バックオフィス業務にクラウドサービスを活用しよう!勤怠管理編

前回の記事ではバックオフィス業務や活用できるツールの概要をお伝えしました。今回は勤怠管理のクラウドサービスについてご案内していきたいと思います。

勤怠管理の基本的な役割は、まずは従業員の出勤・退勤時間を正確に記録することです。くわえて、休憩時間や残業時間、欠勤、休暇取得の情報も記録します。この記録をもとに給与計算が行われるため、勤怠管理は正確に行われることがとても重要です。

また、昨今、過労の問題をはじめとして「働き方改革」が叫ばれるようになってきました。時代の流れに即した勤怠管理を行うことは、法的なトラブルに巻き込まれないという意味でも非常に重要な業務です。

勤怠管理システムでできること

勤怠管理というとまずは出退勤を記録するのがメインとなりますが、サービスによっては次のような機能も備わっています。

  • 経費精算が可能なもの
  • 従業員の労働生産性が把握可能なもの
  • 紙の出勤簿と同等のもの
  • 社労士に相談可能なもの

企業の規模や予算に合わせて機能を選択すると良いでしょう。勤怠管理システムの基本機能概要をまとめると下図のようになります。では実際にどういったクラウドサービスがあるのか、代表的なものを見ていきます。

クラウドサービス-勤怠管理編‐

※アイコンをクリックすると公式サイトに遷移します。

標準機能を備えたもの

上記の表にあるような標準的な機能を備えたサービスになります。

多彩な打刻方法(ICカード、LINE、Slack、GPS、指静脈認証など)を用いてリアルタイムで出勤管理が可能です。スタッフの勤怠状況をカスタマイズしたダウンロードフォーマットに自動集計できるので、各種会計・給与ソフトと連動が容易です。

クラウド勤怠管理システム市場でシェアNo.1を獲得し、68万人以上のユーザーが利用しています。不正打刻を防ぐ生体認証のタイムレコーダーや、スマホを使ったタイムレコーダーを採用しています。

勤怠管理に特化したシステムのため、どのような就業ルールにも対応できるよう、様々な機能を揃えています。また、就業ルールの変更に伴い、システム設定を変更しなければいけない場合には無料のサポートセンターを利用することができます。

誰もが使い易さを感じられるシンプルでわかりやすい画面構成が特徴です。パソコン操作が苦手な従来の紙のタイムカードを使用しているユーザーの切り替えを容易にします。また、残業時間を可視化し、「働き方改革」をはじめとする業務改善を検討している企業にもお勧めできます。

人事・人材管理システム「huubHR」、WEB給与明細「PAY-CHECK」、給与計算システム「MFクラウド給与」、従業員のメンタルマネジメント「コンケア」など、様々なクラウド型の人事関連サービスと連携する事が可能です。

※レコーダーを購入する場合は、別途費用が発生

一体型サービス

勤怠管理に加え、経費精算などの機能も備えた一体型。

出退社打刻や経費精算、工数管理などの必要な機能をひとつのプラットフォーム上に集約しています。
また、勤務の様子をリアルタイムに”見える化”し、長時間労働や仕事量の偏重がいち早く察知することが可能です。

国内初の人事領域のデータを横断的にマネジメントできるプラットフォーム。採用・勤怠・人材管理など、一気通貫でシームレス管理できます。

 

中小企業向けのもの

導入が容易で、中小企業やベンチャーにおすすめのサービスを紹介します。

紙の出退勤表にフォーマットが近く、Webでの登録に抵抗があるユーザーにも受け入れられやすいのが特徴です。交替勤務のシフトスケジュールを一括作成することができます。また、英語にも対応(※)しています。

※月額400円(税抜)/ユーザー

CYBER XEEDの簡易版である「すまあと勤怠」。既存のインターネット回線を利用してサーバーやソフトウエアライセンスの追加は不要です。また、最短で申し込みから3日で利用開始できます。

シンプルで使いやすいうえ、社員の打刻忘れ、勤務表の入力間違い、出退勤状況、今月の残業時間と残業見込みを1つの画面で確認可能です。難しい初期設定は必要なく、申し込み即日から利用可能です。

無料・低コストのもの

最後に無料または低コストで導入できるシステムをご紹介します。

ベンチャー企業で必要な機能を人事実務の専門家が精査し、シンプルで使いやすいシステムになっているのが特徴です。完全無料で使うことができ、日次勤怠、日報、承認・申請、CSVデータ出力等の機能が備わっています。

有料プランに移行すると、勤怠データの永久保持や、ワークフローが使用できたりしますので、企業の規模や管理内容に合わせてプランを選択しましょう。

※別途有料プランあり

スマレジが提供する勤怠管理システム。勤怠機能についてはすべて無料で利用できます。iPhoneやiPad、各種PCを利用して顔認証(なりすまし防止)で勤怠システムに打刻します。シフト時間の管理単位を、30分、20分、10分、5分、1分単位で設定可能。さらに「切り上げ」「切り捨て」を選択することができます。

有料プランでは給与計算、シフト作成、休暇管理などが可能です。

※別途有料プランあり

勤怠管理システムを選ぶポイントは?

シフト管理やシフト作成など、勤怠管理システムを適用する規模や用途は企業によって異なることでしょう。勤怠管理システムを選ぶ際に共通の選定ポイントとして、次の3つが挙げられます。

  1. 自社に適した打刻方法(Web、アプリ、紙のタイムカードの使用感に近い等)があるか
  2. サポート体制(導入は0円でもサポートは有料の場合などもあり)はしっかりしているか
  3. 他サービス(給与計算や会計ソフトなど)との連携はできるか

これを基準としてご自身の企業の規模に即したサービスを選択していきましょう。

 

そもそもバックオフィスとは⁉︎ 使えるクラウドサービスマップもご紹介


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