムシート集計(管理者用)

各社員の入力値を一覧で確認できます。

勤怠管理ツール集計シート

各社員の勤怠表のスプレッドシートのURLを入力して、リンクさせています。

勤怠表とリンクする

②勤怠表(社員用)

月ごとにシートが分かれていて、各社員が日次で勤務時刻を入力します。

勤怠管理ツール社員用

GASで自動化する2つの作業

このシリーズでは、「管理者の月末の手作業を自動化する仕組み」をGASで作ります。

  1. 各社員の勤怠表を締める作業
  2. 翌月分のシートを作る作業

【自動化その1】シート一括保護(月末締め)

各社員は、毎月1日~末日の間、勤怠表に勤務時間を入力します。管理者は、翌月初に「締め」の作業をします。

「締め」とは、システムでいう「ロック」です。各社員が入力値を変更できないように、管理者以外の編集権限を削除し、かつ、シートを保護します。

これを管理者が手作業でやると、社員ひとりずつのスプレッドシートを開き、対象のシートを選択して、編集権限を削除し、シート保護する・・・を繰り返さなければなりません。この一連の処理を「ポチッ」と片づけられるよう、GASで一括処理します。

勤怠管理ツール自動化1

【自動化その2】翌月シートの一括作成

この勤怠管理ツールは、1か月・1シートの仕組みなので、月が変わるごとに新しくシートを作成する必要があります。

「管理者用」「社員用」それぞれ、前月シートをコピーして、シート名を変更して、前月入力値をクリアして・・・。これもGASで自動化しますよ。

勤怠管理ツール自動化2

独自メニューの作成

GASで作成したスクリプトを簡単に実行できるよう、スプレッドシートに「独自メニュー」も作成します。

スプレッドシートに独自メニューを追加

 

これらのGASのスクリプトを、シリーズを通して紹介していきます!

まとめ:GASとスプレッドシートで作る勤怠管理ツール

バックオフィス業務では、勤怠管理の月末締めのような「定例作業」が多いですよね。

スプレッドシートを使った業務で、ルーチンの手作業を繰り返している方は、ぜひ「GAS」にチャレンジして自動化の一歩を踏み出してみましょう!

シリーズを通してGASの魅力を存分にお届けしていきますよ。

次回は、「【自動化その1】シート一括保護(月末締め)」の処理を紹介します。GASでスクリプトを書いていきます!

【GASで勤怠管理ツール②】GSuiteドメインで自分以外のユーザーのシート編集権限を削除する

2019.10.04

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