社内コミュニケーション、まだメール!?業務効率化のチャットツール紹介

先日ある有名企業に勤める友人が暗い顔でこうつぶやきました。「最近、人事部に残業するなって怒られて大変なんだよー」上司や先輩の顔色を伺って帰るに帰れない状況よりはいいのでは、と詳しく聞いてみると・・・。

会社にはいないけど残業は減っていない

「9時から17時までの就業時間内で空いているところがあると、どんどん色んな部署から会議の予定が勝手にOutlookに入れられていく。だから自分の仕事や、資料作りなどは早朝に出勤して9時までに仕上げ、それでも終わらない時は残業するしかない。でも、19時以降に会社にいると、人事部に怒られて自分の部署にも迷惑をかけるので、近くのコワーキングスペースに行って会社のパソコンを(残業をしていることを隠すために)スリープモードで仕事している。」

聞けば、上からは残業を減らせという命令だけで、特に社内の仕組みは今まで通りとのこと。夜間に会社から人はいなくなったけれど、むしろその陰で多くの負担を強いられている状況に驚きどころか、衝撃を受けました。

不要な残業を減らすのは企業だけでなく社員にとっても願ってもないこと。しかし、今まで多くの時間を費やすことを良しとしていた働き方の体質を変えるには、単なる社員の意識を変えるだけの問題ではないはずです。彼の発言の最初の部分「Outlookで会議の予定が入れられていく」というところに焦点を絞り、まずは残業を減らす手立てはないか考えてみました。

残業ゼロ企業の取り組み

日経ビジネス2018年8月号に、残業ゼロ企業として有名なランクアップ(東京都中央区、岩崎裕美子社長)社が行っている取り組みが紹介されていました。この会社では、社内のコミュニケーションに厳格なルールを設けているそうです。

「メールにお疲れ様ですはNG」 この6文字に、書く方も読む方も6秒のタイムロスが生じている。

「メールの宛名に肩書はご法度」 人事異動の際に肩書を調べる時間がもったいない

「エクセル資料の色付け禁止」  何色にするか、どのフォントにするか悩む時間は無駄。

「どんな議題でも会議は立って30分」

メールで相手が不快な思いを持たないような文章にしようと頭を悩ませ、日本人特有の言い回しを使ってこねくりまわしたあげく結局何が言いたいのかわからない文章になった・・という経験、ありませんか?(私は正直あります。)そんなことをしていると、一本メールを書くのに5分10分平気で過ぎていきます。上記のような改革は一見小さいようにみえて大きな削減に繋がることがわかります。

チャットツールで業務効率化

また、もう一つの手段として会議や外出などのスケジュールの共有やメールで行っていた連絡手段をチャットツールに置き換えるという方法もあります。下記にご紹介するのは代表的なツールのほんの一例です。

Slack(スラック)

2014年にリリースされてから、世界中で普及し利用者を拡大し続けているアメリカ発のコミュニケーションツール。

  • 外部サービスとの連携が可能
  • メールとの連携
  • 絵文字などのカスタマイズができる
  • 無料お試しプランがある
  • 複数人でやり取りできるグループチャットがある

デザインが洗練されていて、しかも連携ツールが豊富のため、特にIT系企業やエンジニアを中心に人気が出ています。導入もとっても簡単。(契約から業務開始までの流れをこちらで解説しています)

chatwork(チャットワーク)

国内を中心にユーザー数を伸ばしている2011年にリリースされた日本発のツール。

  • タスク管理機能が充実
  • 無料お試しプランがある
  • メールとの連携
  • 複数人でやり取りできるグループチャットがある

Slackとほぼ機能は同じですが、タスク管理が特徴的といえます。また、ITに精通していなくても使えるように設計されているため、NPO団体や工務店などIT系以外の組織でも多く導入されています。

LINEWORKS(ラインワークス)

LINEのビジネス版として2017年にリリースされ急速にユーザー数を伸ばしているツール。

  • カレンダー機能がありメンバーのスケジュールの把握が可能
  • 既読、未読機能
  • 電話をしながら画面共有が可能
  • 無料お試しプランがある

LINEとほぼ同じUIのため、特に若い世代には人気があります。また、顧客にもLINEを使って連絡できるためスピーディーに連絡を取ることができます。

他にも、チャットもタスクも一括管理ができるTeamHackSalesforceが提供するchatterなど、優良なツールが国内外で多くあり、導入を進めている企業が年々増加傾向にあります。実際のメリットですが、導入した企業があげた理由を見れば一目瞭然。「スピーディーなコミュニケーションができる」23.6%、「会議時間の短縮が期待できる」15.7%、「複数人での情報共有が用意になる」13.9%となっており、時間短縮による生産性向上やコミュニケーション活性化による情報流通が期待できるのです。(総務省の調査より)

号令だけでは残業は減らせません!

日本の労働生産性は47年連続G7の中で最下位。日本経済の活性化のためには時間ではなく成果の評価によって生産性を上げることが政府としても、企業としても喫緊の課題です。

19年4月からは「働き方改革関連法」が施行されることになり、従業員数301人以上の企業を対象とする「残業時間の上限規制」がつけられました。「原則月45時間、年360時間」に規制し、違反した場合は罰則が科せられるのです。これはなんとしてでも企業は残業を減らさなければなりません。

ですが、だからといって何も工夫せずに上からの命令で残業を禁止して労働時間を制限するという強引なやり方では、残業の削減どころか本来の目的である生産性の向上は難しいでしょう。

正しい働き方の正解を見つけるのは、会社が率先して工夫していくべきです。

参考文献:日経ビジネス 2018年8月9日号


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ABOUTこの記事をかいた人

大学では映像と演劇を専攻。仕事はIT(RPA運用)。趣味は茶道。 抹茶のおいしさを広めるべく動画を作って世界に発信中。